Dieser Artikel erklärt, wie Du mit deinem eigenen Inkassopartner über das manuelle Inkassoverfahren arbeiten kannst.
Inhaltsverzeichnis:
- Exportiere eine Detaildatei eines Inkassolaufs als Excel oder CSV
- Rückgängig machen von manuellen Inkassoläufen
- Updates zu Inkassofällen veröffentlichen
- Änderungen an Forderungen im Inkassoverfahren
Mit Magicline hast Du die Flexibilität, jeden Inkassopartner deiner Wahl zu wählen. Der Magicline-Marktplatz bietet verschiedene Partner, die direkt in die Software integriert sind und automatisierte Updates im Mitgliederkonto ermöglichen. Falls dein bevorzugter Partner im Marktplatz nicht verfügbar ist, kannst du dennoch mit ihm über das manuelle Inkassoverfahren zusammenarbeiten.
Exportiere eine Detaildatei eines Inkassolaufs als Excel oder CSV
Sobald du einen Inkassolauf unter Finanzen / Finanzen / Mahn- und Inkassolauf erstellt hast, kannst Sie die Details einfach exportieren. Magicline unterstützt Exporte sowohl im CSV- als auch im Excel-Format (.xlsx).
Um die Datei zu exportieren, klicke auf eine der folgenden Optionen:
- Als Excel exportieren
- Als CSV exportieren
Der Inkassopartner kann diese exportierte Datei verwenden, um an deinen Fällen zu arbeiten. Jede Zeile im Export stellt eine einzelne Forderung eines Mitglieds dar, wobei relevante Mitgliedsinformationen pro Zeile wiederholt werden. Du kannst nach Bedarf Gruppierungen vornehmen, z.B. mit einer Pivot-Tabelle.
Verfügbare Felder im Export:
| Feld | Erklärung |
|---|---|
| TransferId | Eindeutige Kennung für die Überweisungstransaktion. |
| CollectionDate | Datum, an dem die Datensammlung stattfand. |
| Version | Versionsnummer des Datenformats oder der Struktur. |
| TriggerType | Art des Auslösers, der die Datenübertragung initiiert hat. |
| //STUDIO DATEN - DIE FOLGENDEN DATEN DEFINIEREN DAS STUDIO | |
| ClientId | Identifikator für den Kunden, von dem die Daten stammen. |
| MatchCode | Ein eindeutiger Code zur Zuordnung oder Verknüpfung von Daten in verschiedenen Systemen oder Datenbanken. |
| PersonType | Kategorie oder Typ der Person, die an der Transaktion beteiligt ist. |
| Name1 | Primärer Name, der mit der Person oder dem Unternehmen verbunden ist. |
| Name2 | Sekundärer Name oder zusätzliche Kennung für die Person oder das Unternehmen. |
| Name3 | Tertiärer Name oder zusätzliche Kennung. |
| MagiclineTenantName | Bezeichnung oder Name des Mandanten im Magicline-System. |
| LegalForm | Rechtsform des Unternehmens (z.B. GmbH, Partnerschaft). |
| PreTaxAttribute | Gibt an, ob das Unternehmen vorsteuerpflichtig ist oder nicht. |
| VATSerialNo | Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmens. |
| Street | Straßenadresse des Unternehmens oder der Person. |
| PostalCode | Postleitzahl der Adresse. |
| City | Stadt der Adresse. |
| CountryCode | ISO-Ländercode. |
| Country | Vollständiger Name des Landes. |
| IBAN | Internationale Bankkontonummer. |
| BIC | Bank-Identifikationscode. |
| Bank | Name der Bank. |
| BankCountryCode | Ländercode des Standorts der Bank. |
| E-Mail-Adresse des Unternehmens oder der Person. | |
| ContactNumbers | Kontaktnummern des Unternehmens oder der Person. |
| //SCHULDNERDATEN - DIE FOLGENDEN DATEN DEFINIEREN DEN SCHULDNER / MITGLIED | |
| DebtorId | Eindeutige Kennung eines Schuldners. |
| MembershipNr | Mitgliedsnummer der Person oder des Unternehmens. |
| DebtorCountryCode | Ländercode des Schuldners. |
| DebtorCountry | Land des Schuldners. |
| DebtorBankCountryCode | Ländercode der Bank des Schuldners. |
| DebtorAccountHolder | Kontoinhaber des Bankkontos des Schuldners. |
| DebtorIdentificationNumber | Eindeutige Identifikationsnummer des Schuldners. |
| DebtorIBAN | IBAN des Schuldners. |
| DebtorBIC | BIC des Schuldners. |
| MandateReference | Referenznummer des Mandats. |
| MandateSignedOn | Datum, an dem das Mandat unterschrieben wurde. |
| MandateOwner | Eigentümer des Mandats. |
| MandateCreditorId | Gläubiger-Identifikationsnummer des Mandats. |
| MandateCreditorName | Gläubigername des Mandats. |
| Birthdate | Geburtsdatum der Person. |
| MaidenName | Geburtsname der Person, falls zutreffend. |
| FirstName | Vorname der Person. |
| DebtorName1 | Hauptname des Schuldners. |
| DebtorName2 | Sekundärer Name des Schuldners. |
| Sex | Geschlecht der Person. |
| DebtorStreet | Straße des Schuldners. |
| DebtorPostalCode | Postleitzahl der Adresse des Schuldners. |
| DebtorCity | Stadt des Schuldners. |
| DebtorEmail | E-Mail-Adresse des Schuldners. |
| DebtorContactNumbers | Kontaktnummern des Schuldners. |
| //FORDRUNGSDATEN - DIE FOLGENDEN DATEN DEFINIEREN DIE ÜBERGEBENEN FORDERUNGEN | |
| CaseId | Eindeutige Kennung für einen bestimmten Inkassoprozess. |
| VoucherId | Eindeutige Kennung eines Inkassolauf-Elements. |
| VoucherDate | Datum des Belegs. |
| ContractStartDate | Beginn des Vertrags, aus dem die Forderung stammt |
| Amount | Die Geldsumme der Transaktion. |
| Currency | Verwendete Währung für die Beträge der Transaktion. |
| Type | Art der Transaktion oder des Dokuments (z.B. FORDERUNG, PAUSCHALGEBÜHR, BANKGEBÜHR, MAHNGEBÜHR, ...). |
| Designation | Kurzbeschreibung oder Bezeichnung der Transaktion. |
| ServicePeriodStartDate | Beginn des Leistungszeitraums der Transaktion. |
| ServicePeriodEndDate | Ende des Leistungszeitraums der Transaktion. |
| LatestRejectionReason | Die aktuellste SEPA- oder MemberCash-Ablehnungsbegründung der Transaktion oder Forderung. |
Manuellen Inkassolauf rückgängig machen
Wenn du den Inkassoprozess mit deinem Partner stoppen möchtest, kannst du einen manuellen Inkassolauf rückgängig machen.
Was bedeutet das Rückgängigmachen eines manuellen Inkassolaufs?
Wenn du einen Inkassolauf rückgängig machst, verlassen alle Mitglieder, die in diesem Lauf enthalten sind, den Inkassostatus, und Folgendes passiert:
- Alle offenen Inkassofälle werden im aktuellen Status geschlossen.
- Forderungen werden nicht mehr als „Inkasso“ im Mitgliederkonto markiert.
- Das Mitglied wird „Bereit für Inkasso“, was es für den nächsten Inkassolauf verfügbar macht. Das Mahnstufen-Level bleibt gleich, sodass der gesamte Mahnprozess nicht wiederholt werden muss.
- Bereits verbuchte Zahlungen verbleiben im Mitgliederkonto, einschließlich etwaiger Teilzahlungen für einzelne Forderungen.
- Der Inkassolauf-Status ändert sich auf ABGEBROCHEN.
So machst du einen manuellen Inkassolauf rückgängig
Um einen Inkassolauf rückgängig zu machen, navigiere zu Finanzen / Finanzen / Mahn- und Inkassolauf und wähle den gewünschten Lauf aus. Du siehst die Liste der in diesem Lauf enthaltenen Studios.
- Klicke auf „Inkassolauf rückgängig machen“ und lies die Erläuterung sorgfältig durch.
- Nachdem du die Informationen gelesen hast, klicke auf Bestätigen, um das Rückgängigmachen abzuschließen.
WICHTIG: Es ist gesetzlich vorgeschrieben, dass du deinen Inkassopartner darüber informierst, die Inkassotätigkeiten für die betroffenen Mitglieder einzustellen.
Inkassofälle aktualisieren
Falls dein Inkassopartner Updates zu bestimmten Inkassofällen bereitstellt, kannst du diese Updates im Mitgliederkonto eintragen, um eine genaue Aufzeichnung zu gewährleisten.
Du kannst die Übergabe eines Mitglieds an das Inkasso unter Finanzen / Inkasso im Mitgliederkonto einsehen.
Aktualisieren der Inkassofall-ID
Bei regelmäßigen Inkassoläufen ist es möglich, dass Mitglieder mehrfach an denselben Partner übergeben werden. Zunächst wird jede Übergabe als einzelner Fall aufgeführt. Dein Partner sollte für jede Übergabe eine Fall-ID bereitstellen.
So setzt oder änderst Du eine Akten-ID:
- Gehe zum Inkassofall.
- Klicke auf Aktenzeichen bearbeiten.
- Gib das Aktenzeichen ein, das von deinem Partner bereitgestellt wurde. Fälle mit demselben Aktenzeichen werden gruppiert.
Zahlung vom Mitglied verbuchen
Wenn Dein Partner dich über eine Zahlung eines Mitglieds informiert, musst du diese im Inkassofall verbuchen. Diese Aktion passt den Status der zugehörigen Forderungen an, um anzuzeigen, dass sie teilweise oder vollständig bezahlt sind.
WICHTIG: Zahlungen, die direkt im Studio getätigt werden, können hier nicht verbucht werden. Informiere deinen Partner über solche Zahlungen, da dieser für die Aufteilung der Beträge zwischen Mitgliedschafts- und Inkassogebühren verantwortlich ist.
Schritte zum Verbuchen einer Zahlung:
- Wähle Akte aktualisieren
- Wähle Eine neue Zahlung buchen aus dem Dropdown-Menü und klicke auf Weiter.
- Gib den Zahlungsbetrag unter Zahlungsbetrag und das Datum unter Buchungsdatum ein.
- Wähle die Verteilungsmethode für die Zahlung:
- Automatische Verteilung: Die Zahlung wird automatisch auf Forderungen vom ältesten bis zum neuesten verteilt, wenn der Betrag geringer ist als der Gesamtbetrag der offenen Forderung.
- Manuelle Verteilung: Sie können die Verteilung der Zahlung auf einzelne Forderungen im nächsten Schritt manuell festlegen.
Bei automatischer Verteilung kannst du im Zahlungen-Abschnitt überprüfen, wie die Zahlungen angewendet wurden. Wechsle bei Bedarf zwischen den Verteilungsmodi. Um fortzufahren, muss die Summe der Verteilungen mit dem zuvor angegebenen Zahlungsbetrag übereinstimmen.
Optional kannst du den Inkassofall durch Aktivieren des Kontrollkästchens schließen. Diese Aktion setzt das Mahnstufen-Level des Mitglieds zurück. Falls erforderlich, passe die Einstellungen für die Bearbeitung von offenen Salden unter Einstellungen / Finanzen / Inkasso an.
automatische Zahlungszuordnung
manuelle Zahlungszuordnung
Eine bestehende Zahlung ändern
Um eine verbuchte Zahlung zu ändern, wähle die Option zum Ändern einer bestehenden Zahlung. Es sind nur Reduzierungen erlaubt. Informiere deinen Partner bei Bedarf.
Status eines Inkassofalls aktualisieren
Du kannst den Status eines Falls aktualisieren, um ihn abzuschließen oder abzubrechen, je nach Bedarf, was das Mitgliederkonto entsprechend beeinflusst.
Inkasso abgeschlossen
Wähle diese Option, um den Inkassofall dauerhaft zu schließen. Dies ist ideal, wenn dein Partner seine Inkassobemühungen abgeschlossen hat, unabhängig davon, ob sie erfolgreich waren oder nicht. Du kannst bei Bedarf Kommentare für zukünftige Referenzen in der Aktenansicht hinzufügen.
Falls erforderlich, kannst du vor dem Schließen der Akte eine letzte Zahlung verbuchen, indem du das Kästchen aktivierst und den Betrag eingibst. Details dazu findest du unter Zahlung von deinem Mitglied verbuchen.
Inkassofall stornieren
Wenn Du das Inkasso vollständig stoppen möchtest, wähle die Option zum Stornieren des Inkassofalls. Dies gibt die Forderungen zur erneuten Bearbeitung oder Übertragung an einen anderen Partner frei.
Informiere deinen Partner bei Bedarf über Stornierungen.