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MemberCash – Vertragskündigung und Benachrichtigung bei Forderungsrückgaben

  • Aktualisiert

In diesem Artikel lernst du, wie du die automatische Vertragskündigung bei MemberCash-Forderungsrückgaben konfigurierst und Benachrichtigungen für deine Mitglieder einrichtest.

Inhalt

Fast lane

  1. Gehe zu Einstellungen / Finanzen / Inkasso und aktiviere die Automatische Übermittlung im Abschnitt Inkassokonfiguration für MemberCash Forderungsrückgaben (Support kontaktieren).
  2. Konfiguriere den Kündigungstyp unter Vertragskündigung bei Forderungsrückgaben.
  3. Erstelle eine Kommunikationsvorlage unter Kommunikation / Verwaltung / Vorlagen.
  4. Lege eine Benachrichtigungsregel unter Kommunikation / Verwaltung / Benachrichtigungsregeln mit dem Ereignis Automatische Vertragskündigung inkl. Inkassoübergabe (MemberCash) an.

Allgemein

Wenn MemberCash eine Forderung mit dem Grund Ankaufslimit oder Forderung nicht ankauffähig zurückgibt, kann die Software diese Forderungen automatisch an Finion Inkasso (FairPay) weiterleiten und dabei optional den Vertrag des Mitglieds kündigen.

Die entsprechende Konfiguration findest du unter Einstellungen / Finanzen / Inkasso im Abschnitt Inkassokonfiguration für MemberCash Forderungsrückgaben. Dieser Bereich ist nur sichtbar, wenn MemberCash für dein Studio aktiviert ist.

Automatische Übermittlung aktivieren

Die Automatische Übermittlung steuert, ob Forderungsrückgaben von MemberCash mit den Gründen Ankaufslimit und Forderung nicht ankauffähig automatisch an Finion Inkasso (FairPay) übertragen werden.

Erst wenn die automatische Übermittlung aktiviert ist, kannst du die automatische Vertragskündigung konfigurieren. Wenn du diesen Abschnitt in deinen Inkassoeinstellungen nicht siehst, ist die automatische Übermittlung noch nicht aktiviert. Wende dich in diesem Fall bitte an den Support.

Vertragskündigung bei Forderungsrückgaben

Hier konfigurierst du, ob und wie Verträge deiner Mitglieder gekündigt werden, wenn MemberCash Forderungen mit den Gründen Ankaufslimit oder Forderung nicht ankauffähig zurückgibt.

Du hast folgende Optionen:

  • Keine Vertragskündigung: Die Verträge des Mitglieds werden nicht gekündigt.
  • Ordentliche Kündigung: Die Verträge werden zum frühestmöglichen regulären Kündigungstermin gekündigt. Wähle diese Option, wenn du den Vertrag restfällig stellen möchtest.
  • Außerordentliche Kündigung: Die Verträge werden außerordentlich gekündigt – entweder sofort oder zum Ende des aktuellen Leistungszeitraums. Wähle diese Option, wenn du einen Schadensersatz geltend machen möchtest, der ebenfalls an deinen Inkassopartner übergeben wird.

Sofern du eine automatische Vertragskündigung konfiguriert hast, wird die Kündigung vor der Übergabe an deinen Inkassopartner durchgeführt. Der Übergabebetrag erhöht sich dadurch um einen eventuellen Schadensersatz und Restfälligkeiten.

In jedem Fall kannst du zusätzlich eine Zutrittssperre setzen. Diese wird im Mitgliedskonto als permanente Sperre angezeigt und kann nur manuell wieder entfernt werden.

Benachrichtigungsregel und automatischer Versand der Kündigung

Damit dein Mitglied eine Benachrichtigung erhält, wenn sein Vertrag gekündigt wird, musst du eine Kommunikationsvorlage und eine passende Benachrichtigungsregel anlegen.

Schritt 1: Kommunikationsvorlage erstellen

  1. Gehe zu Kommunikation / Verwaltung / Vorlagen und erstelle eine neue Brief- oder E-Mail-Vorlage.
  2. Wähle den Tag Kündigung unter Zusätzliche Mitgliedsinformationen und die Kategorie Vertrag.
  3. Verfasse den Kündigungstext. Nützliche Platzhalter:
    • #OffeneForderungenGesamt – Summe aller offenen Forderungen
    • #OffeneForderungenMitglied – Tabelle aller offenen Einzelforderungen
    • #Vertragstarifname – Name des gekündigten Vertrags
    • #Vertragsenddatum – Datum, an dem der Vertrag endet

Schritt 2: Benachrichtigungsregel anlegen

  1. Gehe zu Kommunikation / Verwaltung / Benachrichtigungsregeln und lege eine neue Benachrichtigungsregel in deiner aktiven Konfiguration an.
  2. Wähle das Ereignis Automatische Vertragskündigung inkl. Inkassoübergabe (MemberCash) und deine bevorzugte Versandart.
  3. Bei Versand ohne Nachfrage wird die Kommunikation automatisch erstellt und versendet. Andernfalls wird ein Entwurf erstellt, der noch manuell versendet werden muss.

Beispiel Kommunikationsvorlage

Kündigung Ihrer Mitgliedschaft inklusive Inkassoübergabe

#BegrüßungFormell #Vorname #Nachname,

da Ihre Mitgliedschaft bisher gar nicht oder nur teilweise beglichen wurde, kündigen wir Ihnen Ihre Mitgliedschaft zum #Vertragsenddatum.

Die folgenden Verträge wurden vollständig restfällig gestellt. Dies bedeutet, dass der gesamte Beitrag bis zum Ende der Laufzeit in Höhe von #OffeneForderungenGesamt sofort fällig wird. Die unten aufgeführten Forderungen wurden bereits an unseren Inkassopartner übergeben. Dieser wird sich zeitnah bei Ihnen melden.

#OffeneForderungenMitglied

Mit freundlichen Grüßen

#Studioname

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