Cómo configurar un recordatorio automático por correo para citas perdidas

En este artículo, aprenderás cómo configurar un recordatorio automático por correo electrónico para socios que están marcados como "no participan", incluyendo plantilla y marcadores de posición.

Contenido

• ¿Qué es el Recordatorio de Cita Perdida?
• Requisitos previos
• Crear Regla de Notificación
• Personalizar Plantilla de Correo Electrónico
• Activar Recordatorio
• Preguntas Frecuentes

Vía rápida

1. En el software, ve a Comunicación / Reglas de Notificación / Crear Nueva Regla.
2. Selecciona el evento "Recordatorio de Cita Perdida".
3. Configura la regla:
   • Modo de envío: Automático sin confirmación.
   • Canal de comunicación: Correo electrónico.
   • Plantilla: Selecciona la plantilla proporcionada "Recordatorio de Cita Perdida" o crea una nueva.
4. Personaliza la plantilla de correo electrónico con los datos de tu estudio (los marcadores de posición como #StudioName se reemplazarán automáticamente).
5. Activa el recordatorio marcando a un socio como "No Participó" en la vista general de citas.

¿Qué es el Recordatorio de Cita Perdida?

Con esta función, puedes contactar automáticamente a los socios por correo electrónico tan pronto como se marquen como "no participaron" en una cita (clase, entrenamiento, reserva). El recordatorio:

• Sirve como un recordatorio amigable sin consecuencias directas (por ejemplo, penalizaciones).
• Puede usarse independientemente de las reglas de no presentación (por ejemplo, como un recordatorio adicional antes de una penalización).
• Contiene todos los detalles relevantes de la cita (nombre, fecha, hora) y la información de contacto del estudio.

Objetivo: Sensibilizar a los socios para cancelar citas a tiempo para que los espacios puedan ser reasignados.

Requisitos previos

Necesitas:

• Acceso al software con derechos de administrador (para crear reglas de notificación).
• Integración activa de correo electrónico en el software (para enviar).
• Al menos una cita con lista de participantes (clases, entrenamientos, reservas).

Crear Regla de Notificación

1. Navegar a Reglas de Notificación:

   Ir a: Comunicación / Reglas de Notificación / Crear Nueva Regla.

2. Seleccionar Evento:
   • Buscar "Recordatorio de Cita Perdida" y seleccionarlo.
   • Nota: La regla no está preactivada - debes crearla manualmente.
3. Configurar Ajustes Básicos:
   • Modo de envío: Selecciona "Automático sin confirmación del usuario".
   • Canal de comunicación: Habilita "Correo Electrónico" (otros canales no están disponibles).
   • Destinatario: Por defecto, el socio marcado como "no participó".
4. Guardar: Haz clic en "Guardar" para crear la regla.

Personalizar Plantilla de Correo Electrónico

El software proporciona una plantilla lista para usar que puedes personalizar:

1. Seleccionar Plantilla:
   • En el editor de reglas, bajo "Plantilla", selecciona la opción "Recordatorio de Cita Perdida" (ya completada con marcadores de posición).
   • Alternativamente: Crea una nueva plantilla con el mismo nombre.

2. Editar Contenido: Personaliza el texto según sea necesario. La plantilla contiene los siguientes marcadores de posición (reemplazados automáticamente):

   Marcador de Posición	Ejemplo	Descripción
   #SalutationInformal	Hola Max,	Saludo informal con nombre de pila.
   #FirstName	Max	Nombre del socio.
   #AppointmentName	Clase HIIT	Nombre de la cita.
   #AppointmentStartDate	15/03/2026	Fecha de la cita.
   #AppointmentStartTime #AppointmentEndTime	6:00 PM - 7:00 PM	Hora (inicio/fin).
   #StudioName, #StudioStreet, etc.	FitStudio, Calle Ejemplo 1	Detalles de contacto de tu estudio.

   Plantilla Estándar (EN):

   #SalutationInformal
   #FirstName,
   no asististe a la siguiente cita:
   #AppointmentName,
   #AppointmentStartDate,
   #AppointmentStartTime - #AppointmentEndTime
   
   Si no puedes participar, por favor avísanos con antelación para que podamos ofrecer este lugar a otro socio.
   
   Saludos cordiales,
   Tu equipo de #StudioName
   ---
   #StudioName
   #StudioStreet #StudioHouseNumber
   #StudioZipCode #StudioCity
   #StudioPhoneNumber
   #StudioEmail
   #StudioWebsite
       

3. Personalizar Asunto: El asunto predeterminado es: "Te perdiste tu cita".
   Alternativas de ejemplo:
   • "Te extrañamos en #AppointmentName"
   • "Recordatorio: Tu cita el #AppointmentStartDate"
4. Guardar: Haz clic en "Guardar Plantilla" para aplicar los cambios.

Activar Recordatorio

El correo electrónico se envía automáticamente tan pronto como marques a un socio como "no participó":

1. Abrir Cita: En el software, ve a Calendario / [Seleccionar Cita] / Lista de Participantes.
2. Marcar Socio:
   • Encuentra al socio en la lista.
   • Haz clic en los tres puntos (⋮) junto al nombre.
   • Selecciona "Marcar como No Participó".
3. Envío de Correo Electrónico:
   • El recordatorio se envía inmediatamente al socio.
   • Excepción: Si marcar resulta en una penalización por no presentación, el recordatorio no se envía (para evitar duplicación).

Preguntas Frecuentes

¿Puedo enviar el recordatorio manualmente?

No. El correo electrónico se envía solo automáticamente cuando marcas a un socio como "no participó". Para mensajes manuales, usa otras funciones (por ejemplo, "Correo al Socio").

¿Se envía el recordatorio también para cancelaciones?

No. La regla solo se aplica cuando un socio es marcado como "no participó" - no para cancelaciones activas por el socio o estudio.

¿Puedo personalizar la plantilla para diferentes tipos de citas?

Sí. Puedes crear múltiples plantillas (por ejemplo, una para clases, una para entrenamiento personal) y asignarlas a diferentes reglas de notificación. Asegúrate de mantener los marcadores de posición.

¿Por qué un socio no recibe un recordatorio?

Posibles razones:

• El socio no tiene una dirección de correo electrónico válida registrada.
• Marcar como "no participó" resulta en una penalización por no presentación (el recordatorio se suprime en este caso).
• La regla de notificación está desactivada o configurada incorrectamente.

¿Puedo enviar el recordatorio a múltiples destinatarios?

No. El correo electrónico se envía solo al socio marcado. Para notificaciones internas (por ejemplo, a entrenadores), debes crear reglas separadas.