En este artículo aprenderás qué información recibe MagicAI Chat automáticamente del software, qué debes proporcionar a través de tus propias fuentes de conocimiento, cuándo conviene más usar las pestañas Directrices e Información sobre el estudio y cómo estructurar tu contenido para que el chatbot responda a tus socios con precisión.
Contenido
- Cómo utiliza MagicAI Chat tu información
- Qué proviene automáticamente del software
- Qué debe ir en tus fuentes de conocimiento
- Fuentes de conocimiento, Directrices o Información sobre el estudio
- Recomendaciones de formato de archivo
- Consejos para mejores respuestas
- Con qué frecuencia actualizar
- Artículos relacionados
Cómo utiliza MagicAI Chat tu información
MagicAI Chat puede hacer algo más que responder preguntas. Según las funciones que actives en la configuración del chat, también actúa directamente: reserva sesiones de prueba y clases, recoge la solicitud de baja de un socio o permite a los socios solicitar un periodo de suspensión. Esas acciones provienen del software. Este artículo trata la parte informativa, es decir, todo lo que MagicAI Chat necesita saber para responder a las preguntas con precisión.
MagicAI Chat responde exclusivamente sobre la base del contenido del que dispone. No inventa respuestas y solo puede responder lo que está realmente almacenado. Si un socio hace una pregunta para la que no existe información adecuada, MagicAI Chat no puede ayudar. Por eso, unas fuentes de conocimiento completas y actualizadas son decisivas para la calidad de MagicAI Chat.
MagicAI Chat dispone de dos tipos de información:
- Datos del sistema: información que proviene automáticamente del software (por ejemplo, horarios de apertura, contratos, plan de clases, ofertas de membresía).
- Fuentes de conocimiento: contenido que proporcionas tú mismo (archivos, URL o tu Zendesk Help Center).
Lo que no proviene del sistema ni está almacenado en tus fuentes de conocimiento no lo puede responder MagicAI Chat. Para reglas de comportamiento breves y para datos temporales sobre estudios concretos, la configuración del chat ofrece además las pestañas Directrices e Información sobre el estudio (consulta Fuentes de conocimiento, Directrices o Información sobre el estudio).
Qué proviene automáticamente del software
La siguiente información se obtiene directamente del software, según las funciones que hayas activado. No necesitas añadirla a tus fuentes de conocimiento. Al contrario, la información duplicada puede generar respuestas contradictorias.
| Proviene del software (cuando la función está activada) | No lo dupliques en tus fuentes |
|---|---|
| Horario de apertura, dirección y datos de contacto del estudio (Información del estudio) | Horario de apertura, dirección, número de teléfono |
| Ofertas de membresía y precios (Ofertas de contratos) | Listas de precios, resúmenes de tarifas |
| Horarios disponibles para sesiones de prueba y reserva (Reserva de una sesión de prueba) | Fechas disponibles para sesiones de prueba |
| Citas disponibles y reserva (Búsqueda de citas, Reserva de cita) | Citas disponibles |
| Plan de clases y clases disponibles (Horario del curso, Reserva de cursos) | Horarios y descripciones de las clases |
| Proceso de baja (Anulación del contrato) | Pasos para darse de baja (MagicAI Chat guía al socio por el proceso) |
| Solicitud de periodos de suspensión (Autoservicio del cliente) | Pasos para la suspensión (MagicAI Chat guía al socio por el proceso) |
Importante: Estas restricciones solo se aplican cuando has activado la función correspondiente. Si una función está activada, confía en los datos del sistema. Si tus fuentes contienen, por ejemplo, un precio antiguo mientras el software entrega el actual, las respuestas pueden contradecirse.
Si deliberadamente no has activado una función, por ejemplo porque tienes un caso especial como una sesión de prueba de pago que MagicAI Chat no puede gestionar, entonces sí tiene sentido cubrir ese tema en tus fuentes de conocimiento. La tabla anterior no es una prohibición general, sino una orientación: lo que el sistema ya entrega automáticamente no necesitas mantenerlo dos veces.
Qué debe ir en tus fuentes de conocimiento
Tus fuentes de conocimiento cubren todo lo que no proviene automáticamente del sistema, es decir, todo lo que tu estudio hace de forma individual. La lista siguiente muestra preguntas típicas de tus socios que solo pueden responderse a través de tus fuentes de conocimiento.
Sesión de prueba y registro
- ¿Qué necesito llevar a una sesión de prueba?
- ¿Cómo funciona la sesión de prueba?
- ¿Cuál es la edad mínima para registrarse?
- ¿Puedo visitar el estudio de antemano?
- ¿Qué incluye un pase de día? ¿Cubre la sauna y el aparcamiento, y puedo entrar más de una vez?
Instalaciones y oferta
- ¿Hay aparcamiento? ¿Es gratuito?
- ¿Hay duchas, taquillas y toallas?
- ¿Hay sauna o zona de bienestar? ¿Está separada por sexos o es mixta?
- ¿La sauna tiene un horario propio distinto al del estudio?
- ¿Hay WiFi en el estudio?
- ¿Hay bebidas o un dispensador de agua?
- ¿Qué tamaño tiene la zona de entrenamiento?
- ¿Ofrecéis entrenamiento personal? ¿Cuánto cuesta aproximadamente?
Invitados y acompañantes
- ¿Puedo traer a un amigo?
- ¿Cuánto cuesta un pase de día?
- ¿Hay una promoción «trae a un amigo»?
- ¿Cuál es la edad mínima para los invitados?
- ¿Pueden los niños acompañar a sus padres al estudio sin entrenar ellos mismos?
Membresía y contrato
- ¿Cómo funciona la firma de un contrato?
- ¿Qué necesito llevar para firmar un contrato?
- ¿Hay tarifas para estudiantes, escolares o personas mayores?
- ¿Ofrecéis opciones de fitness corporativo (Hansefit, EGYM Wellpass, Urban Sports Club, etc.)?
- ¿Cómo funciona el registro a través del fitness corporativo?
- ¿Puedo cambiar mi tarifa (subir o bajar de plan)?
- ¿Puedo cambiar mi estudio principal?
- ¿Hay alguna oferta o promoción actual? ¿Hasta cuándo es válida y qué condiciones se aplican?
- Me he registrado en línea. ¿A partir de cuándo puedo ir al estudio?
- ¿Puedo transferir mi membresía a otra persona?
- ¿Puedo regalar una membresía?
- Después de darme de baja, ¿puedo seguir usando el estudio hasta el final de mi contrato?
- Me he dado de baja. ¿Puedo anularlo?
- ¿Hay derecho de desistimiento tras el registro?
Pago
- ¿Cuándo se cobra la cuota de membresía?
- Mi pago ha fallado. ¿Qué debo hacer?
- ¿Hay una cuota de inscripción o de administración?
- ¿Cómo funciona el reembolso de un pago en exceso?
- ¿Por qué se cobró un importe distinto al esperado?
- ¿Qué métodos de pago se aceptan?
- ¿Hay otras cuotas periódicas obligatorias además de la mensual?
Normas de la casa
- ¿Qué ropa debo llevar?
- ¿Necesito una toalla?
- ¿Puedo hacer fotos o grabar en el estudio?
- ¿Puedo traer a mi perro?
- ¿Cuáles son las normas de la zona de sauna y bienestar?
- ¿Debo limpiar los aparatos después de usarlos?
- ¿Puedo entrar al estudio más de una vez al día?
- ¿Qué debo hacer si un aparato está averiado?
Aplicación y acceso
- ¿Qué puedo hacer en la aplicación?
- No puedo iniciar sesión en la aplicación. ¿Qué debo hacer?
- ¿Cómo funciona el acceso 24/7?
- La puerta de entrada no se abre. ¿Qué debo hacer?
- He perdido mi tarjeta de socio. ¿Cómo consigo una nueva?
- ¿Hay una tarjeta de socio digital y cómo la uso?
- ¿Cómo recargo el saldo de consumo?
Otros
- ¿Estáis contratando? ¿Cómo puedo enviar mi candidatura?
- ¿El estudio es accesible para personas con discapacidad?
- ¿Cuándo hay más gente en el estudio?
- ¿Hay programas especiales (por ejemplo, Hyrox o deporte de rehabilitación)?
- ¿Puedo venir a entrenar sin más con una opción de fitness corporativo (por ejemplo, Wellpass o Hansefit), o tengo que registrarme por separado?
- ¿Abre el estudio en días festivos y, en ese caso, se aplica otro horario?
- ¿Cómo obtengo un certificado de membresía (por ejemplo, para mi seguro médico)?
Fuentes de conocimiento, Directrices o Información sobre el estudio
Además de la pestaña Fuentes, la configuración del chat tiene otras dos pestañas para tu propio contenido: Directrices e Información sobre el estudio. Las tres se complementan y cada una tiene su propia finalidad.
| Pestaña | Úsala para | Ejemplo |
|---|---|---|
| Fuentes | Contenido detallado de documentos, de tu sitio web o de tu Zendesk Help Center: todo lo que tu estudio hace de forma individual, como en la lista anterior. | Tu página de preguntas frecuentes, un PDF con tus normas de la casa |
| Directrices | Reglas de comportamiento que el chatbot debe cumplir. Una directriz se aplica a los estudios que elijas o a Todos los estudios. | «No des consejos médicos. Remite a los socios a los entrenadores del estudio.» |
| Información sobre el estudio | Datos temporales o que dependen de la situación y que se aplican a uno o varios estudios. | «La sauna de Example Fitness Ciudad Ejemplo está cerrada por mantenimiento del 3 al 14 de noviembre.» |
Una entrada de la pestaña Directrices o Información sobre el estudio admite como máximo 500 caracteres. Los cambios en estas pestañas se publican de inmediato, sin Actualizar las fuentes de conocimiento. Por eso, el contenido más largo va en tus fuentes de conocimiento, mientras que una regla sobre cómo debe comportarse el chatbot va en la pestaña Directrices y no en un documento.
Tampoco repitas datos estándar en la pestaña Información sobre el estudio: la dirección, el horario de apertura y las instalaciones se proporcionan automáticamente. La pestaña Información sobre el estudio no es lo mismo que la función Información del estudio, que entrega precisamente estos datos estándar desde el software.
Cómo crear entradas en ambas pestañas se describe en Configurar MagicAI Chat: pestaña Directrices y pestaña Información sobre el estudio.
Recomendaciones de formato de archivo
Tus fuentes se añaden en la pestaña Fuentes de la configuración del chat (Ajustes / MagicAI / Chatbot, después abre la configuración). La pestaña muestra todas las fuentes con las columnas Fuente, Tipo y Modo de rastreo. Con Añadir fuente de conocimiento eliges el Tipo de fuente: Archivo, URL o Zendesk. Las instrucciones paso a paso están en Configurar MagicAI Chat: pestaña Fuentes.
Formatos recomendados
- Archivos de texto (.txt, .md): los más adecuados. Estructura clara, fáciles de actualizar.
- Documentos de Word (.docx): también se admiten. Estructúralos con títulos claros, igual que un archivo de texto.
- PDF: funciona siempre que el texto se pueda seleccionar. Los documentos escaneados o los PDF de solo imagen no se reconocen.
Cada fuente de tipo archivo contiene exactamente un archivo de hasta 10 MB. Para varios documentos, crea varias fuentes.
No adecuados
- PDF escaneados (el texto no se puede extraer)
- PDF de solo imagen
Otros formatos, como hojas de cálculo de Excel o archivos de imagen, no se pueden subir. Si tu información está en una hoja de cálculo, conviértela en texto con frases completas, porque de lo contrario se pierden las relaciones entre las columnas.
Sitio web como fuente
- MagicAI Chat puede leer tu sitio web o tu página de preguntas frecuentes existente. Introduce la URL y elige el Modo de rastreo.
- Rastrear todo el sitio web parte de esta URL y obtiene automáticamente hasta 50 subpáginas, hasta una profundidad máxima de 5 niveles.
- Cargar solo esta página procesa únicamente esta URL exacta, sin subpáginas.
- La página debe ser de acceso público (sin inicio de sesión).
Importante: Si todo tu sitio web o tu área de preguntas frecuentes debe servir como fuente, añade su página de inicio una sola vez con Rastrear todo el sitio web. No necesitas añadir cada subpágina como fuente propia. Usa Cargar solo esta página para páginas individuales que quieras incluir sin sus subpáginas. Se permiten varias páginas individuales del mismo dominio.
Consejos para mejores respuestas
La calidad de las respuestas de MagicAI Chat depende directamente de cómo estén construidas tus fuentes de conocimiento. Estas son las recomendaciones más importantes.
Cada sección debe entenderse por sí sola
MagicAI Chat busca las secciones de texto que coinciden con una pregunta. Una sección que no tiene sentido sin el texto anterior produce respuestas deficientes.
Menos eficaz
Baja
Puedes darte de baja en cualquier momento. El plazo de preaviso es de 5 días laborables.
Mejor
Darse de baja de la membresía de Example Fitness
La membresía de Example Fitness se puede dar de baja mensualmente. El plazo de preaviso es de 5 días laborables antes de la siguiente fecha de renovación.
Da contexto a los títulos
Menos eficaz
Invitados
Mejor
Normas para invitados en Example Fitness Ciudad Ejemplo
Así MagicAI Chat puede asignar mejor la sección, incluso cuando la pregunta se formula de forma general.
Un tema por sección
Cada sección debe responder exactamente a una pregunta. No mezcles varios temas en un párrafo largo.
Mantén las condiciones y restricciones junto a la afirmación
Si una norma tiene excepciones o requisitos, estos deben estar en la misma sección, no más abajo ni en un párrafo aparte.
Menos eficaz
¿Cuál es la edad mínima para hacerse socio?
Debes tener al menos 15 años.
Firma del contrato para menores
Un tutor legal debe estar presente cuando se firma el contrato en el estudio.
Mejor
¿Cuál es la edad mínima para hacerse socio?
Debes tener al menos 15 años. Si eres menor de edad (de 15 a 17 años), se requiere el consentimiento de tu tutor legal. Un tutor legal debe estar presente cuando se firma el contrato en el estudio. Los menores no pueden registrarse en línea.
Utiliza el formato de preguntas y respuestas
El formato más eficaz es el de pregunta y respuesta.
Ejemplo
¿Cómo puedo darme de baja de mi membresía de Example Fitness?
La membresía de Example Fitness se puede dar de baja mensualmente a través de:
la Member App (la opción más rápida), correo electrónico a info@example-fitness.com, correo postal a [dirección].
El plazo de preaviso es de 5 días laborables antes de la fecha de renovación.
Utiliza una terminología coherente
Usa siempre el mismo término para el mismo concepto. Si alternas entre «aplicación», «app de entrenamiento», «portal del socio» y «área en línea», a MagicAI Chat le resulta más difícil reconocer que todos significan lo mismo.
Hechos, no publicidad
MagicAI Chat busca hechos. Los textos de marketing como «Vive tu mejor entrenamiento» no ayudan. «El estudio ofrece 500 m² de superficie de entrenamiento con 80 máquinas» sí.
Evita las contradicciones
La misma información debe aparecer en un solo lugar. Si el horario de apertura aparece en tres sitios distintos con datos diferentes, MagicAI Chat da respuestas contradictorias. Además, el contenido duplicado ocupa espacio en los resultados de búsqueda y puede desplazar otra información relevante.
Secciones ni demasiado cortas ni demasiado largas
Una buena sección tiene de 3 a 8 frases y responde por completo a una pregunta, incluidas todas las condiciones y restricciones. Las secciones demasiado cortas (1 o 2 frases) dan muy poco contexto. Las secciones demasiado largas (más de media página DIN A4) dificultan que MagicAI Chat encuentre el pasaje relevante.
Con qué frecuencia actualizar
Los datos del sistema (horario de apertura, precios, plan de clases, etc.) se obtienen del software en tiempo real, así que aquí no necesitas actualizar nada manualmente. Las entradas de las pestañas Directrices e Información sobre el estudio se publican de inmediato al guardarlas.
Para tus fuentes de conocimiento:
- Actualización manual: si has añadido fuentes o ha cambiado el contenido de una fuente, haz clic en Actualizar las fuentes de conocimiento en la cabecera de la pestaña Fuentes para que MagicAI Chat trabaje con el contenido actual. En Última ejecución del resumen ves cuándo se procesaron las fuentes por última vez.
- Actualización automática: si no haces una actualización manual, todas las fuentes de conocimiento se vuelven a indexar automáticamente cada noche. En ese proceso se vuelve a leer el contenido del sitio web y del Help Center, así que mantén actualizados tu sitio web y tu Zendesk Help Center; de lo contrario, MagicAI Chat transmitirá información obsoleta.
- Fuentes de tipo archivo: MagicAI Chat trabaja con el archivo tal como lo subiste. Los cambios en el documento de tu ordenador no llegan por sí solos al chatbot, así que sustitúyelo tú: abre el menú de la fila de la fuente en la pestaña Fuentes, elige Editar fuente de conocimiento y sube la nueva versión. En el mismo menú puedes eliminar una fuente con Borrar, siempre que la configuración conserve al menos una fuente. Después haz clic en Actualizar las fuentes de conocimiento.
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