En este artículo aprenderás qué información recibe MagicAI Chat automáticamente del software, qué debes proporcionar a través de tus propias fuentes de información y cómo estructurar ese contenido para que el bot responda a tus socios con precisión.
Contenido
- Cómo utiliza MagicAI Chat tu información
- Qué proviene automáticamente del software
- Qué pertenece a tus fuentes de información
- Recomendaciones de formato de archivo
- Consejos para mejores respuestas
- Con qué frecuencia actualizar
- Artículos relacionados
Cómo utiliza MagicAI Chat tu información
MagicAI Chat puede hacer algo más que responder preguntas. También puede actuar directamente: reservar sesiones de prueba, pausar contratos, cambiar tarifas. Esas acciones provienen del software. Este artículo trata la parte informativa, es decir, todo lo que MagicAI Chat necesita saber para responder con precisión.
MagicAI Chat responde exclusivamente sobre la base del contenido del que dispone. No inventa respuestas y solo puede responder lo que está realmente almacenado. Si un socio hace una pregunta para la que no existe información que coincida, MagicAI Chat no puede ayudar. Por eso, unas fuentes de información completas y actualizadas son decisivas para la calidad de MagicAI Chat.
MagicAI Chat dispone de dos tipos de información:
- Datos del sistema: información que proviene automáticamente del software (por ejemplo, horarios de apertura, contratos, plan de clases, ofertas de membresía).
- Fuentes de información: contenido que proporcionas tú mismo (archivos, URLs o tu Zendesk Help Center).
Todo lo que no provenga del sistema y no esté almacenado en tus fuentes de información no podrá ser respondido por MagicAI Chat.
Qué proviene automáticamente del software
La siguiente información se obtiene directamente del software, según la función que hayas activado. No necesitas añadirla a tus fuentes de información. Al contrario, la información duplicada puede generar respuestas contradictorias.
| Proviene del software (cuando la función está activa) | No dupliques en tus fuentes |
|---|---|
| Horarios, dirección y datos de contacto del estudio | Horarios, dirección, número de teléfono |
| Ofertas de membresía y precios | Listas de precios, resúmenes de tarifas |
| Horarios disponibles para sesiones de prueba y reserva | Citas disponibles |
| Plan de clases y clases disponibles | Horarios y descripciones de clases |
| Proceso de cancelación | Pasos de cancelación (MagicAI Chat guía al socio por el proceso) |
| Solicitar periodos de pausa (freeze) | Pasos de pausa (MagicAI Chat guía al socio por el proceso) |
Importante: Estas restricciones solo se aplican cuando has activado la función correspondiente. Si una función está activa, confía en los datos del sistema. Si tus fuentes contienen, por ejemplo, un precio antiguo mientras que el software entrega el actual, las respuestas pueden contradecirse.
Si deliberadamente no has activado una función, por ejemplo porque tienes un caso especial como una sesión de prueba de pago que MagicAI Chat no puede gestionar, entonces sí tiene sentido cubrir ese tema en tus fuentes de información. La tabla anterior no es una prohibición general, sino una orientación: lo que el sistema ya entrega automáticamente no necesitas mantenerlo dos veces.
Qué pertenece a tus fuentes de información
Tus fuentes de información cubren todo lo que no proviene automáticamente del sistema, es decir, todo lo que tu estudio hace de forma individual. La lista siguiente muestra preguntas típicas que hacen tus socios y que solo pueden responderse a través de tus fuentes de información.
Sesión de prueba y registro
- ¿Qué necesito llevar a una sesión de prueba?
- ¿Cómo funciona la sesión de prueba?
- ¿Cuál es la edad mínima para registrarse?
- ¿Puedo visitar el estudio de antemano?
- ¿Qué incluye un pase de día? ¿Cubre la sauna y el aparcamiento, y puedo entrar más de una vez?
Instalaciones y oferta
- ¿Hay aparcamiento? ¿Es gratuito?
- ¿Hay duchas, taquillas y toallas?
- ¿Hay sauna o zona de bienestar? ¿Está separada por sexos o es mixta?
- ¿La sauna tiene horarios propios distintos a los del estudio?
- ¿Hay WiFi en el estudio?
- ¿Hay bebidas o un dispensador de agua?
- ¿Qué tamaño tiene la zona de entrenamiento?
- ¿Ofrecéis entrenamiento personal? ¿Cuánto cuesta aproximadamente?
Invitados y acompañantes
- ¿Puedo traer a un amigo?
- ¿Cuánto cuesta un pase de día?
- ¿Hay una promoción «trae a un amigo»?
- ¿Cuál es la edad mínima para los invitados?
- ¿Pueden los niños acompañar a sus padres al estudio sin entrenar ellos mismos?
Membresía y contrato
- ¿Cómo funciona la firma de un contrato?
- ¿Qué necesito llevar para firmar un contrato?
- ¿Hay tarifas para estudiantes, escolares o personas mayores?
- ¿Ofrecéis opciones de fitness corporativo (Hansefit, EGYM Wellpass, Urban Sports Club, etc.)?
- ¿Cómo funciona el registro a través del fitness corporativo?
- ¿Puedo cambiar mi tarifa (subir o bajar de plan)?
- ¿Puedo cambiar mi estudio principal?
- ¿Hay alguna oferta o promoción actual? ¿Hasta cuándo es válida y qué condiciones se aplican?
- Me he registrado en línea. ¿A partir de cuándo puedo ir al estudio?
- ¿Puedo transferir mi membresía a otra persona?
- ¿Puedo regalar una membresía?
- ¿Puedo seguir usando el estudio hasta el final de mi contrato después de cancelar?
- He cancelado. ¿Puedo deshacerlo?
- ¿Hay derecho de desistimiento tras el registro?
Pago
- ¿Cuándo se cobra la cuota de membresía?
- Mi pago ha fallado. ¿Qué debo hacer?
- ¿Hay una cuota de inscripción o de administración?
- ¿Cómo funciona el reembolso por sobrepago?
- ¿Por qué se cobró un importe distinto al esperado?
- ¿Qué métodos de pago se aceptan?
- ¿Hay otras cuotas periódicas obligatorias además de la mensual?
Normas de la casa
- ¿Qué ropa debo llevar?
- ¿Necesito una toalla?
- ¿Puedo hacer fotos o grabar en el estudio?
- ¿Puedo traer a mi perro?
- ¿Cuáles son las normas de la zona de sauna y bienestar?
- ¿Debo limpiar los aparatos después de usarlos?
- ¿Puedo entrar al estudio más de una vez al día?
- ¿Qué debo hacer si un aparato está averiado?
Aplicación y acceso
- ¿Qué puedo hacer en la aplicación?
- No puedo iniciar sesión en la aplicación. ¿Qué debo hacer?
- ¿Cómo funciona el acceso 24/7?
- La puerta de entrada no se abre. ¿Qué debo hacer?
- He perdido mi tarjeta de socio. ¿Cómo consigo una nueva?
- ¿Hay una tarjeta de socio digital y cómo la uso?
- ¿Cómo recargo el saldo de consumo?
Otros
- ¿Estáis contratando? ¿Cómo puedo solicitar empleo?
- ¿El estudio es accesible para personas con discapacidad?
- ¿Cuándo está más lleno el estudio?
- ¿Hay programas especiales (por ejemplo, Hyrox o deporte de rehabilitación)?
- ¿Puedo entrenar sin más con una opción de fitness corporativo (por ejemplo, Wellpass o Hansefit), o debo registrarme por separado?
- ¿Abre el estudio en días festivos y, en ese caso, se aplican otros horarios?
- ¿Cómo obtengo un certificado de membresía (por ejemplo, para mi seguro médico)?
Recomendaciones de formato de archivo
Formatos recomendados
- Archivos de texto (.txt, .md): los más adecuados. Estructura clara, fáciles de actualizar.
- PDF: funciona siempre que el texto se pueda seleccionar. Los documentos escaneados o los PDF de solo imagen no se reconocen.
No adecuados
- PDF escaneados (el texto no se puede extraer)
- Archivos de solo imagen
- Hojas de cálculo de Excel (se pierden las relaciones)
Sitio web como fuente
- MagicAI Chat puede leer tu sitio web o página de preguntas frecuentes existente.
- Sigue hasta 5 niveles de profundidad y un máximo de 50 enlaces.
- La página debe ser de acceso público (sin necesidad de inicio de sesión).
Consejos para mejores respuestas
La calidad de las respuestas de MagicAI Chat depende directamente de cómo estén construidas tus fuentes de información. Estas son las recomendaciones más importantes.
Cada sección debe entenderse por sí sola
MagicAI Chat busca las secciones de texto que coinciden con una pregunta. Una sección que no tiene sentido sin el texto anterior produce respuestas deficientes.
Menos eficaz
Cancelación
Puedes cancelar en cualquier momento. El plazo de preaviso es de 5 días laborables.
Mejor
Cancelar tu membresía de Example Fitness
La membresía de Example Fitness puede cancelarse mensualmente. El plazo de preaviso es de 5 días laborables antes de la siguiente fecha de renovación.
Da contexto a los títulos
Menos eficaz
Invitados
Mejor
Normas para invitados en Example Fitness Ciudad Ejemplo
Así MagicAI Chat puede asignar mejor la sección, incluso cuando la pregunta se formula de forma general.
Un tema por sección
Cada sección debe responder exactamente a una pregunta. No mezcles varios temas en un párrafo largo.
Mantén las condiciones y restricciones junto a la afirmación
Si una norma tiene excepciones o requisitos, estos deben estar en la misma sección, no más abajo ni en un párrafo aparte.
Menos eficaz
¿Cuál es la edad mínima para ser socio?
Debes tener al menos 15 años.
Firma de contrato para menores
Un tutor legal debe estar presente al firmar el contrato en el estudio.
Mejor
¿Cuál es la edad mínima para ser socio?
Debes tener al menos 15 años. Si eres menor de edad (15 a 17), se requiere el consentimiento de tu tutor legal. Un tutor legal debe estar presente al firmar el contrato en el estudio. El registro en línea no es posible para menores.
Utiliza el formato de preguntas y respuestas
El formato más eficaz es el de pregunta y respuesta.
Ejemplo
¿Cómo puedo cancelar mi membresía de Example Fitness?
La membresía de Example Fitness puede cancelarse mensualmente mediante:
la Member App (la opción más rápida), correo electrónico a info@example-fitness.com, correo postal a [dirección].
El plazo de preaviso es de 5 días laborables antes de la fecha de renovación.
Utiliza una terminología coherente
Usa siempre el mismo término para el mismo concepto. Si alternas entre «aplicación», «app de entrenamiento», «portal del socio» y «área en línea», a MagicAI Chat le resulta más difícil reconocer que significan lo mismo.
Hechos, no publicidad
MagicAI Chat busca hechos. Los textos de marketing como «Vive tu mejor entrenamiento» no ayudan. «El estudio ofrece 500 m² de superficie de entrenamiento con 80 máquinas» sí.
Evita las contradicciones
La misma información debe aparecer en un solo lugar. Si los horarios aparecen en tres sitios distintos con datos diferentes, MagicAI Chat da respuestas contradictorias. Además, el contenido duplicado ocupa espacio en los resultados de búsqueda y puede desplazar otra información relevante.
Secciones ni demasiado cortas ni demasiado largas
Una buena sección tiene de 3 a 8 frases y responde por completo a una pregunta, incluidas todas las condiciones y restricciones. Las secciones demasiado cortas (1 a 2 frases) dan muy poco contexto. Las secciones demasiado largas (más de media página DIN A4) dificultan que MagicAI Chat encuentre el pasaje relevante.
Con qué frecuencia actualizar
Los datos del sistema (horarios, precios, plan de clases, etc.) se obtienen del software en tiempo real, así que aquí no necesitas actualizar nada manualmente.
Para tus fuentes de información:
- Fuentes de archivo: después de cada cambio en tus documentos, haz clic en el botón Actualizar las fuentes de conocimiento para que MagicAI Chat utilice el nuevo contenido.
- Fuentes web (URLs): se vuelven a rastrear automáticamente cada noche. Asegúrate de que tu sitio web esté actualizado, de lo contrario MagicAI Chat transmitirá información obsoleta.
- Zendesk Help Center: se sincroniza automáticamente cada noche.