En este artículo aprenderás a preparar un archivo CSV o Excel con datos de socios potenciales, a importarlo en uno o varios estudios y a gestionar las filas que no se han podido importar.
Contenido
- Guía rápida
- Requisitos previos
- Preparar el archivo
- Límites
- Ejecutar la importación
- Importar en varios estudios
- Asignar una campaña
- Cómo quedan los socios potenciales importados
- Seguir la importación en el historial
- Descargar las filas rechazadas
- Solución de problemas
Guía rápida
- Ve a Socios potenciales / Generación / Importación de clientes potenciales y haz clic en Descargar plantilla CSV. Para la plantilla de Excel, abre la flecha junto al botón y elige Descargar plantilla de Excel.
- Introduce un socio potencial por fila debajo de la fila de encabezado y guarda el archivo.
- Haz clic en Importar y selecciona el archivo.
- Marca la casilla de consentimiento y, si es necesario, la comprobación de duplicados.
- Inicia la importación y sigue su estado en la tabla del historial.
- Si se han rechazado filas, descárgalas con Fallido / omisión descargar, corrígelas e impórtalas de nuevo.
Requisitos previos
- Permiso: Adquisición de socios / Gestionar la importación de clientes potenciales. Con el derecho de lectura puedes abrir la página, ver el historial de importaciones y descargar las plantillas y los informes de las filas rechazadas. Para iniciar una importación, tu rol necesita además el derecho de creación de este permiso. Asignas el permiso en los ajustes de roles.
- Estudios: necesitas el derecho de creación en cada estudio en el que el archivo importe socios potenciales.
Preparar el archivo
La imagen muestra la interfaz en inglés: página de importación de clientes potenciales con los botones de plantilla, el botón de importación y el historial de importaciones.
La importación solo acepta archivos que sigan exactamente la plantilla. Empieza siempre con una plantilla:
- Ve a Socios potenciales / Generación / Importación de clientes potenciales.
- Haz clic en Descargar plantilla CSV. Para la plantilla de Excel, abre la flecha junto al botón y elige Descargar plantilla de Excel.
- Deja la fila de encabezado exactamente como está. No cambies el nombre de las columnas, no las muevas, no añadas columnas ni las elimines.
- Introduce un socio potencial por fila debajo de la fila de encabezado.
La plantilla se crea en el idioma de tu interfaz, y los encabezados de las columnas también. La importación comprueba los encabezados con el idioma de tu interfaz en el momento de la importación. Descarga la plantilla en el mismo idioma de interfaz con el que importas. Un archivo con encabezados en otro idioma se rechaza.
La plantilla tiene 14 columnas en este orden:
| Columna | Obligatoria | Valores aceptados y formato |
|---|---|---|
| Prefijo del estudio | Opcional | Vacía: el socio potencial se crea en el estudio en el que importas. En caso contrario, el prefijo del estudio en el que se crea el socio potencial (consulta Importar en varios estudios). |
| Nombre | Obligatoria | Texto libre. |
| Apellido | Obligatoria | Texto libre. |
| Correo electrónico | Obligatoria si Número de teléfono está vacía | Una dirección de correo electrónico válida. |
| Número de teléfono | Obligatoria si Correo electrónico está vacía | Cifras con un + inicial opcional. Se permiten espacios, paréntesis, puntos, barras y guiones. El número se guarda como número de móvil del socio potencial. |
| Fecha de nacimiento | Opcional | El formato de fecha del idioma de tu interfaz, tal como se muestra en el cuadro de diálogo de importación. En un archivo de Excel también se acepta una celda con formato de fecha. |
| Notas | Opcional | Texto libre. Se guarda como nota en el socio potencial. |
| Campaña | Opcional | El nombre de una campaña existente (consulta Asignar una campaña). |
| Género | Opcional | Femenino, Masculino o No binario en el idioma de tu interfaz, o los códigos FEMALE, MALE o UNISEX. Se ignoran las mayúsculas, las minúsculas y los acentos. |
| Calle | Opcional | Texto libre. |
| Número | Opcional | Texto libre. |
| CP | Opcional | Texto libre. |
| Localidad | Opcional | Texto libre. |
| País | Opcional | Un código de país de dos letras, por ejemplo DE, o el nombre del país. |
La imagen muestra la interfaz en inglés: fila de encabezado de la plantilla de Excel con las 14 columnas.
Por tanto, un socio potencial necesita como mínimo un nombre, un apellido y un correo electrónico o un número de teléfono. Las filas que incumplen una regla no se importan. Todas las demás filas sí se importan.
Límites
- Formato de archivo: .csv o .xlsx, un archivo por importación.
- Tamaño del archivo: hasta 5 MB.
- Filas: hasta 10 000 filas de socios potenciales por archivo, sin contar la fila de encabezado. Divide las listas más grandes en varios archivos.
- Archivos de Excel: exactamente una hoja.
- Archivos CSV: el separador se detecta automáticamente.
- Solo puede ejecutarse una importación por estudio a la vez. Un archivo que importa en varios estudios solo puede iniciarse cuando no hay ninguna importación en curso en ninguno de ellos.
Ejecutar la importación
- Selecciona en la parte superior del software el estudio en el que quieres importar.
- Ve a Socios potenciales / Generación / Importación de clientes potenciales y haz clic en Importar. Se abre el cuadro de diálogo Importar.
- Selecciona tu archivo.
- Marca Confirmo que dispongo del consentimiento necesario para tratar estos registros de clientes potenciales. Esta casilla es obligatoria.
- Si quieres omitir los socios potenciales que ya existen, marca Comprueba si hay posibles duplicados en los registros importados (nombre, apellidos, fecha de nacimiento, correo electrónico).
- Haz clic en Importar. El botón solo está disponible cuando se ha seleccionado un archivo válido y se ha marcado la casilla de consentimiento.
La imagen muestra la interfaz en inglés: diálogo de importación con un archivo seleccionado, la casilla de consentimiento y la comprobación de duplicados.
No cambies de estudio mientras el cuadro de diálogo esté abierto. La importación se ejecuta para el estudio que estaba seleccionado cuando abriste el cuadro de diálogo, y cambiar de estudio bloquea la importación.
Si todo el archivo incumple una regla, por ejemplo porque los encabezados no coinciden, el software muestra un mensaje y no inicia la importación (consulta Solución de problemas).
Cuándo se aplica la comprobación de duplicados
La comprobación de duplicados solo abarca las filas que contienen tanto una fecha de nacimiento como un correo electrónico. Para estas filas, el software compara el nombre, el apellido, la fecha de nacimiento y el correo electrónico con los socios potenciales existentes en el estudio de destino. Si coinciden los cuatro datos, la fila se omite y no se importa. Las filas sin fecha de nacimiento o sin correo electrónico no se comprueban en busca de duplicados, aunque la casilla esté marcada.
Importar en varios estudios
Un archivo puede crear socios potenciales en varios estudios. Para ello, utiliza la columna Prefijo del estudio:
- Deja la celda vacía para crear el socio potencial en el estudio en el que importas.
- Introduce el prefijo de otro estudio para crear el socio potencial allí.
Ten en cuenta lo siguiente:
- Tu rol necesita el derecho de creación de Adquisición de socios / Gestionar la importación de clientes potenciales en cada estudio que figure en el archivo. De lo contrario, la importación no se inicia.
- Una fila con un prefijo de estudio desconocido no se importa.
- La importación aparece en el historial del estudio en el que importas.
Asignar una campaña
Para asignar los socios potenciales importados a una campaña, introduce el nombre de la campaña en la columna Campaña. Se ignoran las mayúsculas y las minúsculas. La fila no se importa si:
- no existe ninguna campaña con ese nombre o la campaña no está disponible para el estudio de destino, o
- varias campañas tienen ese nombre.
Deja la celda vacía si el socio potencial no debe pertenecer a ninguna campaña.
Cómo quedan los socios potenciales importados
Cada fila importada crea un socio potencial nuevo en su estudio de destino:
- El socio potencial está abierto, es decir, no está ni ganado ni perdido.
- El origen del socio potencial es Importación de leads.
- Si la fila contiene una campaña, el socio potencial pertenece a esa campaña.
- Las demás columnas rellenan los datos de contacto, la dirección y las notas del socio potencial.
Seguir la importación en el historial
La página Socios potenciales / Generación / Importación de clientes potenciales muestra en una tabla las importaciones del estudio seleccionado. La tabla se actualiza sola mientras se ejecuta una importación, por lo que no necesitas recargar la página.
| Columna | Contenido |
|---|---|
| Fecha | Cuándo se inició la importación. |
| Nombre de archivo | El nombre del archivo importado. |
| Estado | El estado actual de la importación, por ejemplo Se está procesando... mientras se ejecuta y Generado cuando ha terminado. Fallido significa que la importación no se pudo completar. |
| Creado | El número de socios potenciales creados. |
| Rechazado | El número de filas que no se importaron: las filas con errores más las filas omitidas por la comprobación de duplicados. |
La imagen muestra la interfaz en inglés: historial de importaciones con una importación finalizada, 2 clientes potenciales creados y 1 fila rechazada.
Si todavía no hay importaciones, la tabla muestra No hay historial de importaciones disponible.
Descargar las filas rechazadas
En una importación completa con filas rechazadas, puedes descargar un informe:
- En la tabla del historial, abre el menú (tres puntos) de la importación.
- Haz clic en Fallido / omisión descargar.
La imagen muestra la interfaz en inglés: menú de fila de una importación con la opción de descargar las filas fallidas y omitidas.
El informe es un archivo de Excel en el idioma de tu interfaz. Contiene:
- Número de fila de origen: la fila de tu archivo original.
- Las 14 columnas de la plantilla con los valores de esa fila.
- Estado: Fallido para las filas con errores, Se ha saltado para los duplicados.
- Motivo: por qué no se importó la fila. Si una fila tiene varios errores, se enumeran juntos.
Corrige las filas, cópialas en una plantilla nueva e impórtalas de nuevo. Elimina antes las columnas adicionales Número de fila de origen, Estado y Motivo, de lo contrario los encabezados no coinciden.
Ten en cuenta lo siguiente:
- El menú está inactivo mientras se ejecuta una importación, cuando la importación ha fallado por completo y cuando no se ha rechazado ninguna fila.
- Para descargar el informe, tu rol necesita el derecho de lectura de Adquisición de socios / Gestionar la importación de clientes potenciales en cada estudio en el que la importación haya creado socios potenciales.
Solución de problemas
La importación no se inicia
Estos mensajes afectan a todo el archivo. No se crea ningún socio potencial.
| Mensaje | Solución |
|---|---|
| El archivo de importación es demasiado grande | Reduce el archivo a 5 MB o menos, o divídelo en varios archivos. |
| Formato de archivo de importación no compatible | Guarda el archivo como .csv o .xlsx. |
| El archivo de importación no se puede leer | Descarga una plantilla nueva, copia en ella tus datos y vuelve a guardarla. |
| Encabezados de columna no válidos | Descarga la plantilla en el idioma actual de tu interfaz y deja sin cambios su fila de encabezado. |
| Se ha superado el límite de filas | Divide el archivo para que cada archivo tenga 10 000 filas de socios potenciales o menos. |
| Número de hojas no válido | Elimina todas las hojas excepto la que contiene los datos de los socios potenciales. |
| La importación no contiene filas principales. | Introduce al menos un socio potencial debajo de la fila de encabezado. |
| Ya se está procesando una importación principal para uno de los estudios seleccionados. | Espera a que termine la importación en curso en ese estudio y vuelve a iniciar la importación. |
Se rechazan filas concretas
Estos motivos aparecen en la columna Motivo del informe. Los errores detectados al comprobar el archivo empiezan por Error de validación:. Solo las filas afectadas no se importan.
| Motivo | Solución |
|---|---|
| Falta el campo «Nombre» o Falta el campo «Apellido» | Introduce el nombre y el apellido. |
| Falta el correo electrónico o el número de teléfono | Introduce un correo electrónico o un número de teléfono. |
| Valor no válido para «…» seguido del nombre de la columna | Corrige el valor de esa columna. Causas típicas: un correo electrónico no válido, un número de teléfono con letras, una fecha de nacimiento en otro formato de fecha, un género o un país que no se reconoce, o un prefijo de estudio desconocido. |
| No existe ninguna campaña con el nombre «…». | Comprueba cómo está escrito el nombre de la campaña y que la campaña esté disponible para el estudio de destino. |
| Hay varias campañas que coinciden con el nombre indicado. | Varias campañas tienen el mismo nombre. Asigna nombres únicos a las campañas e importa la fila de nuevo. |
| Número de columnas no válido en la fila … | En un archivo CSV, cada fila debe tener exactamente las 14 columnas de la plantilla. En un archivo de Excel, elimina cualquier contenido situado a la derecha de la columna País. |
| Ya existe un registro de datos con estos datos (estado Se ha saltado) | La comprobación de duplicados ha encontrado un socio potencial con el mismo nombre, apellido, fecha de nacimiento y correo electrónico. No necesitas hacer nada si el socio potencial ya existe. |
Aviso: Este artículo se ha creado con ayuda de inteligencia artificial y traducido automáticamente sin revisión editorial. Disculpa los posibles errores.