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Archivage automatique et anonymisation des données des membres

  • Mise à jour

Dans cet article, vous apprendrez comment configurer, activer et gérer l’archivage automatique et l’anonymisation des données des membres.

Contenu

Mode rapide

  1. Accédez à Paramètres / Studio / Politique de confidentialité
  2. Créez une nouvelle configuration ou sélectionnez-en une existante
  3. Configurez le nom, les options de suppression et les délais pour l’archivage et l’anonymisation
  4. Activez la configuration pour votre studio

Présentation et importance

L’archivage et l’anonymisation automatiques vous aident à gérer les données des membres et prospects inactifs conformément au RGPD et à réduire les efforts manuels. Vous configurez les délais et les règles de suppression une fois – le logiciel s’occupe du reste automatiquement en arrière-plan.

Archivage

Lors de l’archivage, les dossiers clients sélectionnés sont retirés de toutes les vues et fonctions de recherche actives. Les données ne sont pas supprimées mais stockées en toute sécurité. Important à savoir :

  • Les données App-Connect sont toujours irrémédiablement perdues lors de l’archivage.
  • Les photos, documents, données de contact et d’adresse peuvent éventuellement être supprimés définitivement lors de l’archivage.
  • Les membres archivés peuvent être consultés et restaurés avec l’autorisation appropriée.

Anonymisation

L’anonymisation est l’étape suivante après l’archivage. La période d’anonymisation commence uniquement à partir de la date d’archivage – et non à partir de la date de fin du contrat. Ici, toutes les données personnelles restantes du membre sont supprimées définitivement. Les dossiers anonymisés :

  • sont définitivement retirés de toutes les vues et fonctions de recherche,
  • ne peuvent pas être restaurés,
  • ne contiennent plus aucune référence à la personne d’origine.

Vérifications avant archivage

Avant qu’un membre soit archivé, le logiciel effectue automatiquement des vérifications. Un membre est exclu de l’archivage si, par exemple :

  • il existe des contrats actifs,
  • le solde du compte n’est pas réglé,
  • des crédits ou quotas ouverts existent,
  • des réservations futures sont en attente,
  • un processus de relance actif est en cours,
  • un check-in actif existe,
  • des tâches studio ouvertes sont présentes,
  • le membre est enregistré comme payeur pour d’autres clients,
  • le membre est enregistré comme représentant légal d’autres clients.

Ces vérifications garantissent que seuls les dossiers sans relations commerciales actives ou transactions ouvertes sont archivés.

Configuration et activation des paramètres

  1. Accédez à Paramètres / Studio / Politique de confidentialité 
  2. Créez une nouvelle configuration ou sélectionnez-en une existante
  3. Configurez les paramètres pour l’archivage et l’anonymisation :
    • Attribuez un nom unique à la configuration
    • Spécifiez quelles données doivent éventuellement être supprimées
    • Déterminez les délais pour l’archivage et l’anonymisation

Important :

  • La suppression des données App-Connect lors de l’archivage est irréversible.
  • Les configurations peuvent être partagées et activées pour plusieurs studios.
  • Une seule configuration peut être active par studio à la fois.

Activation pour un studio

  1. Ouvrez la vue d’ensemble des configurations
  2. Cliquez droit sur le menu contextuel de la configuration souhaitée
  3. Sélectionnez Gérer l’activation 
  4. Activez la configuration pour le studio souhaité

Gestion des membres archivés

Vous accédez aux membres archivés sous Membres / Membres archivés. Dans cette vue, vous pouvez :

  • voir tous les membres archivés,
  • rechercher des membres spécifiques,
  • restaurer des membres individuels si nécessaire (nécessite l’autorisation appropriée).

Pour réactiver un membre, sélectionnez l’option Restaurer le membre dans le menu contextuel de l’entrée respective 

Avantages pour la protection des données et l’efficacité

L’archivage et l’anonymisation automatiques vous aident à :

  • Minimisation des données : Les données inactives sont systématiquement retirées du système actif.
  • Droit à l’oubli : Les données personnelles sont automatiquement et définitivement anonymisées.
  • Transparence : Processus clairs pour le stockage et la suppression des données.
  • Sécurité des données : Les données archivées sont stockées en toute sécurité mais non accessibles dans le système actif.
  • Efficacité : Réduction des efforts manuels dans la gestion des données conforme au RGPD.
  • Flexibilité : Différentes configurations sont possibles pour divers studios.

Questions fréquemment posées

Des réponses détaillées aux questions fréquemment posées sur l’archivage automatique – par exemple, quels délais sont judicieux, comment se déroule la première exécution automatique, et quelles données sont spécifiquement supprimées – se trouvent dans l’article Archivage automatique et anonymisation – Questions fréquemment posées.

 

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