Dans cet article, vous apprendrez à configurer, activer et gérer l'archivage et l'anonymisation automatiques des données des membres.
Sommaire
- Vue d'ensemble et importance
- Archivage
- Anonymisation
- Contrôles avant l'archivage
- Configuration et activation des paramètres
- Activation pour un club
- Gestion des membres archivés
- Avantages pour la protection des données et l'efficacité
- Questions fréquentes
Fast lane
- Accédez à Paramètres / Club / Protection des données
- Créez une nouvelle configuration ou sélectionnez-en une existante
- Configurez le nom, les options de suppression et les délais pour l'archivage et l'anonymisation
- Activez la configuration pour votre club
Vue d'ensemble et importance
L'archivage et l'anonymisation automatiques vous aident à gérer les données des membres et des prospects inactifs conformément au RGPD et à réduire les tâches manuelles. Vous configurez une seule fois les délais et les règles de suppression, et le logiciel se charge du reste automatiquement en arrière-plan.
Archivage
Lors de l'archivage, les fiches clients sélectionnées sont retirées de toutes les vues d'ensemble et fonctions de recherche actives. Les données ne sont pas supprimées, mais stockées en toute sécurité. À savoir :
- Les photos, les documents ainsi que les coordonnées et les données d'adresse peuvent, en option, être supprimés définitivement lors de l'archivage.
- Les membres archivés peuvent être consultés et restaurés avec l'autorisation appropriée.
Anonymisation
L'anonymisation est l'étape suivant l'archivage. Le délai d'anonymisation ne commence qu'à partir de la date d'archivage, et non de la date de fin du contrat. À cette étape, toutes les données personnelles restantes du membre sont définitivement supprimées. Les fiches anonymisées :
- sont définitivement retirées de toutes les vues d'ensemble et fonctions de recherche,
- ne peuvent pas être restaurées,
- ne contiennent plus aucune référence à la personne d'origine.
Contrôles avant l'archivage
Avant qu'un membre ne soit archivé, le logiciel effectue automatiquement des contrôles. Un membre est exclu de l'archivage si, par exemple :
- des contrats actifs existent,
- le solde du compte n'est pas équilibré,
- des avoirs ou des contingents ouverts existent,
- des réservations futures sont en attente,
- un processus de relance actif est en cours,
- un check-in actif existe,
- des tâches de club ouvertes sont présentes,
- le membre est enregistré comme payeur pour d'autres clients,
- le membre est enregistré comme représentant légal d'autres clients.
- des créances impayées ont déjà été transmises au recouvrement,
- un blocage d'entrée ou d'accès actif existe pour le membre.
Ces contrôles garantissent que seules les fiches sans relation commerciale active ni opération ouverte sont archivées.
Configuration et activation des paramètres
- Accédez à Paramètres / Club / Protection des données
- Créez une nouvelle configuration ou sélectionnez-en une existante
- Configurez les paramètres pour l'archivage et l'anonymisation :
- Attribuez un nom unique à la configuration
- Indiquez quelles données doivent être supprimées en option
- Déterminez les délais pour l'archivage et l'anonymisation
Important :
- Les configurations peuvent être partagées et activées pour plusieurs clubs.
- Une seule configuration peut être active à la fois par club.
Activation pour un club
- Ouvrez la vue d'ensemble des configurations
- Ouvrez le menu contextuel de la configuration souhaitée par un clic droit
- Sélectionnez Gérer l'activation
- Activez la configuration pour le club souhaité
Gestion des membres archivés
Vous accédez aux membres archivés sous Membres / Membres archivés. Dans cette vue d'ensemble, vous pouvez :
- consulter tous les membres archivés,
- rechercher des membres précis,
- restaurer des membres individuellement si nécessaire (nécessite l'autorisation appropriée).
Pour réactiver un membre, sélectionnez l'option Restaurer le membre dans le menu contextuel de l'entrée concernée
Avantages pour la protection des données et l'efficacité
L'archivage et l'anonymisation automatiques vous accompagnent dans les domaines suivants :
- Minimisation des données : les données inactives sont systématiquement retirées du système actif.
- Droit à l'oubli : les données personnelles sont automatiquement et définitivement anonymisées.
- Transparence : des processus clairs pour le stockage et la suppression des données.
- Sécurité des données : les données archivées sont stockées en toute sécurité, mais ne sont pas accessibles dans le système actif.
- Efficacité : moins de tâches manuelles dans la gestion des données conforme au RGPD.
- Flexibilité : des configurations différentes sont possibles pour différents clubs.
Questions fréquentes
Vous trouverez des réponses détaillées aux questions fréquentes sur l'archivage automatique, par exemple quels délais sont pertinents, comment se déroule la première exécution automatique et quelles données sont concrètement supprimées, dans les questions fréquentes sur l'archivage et l'anonymisation automatiques.
Remarque : Cet article a été créé à l'aide de l'intelligence artificielle et traduit automatiquement sans relecture. Nous vous prions de nous excuser pour d'éventuelles erreurs.