Archivage et anonymisation automatiques – périodes de conservation, première exécution et règles de suppression des données

Dans cet article, vous apprendrez comment fonctionne l'archivage et l'anonymisation automatiques — depuis la logique des périodes de conservation et la première exécution automatique jusqu'aux règles de suppression des données.

Contenu

• Quelles périodes de conservation dois-je configurer ?
• Comment les périodes d'archivage et d'anonymisation sont-elles liées ?
• Comment fonctionne la première exécution automatique ?
• Quelles données sont supprimées, lesquelles sont conservées ?

Mode rapide

1. Accédez à Paramètres / Studio / Protection des données / Archivage et Anonymisation
2. Ouvrez une configuration existante ou créez-en une nouvelle
3. Saisissez les périodes de conservation souhaitées pour l'archivage et l'anonymisation
4. Activez la configuration pour votre studio

Prérequis

La fonctionnalité d'archivage et d'anonymisation automatiques est disponible pour les clients Pro, Ultimate et Enterprise.

Quelles périodes de conservation dois-je configurer ?

Il n’existe pas de recommandation universelle. Le logiciel ne prescrit pas quelles périodes de conservation pour l'archivage et l'anonymisation vous devez choisir — cela relève de votre responsabilité en tant qu'exploitant de studio. Votre décision doit se baser sur deux cadres juridiques clés :

• RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) : Il impose le principe de minimisation des données. Les données personnelles ne doivent être conservées que le temps nécessaire à leur finalité initiale.
• Droit fiscal : Certaines données comptables doivent respecter des périodes de conservation légalement requises. Ces périodes peuvent varier selon le pays.

Nous recommandons de déterminer les périodes de conservation appropriées en consultation avec votre conseiller juridique ou fiscal. Le logiciel vous assiste dans la mise en œuvre technique — la responsabilité juridique demeure au studio.

Comment les périodes d'archivage et d'anonymisation sont-elles liées ?

Les deux périodes se construisent l'une sur l'autre et s'enchaînent :

1. Période d'archivage : La période commence à la date de fin du dernier contrat de l'ancien membre. Une fois cette période écoulée et que toutes les conditions techniques sont remplies, le membre est archivé.
2. Période d'anonymisation : La période d'anonymisation ne commence qu'après la date d'archivage — pas après la date de fin du contrat. Cela signifie que le temps total jusqu'à l'anonymisation complète est la somme des deux périodes.

Exemple : Si vous configurez une période d'archivage de 6 mois et une période d'anonymisation de 10 ans, un ancien membre sera archivé au plus tôt 6 mois après la fin du contrat — et seulement anonymisé après 10 années supplémentaires.

Important : L'anonymisation est définitive et ne peut pas être annulée. Les membres archivés peuvent encore être restaurés jusqu'au point d'anonymisation — après cela, la restauration n'est plus possible.

Comment fonctionne la première exécution automatique ?

Dès que vous activez une configuration, le logiciel lance automatiquement une vérification quotidienne. Tous les anciens membres dont la date de fin du dernier contrat dépasse la période d'archivage configurée sont inclus — qu'ils soient partis récemment ou il y a longtemps.

Vous n'avez pas besoin d'effectuer d'opérations groupées séparées pour traiter rétroactivement les anciens membres existants. La première exécution après activation inclut automatiquement tous les enregistrements éligibles — y compris les membres importés ou migrés. Le seul critère décisif est la date de fin du dernier contrat.

Remarque : Si votre studio compte un grand nombre d'anciens membres ayant déjà dépassé la période d'archivage, la première exécution peut traiter un nombre important d'enregistrements d'un coup. Cela est prévu par conception et ne nécessite aucune intervention manuelle.

Avant l'archivage, le système vérifie automatiquement si toutes les conditions sont remplies. Un membre ne sera pas archivé si, par exemple, des contrats actifs, des réclamations en cours, des procédures de relance en cours ou des tâches en suspens dans le studio sont présentes. Seuls les enregistrements pour lesquels aucune de ces conditions ne s'applique seront traités.

Quelles données sont supprimées, lesquelles sont conservées ?

Les règles de suppression diffèrent selon la phase du processus :

Pendant l'archivage :

• Les données App Connect sont toujours supprimées de manière irrévocable — indépendamment de votre configuration. Cela ne peut pas être empêché.
• Photos, documents, données de contact et données d'adresse peuvent être supprimés en option. Quatre bascules distinctes sont disponibles dans la configuration à cet effet. Si vous n'activez pas ces bascules, les données sont conservées jusqu'à l'anonymisation.
• Toutes les autres données — telles que les données de contrat, l'historique des réservations et les statistiques de check-in — sont conservées pendant l'archivage.

Pendant l'anonymisation :

• Toutes les données personnelles restantes sont supprimées de façon permanente et irrévocable.
• Les métadonnées telles que les données analytiques et statistiques sont conservées mais entièrement anonymisées. Il n'est plus possible de relier ces données à une personne spécifique.

Résumé :