Dans cet article, vous apprendrez à créer, modifier et activer une configuration des factures et à exporter les factures générées.
Sommaire
- Guide rapide
- Généralités
- Créer une configuration des factures
- Modifier une configuration des factures
- Activer une configuration des factures
- Exporter les factures
Guide rapide
- Allez dans Paramètres / Facturation / Factures.
- Cliquez sur Créer Factures, saisissez un nom, sélectionnez le Type de génération de factures et cliquez sur Enregistrer.
- Ajustez les paramètres dans la vue détaillée de la configuration.
- Dans l'aperçu, ouvrez le menu à trois points de la configuration, cliquez sur Activer Factures, sélectionnez la Date de début et cliquez sur Activer.
- Pour exporter des factures, allez dans Finances / Conseiller fiscal / Listes exportées, cliquez sur Créer Liste d'exportation et sélectionnez Liste des factures.
Généralités
Avec une configuration des factures, vous activez des cycles de facturation automatiques dans le logiciel. Les factures sont générées et envoyées automatiquement selon vos paramètres. Cela vous évite de créer les factures manuellement, et vous pouvez remettre vos factures à vos membres de façon automatique.
Vous trouvez les configurations des factures sous Paramètres / Facturation / Factures. L'aperçu répertorie chaque configuration avec son nom, le type de génération de factures et le mode de paiement.
Créer une configuration des factures
Cliquez sur le bouton Créer Factures en haut à droite. La boîte de dialogue Créer Factures s'ouvre.
L'image montre l'interface en anglais : aperçu des configurations des factures.
- Via Edit sharing settings, vous indiquez les studios avec lesquels cette configuration est partagée. Par défaut, elle est partagée avec le studio actuel.
- Saisissez un Nom explicite pour la configuration.
- Sélectionnez le Type de génération de factures. Vous avez deux options :
- Paiement intégral : une facture est générée automatiquement dès qu'une créance a été payée intégralement.
- Échéance de la créance : une facture est générée automatiquement dès qu'une créance arrive à échéance.
- Cliquez sur Enregistrer.
Important : Les créances d'un membre qui sont facturées dans le même cycle de facturation sont regroupées sur une seule facture. Par exemple, si trois créances d'un membre sont payées intégralement et facturées dans le même cycle, elles figurent ensemble sur une seule facture.
Après l'enregistrement, la vue détaillée de la configuration des factures s'ouvre. Vous pouvez y modifier la configuration.
Modifier une configuration des factures
Ouvrez une configuration depuis l'aperçu pour afficher sa vue détaillée. Via le menu à trois points en haut, cliquez sur Modifier Factures pour modifier la configuration elle-même. Les paramètres sont regroupés en tuiles, chacune avec son propre menu à trois points.
L'image montre l'interface en anglais : vue détaillée d'une configuration des factures.
Le menu à trois points de la tuile Génération de factures propose les actions suivantes :
- Modifier Facturation différée : avec Délai de génération des factures, la facture n'est générée qu'un nombre de jours défini après le paiement intégral ou l'échéance de la créance. Vous décidez aussi ici si vous souhaitez Finalisez automatiquement l’aperçu des factures.
- Modifier Facturation : sous Modes de paiement, sélectionnez pour quels modes de paiement les factures sont générées automatiquement. Le mode de paiement correspond à celui du membre. Cette action couvre aussi les Options de facturation supplémentaires.
- Activer Facturation des ventes du distributeur automatique : les ventes sur les distributeurs automatiques reçoivent généralement un justificatif de l'appareil lui-même, cette option est donc désactivée par défaut. Lorsque vous l'activez, la date sous Facturation de détermine le jour à partir duquel des factures sont générées pour les ventes sur appareil. Aucune facture n'est générée pour les ventes antérieures à cette date.
Via le menu à trois points de la tuile Envoi des factures, cliquez sur Modifier Envoi des factures. Avec Mettre les factures à disposition en self-service, vos membres peuvent télécharger leurs factures au format PDF dans le self-service de la Member Platform.
Pour envoyer les factures automatiquement à vos membres, activez la règle d'envoi Facturation. La tuile contient un lien vers cette règle. Vous pouvez aussi aller dans Communication / Notifications / Règles de notification.
Astuce : En mettant les factures à disposition en self-service, vous n'avez plus à les envoyer par courrier et vous évitez qu'une facture n'arrive pas au membre à cause d'une adresse e-mail invalide.
Via le menu à trois points de la tuile Note de crédit sur l'annulation de paiement, cliquez sur Modifier Note de crédit sur l'annulation de paiement. Sous Notes de crédit automatiques, choisissez si une note de crédit est créée automatiquement lorsqu'un paiement est annulé :
- Désactivé : aucune note de crédit n'est créée automatiquement.
- Retour complet : une note de crédit est créée automatiquement uniquement lorsqu'un paiement est annulé intégralement.
- Tout revirement : une note de crédit est créée automatiquement pour chaque annulation de paiement.
Activer une configuration des factures
Une configuration des factures peut être partagée entre plusieurs studios, mais elle doit être activée pour chaque studio dans lequel elle doit être utilisée.
- Allez dans Paramètres / Facturation / Factures et sélectionnez le studio dans lequel la configuration doit être activée.
- Ouvrez le menu à trois points à la fin de la ligne de la configuration et cliquez sur Activer Factures.
- Sélectionnez la Date de début à partir de laquelle la facturation automatique commence.
- Cliquez sur Activer.
La configuration n'est activée que pour le studio actuellement sélectionné. Des factures sont créées pour toutes les créances dont la date d'échéance est égale ou postérieure à la date sélectionnée.
Important : Si vous sélectionnez une date passée, des factures sont également créées rétroactivement pour les créances échues depuis cette date.
L'image montre l'interface en anglais : boîte de dialogue d'activation avec la date de début.
La tuile Historique des activations dans la vue détaillée de la configuration indique pour quel studio la configuration a été activée, la Date d'activation et la Date de début de la facturation.
L'image montre l'interface en anglais : tuile de l'historique des activations.
Exporter les factures
Pour exporter les factures générées par vos cycles de facturation, allez dans Finances / Conseiller fiscal / Listes exportées.
- Cliquez sur le bouton Créer Liste d'exportation en haut à droite. La boîte de dialogue Créer Liste d'exportation s'ouvre.
- Sous le type, sélectionnez Liste des factures. La boîte de dialogue propose aussi Exportation des détails de la facture et Exportation de factures groupées.
- Choisissez les studios avec le sélecteur de studios (par défaut Current facility) et définissez la Période. Facultatif : saisissez une Description (jusqu'à 100 caractères).
- Cliquez sur Créer.
Dès que l'export apparaît dans l'aperçu, lancez le téléchargement via le menu à trois points à l'extrême droite de sa ligne. Sélectionnez Télécharger sous forme de fichier Excel pour la liste complète ou Exporter Liste comme fichier Excel combiné pour une synthèse.
Vous disposez ainsi de toutes les factures de vos cycles de facturation au même endroit et pouvez les transmettre à votre service comptable ou à votre conseiller fiscal.
Remarque : Cet article a été créé à l'aide de l'intelligence artificielle et traduit automatiquement sans relecture. Nous vous prions de nous excuser pour d'éventuelles erreurs.