In dit artikel leer je hoe je de lijstweergave in het leadmenu gebruikt en hoe je contactsjablonen configureert.
- Het nieuwe leadmenu
- Structuur van de lijstweergave
- Gedetailleerd beeld van een Lead
- Contact sjablonen configureren
Snelle gids:
-
Ga naar Leads/Overzicht
- Klik op het lijstpictogram
Het nieuwe leadmenu
Het nieuwe systeem voor leadbeheer zorgt ervoor dat je jouw huidige leads nooit uit het oog verliest, waardoor het succespercentage van jouw ledenwerving toeneemt. Functies zoals initiële contactplanning, en later in het proces, gedetailleerde contactdocumentatie, helpen je het proces van leadwerving optimaal af te stemmen. In dit artikel leer je hoe de nieuwe leadcommunicatie werkt en hoe je er het meeste uit kunt halen.
Structuur van de lijstweergave
je krijgt toegang tot de nieuwe leadcommunicatie door te klikken op het lijstsymbool rechtsbovenin naast de zoekopdracht. Rechts van de knoppen voor het wisselen tussen het nieuwe en vorige overzicht vindt je een selectieveld voor het filteren van de getoonde leads op basis van de toegewezen medewerker. Zo kun je bijvoorbeeld alleen de aan jou toegewezen belangstellenden weergeven.
Een ander bijzonder kenmerk is dat alle leads - behalve nieuwe - altijd een volgend contactmoment krijgen toegewezen. Op die manier bevordert de nieuwe prospectcommunicatie het actieve beheer van leads en wordt voorkomen dat leads worden "vergeten". Volgens deze logica hebben wij de lijstweergave verdeeld in de volgende tabbladen:
- Alle - alle leads, gesorteerd op het volgende geplande contactmoment
- Nieuw - nieuwe prospects die nog geen gepland contactmoment hebben. Hier wordt standaard gesorteerd op datum van ontvangst. Nieuwe belangstellenden hebben een blauwe markering 🔵, de status "ongezien" wordt aangegeven door de markering "Nieuw".
- Vandaag - Geïnteresseerde partijen worden vandaag gecontacteerd zoals gepland. Geïnteresseerden die vandaag komen hebben een gele markering 🟡
- Achterstallig - Belanghebbenden die op een eerdere datum gecontacteerd hadden moeten worden. Achterstallige vooruitzichten hebben daarom een rode markering 🔴
- Gepland - prospects met een geplande contactdatum in de toekomst. Geplande contacten zijn groen gemarkeerd 🟢
In de regel is het raadzaam zo spoedig mogelijk contact op te nemen met alle nieuwe belangstellenden. Als je het contact niet rechtstreeks legt, is het zinvol een eerste contact te plannen voor nieuwe prospects. Hoe je dat doet, lees je in het volgende hoofdstuk.
Gedetailleerd beeld van een lead
Om naar de gedetailleerde weergave van een prospect te gaan, klik je gewoon op de desbetreffende regel. Als je op de naam klikt, komt je bij het profiel van het lid.
Aan de linkerkant van de detailweergave vind je algemene informatie over de belanghebbende, die je hier ook kunt bewerken. De rechterkant van de detailweergave wordt voornamelijk gebruikt voor documentatie en planning van contacten.
Contactplanning: De regel voor contactplanning is gekleurd volgens de status. Klik op "Nu plannen" om een eerste contact te plannen of op "Wijzigen" om een reeds gepland contact te wijzigen. Er wordt een dialoog geopend waarin je de volgende contacttijd kunt instellen. Je kunt nu een dag selecteren en optioneel een tijd of tijdsinterval instellen (bijv. als de prospect alleen op bepaalde tijden beschikbaar is). Je kunt ook een contactsjabloon selecteren voor het volgende contact, zodat deze al is voorgeselecteerd voor de volgende contactdocumentatie. Je kunt ook optioneel de toegewezen medewerker en de procesfase wijzigen.
Contactdocumentatie: Onder de contactplanning vindt je de zone voor contactdocumentatie. Hier kun je alle belangrijke informatie in het kader van jouw contact met de betrokkene vastleggen in het vrije tekstveld "opmerkingen". Bovendien kun je voorgedefinieerde contactsjablonen met gespreksrichtlijnen en to-do-lijsten selecteren (hoe je die configureert, lees je hieronder). Klik op "Opslaan" om de contactdocumentatie te voltooien. Als je de prospect niet hebt bereikt, klik je op "Niet bereikt". Volgens het principe van het "volgende contact" verschijnt hier ook de dialoog voor de planning van het volgende contact. Stel de gewenste waarden in en klik weer op "Opslaan".
De desbetreffende informatie wordt opgeslagen als een vermelding in de geschiedenis van de betrokkene. de notities en onafgemaakte ToDo's worden hier weergegeven, zodat je bij een volgend contact naar deze informatie kunt verwijzen.
Sjablonen voor contactpersonen configureren
Contactsjablonen worden gebruikt om het contactproces te structureren en jouw medewerkers een gespreksleidraad en to-dos te bieden. Om de contactsjablonen te configureren, ga je naar Leads/Beheer/Contactsjablonen . Klik dan rechtsboven op "Contactformulier aanmaken".
Geef het dan een naam, maak het belscript en voeg to-dos toe.
Nadat je de contacttemplate hebt opgeslagen, kun je deze via het driepuntsmenu activeren in het overzicht van contacttemplates.