Vouchers - Leden- en bedrijfs-vouchers

In dit artikel leert u over de verschillende soorten vouchers, hoe u deze configureert en hoe u ze correct classificeert in de context van bedrijfs-toewijzing en corporate fitness samenwerkingsmodellen. 

Inhoud

• Welke soorten vouchers worden ondersteund?
• Wat is het verschil tussen bedrijfs- en ledenvouchers?
• Wat zijn statische en dynamische vouchercodes?
• Moment van voucher-toepassing
• Voucher aanmaken
• Tarief-vrijgave van vouchercodes
• Voucher-overzicht – Configuratie
• Vouchers – Financieel overzicht
• Aanmaken van vouchercodes
• Contract afsluiten met een vouchercode
• Inwisselen van een vouchercode voor bestaande contracten

Snelle route

Voucherconfiguraties (Leden- & Bedrijfsvouchers)

1. Instellingen / Vouchers
2. Open ledenvouchers of Bedrijfsvouchers
3. Maak een nieuwe voucherconfiguratie aan via Ledenvouchers aanmaken of Bedrijfsvouchers aanmaken
4. Wijs een naam toe en stel indien nodig Campagne en Externe ID in
5. Kies het type voucher: Tegoed, Korting of Tarief

Corporate Fitness Samenwerkingsmodellen (Kostenverdeling & Vouchers verstrekken)

1. Instellingen / Corporate Fitness / Samenwerkingsmodel
2. Selecteer of maak een samenwerkingsmodel en configureer de kostenverdeling (bijv. werkgever/leden aandeel)
3. Genereer de benodigde vouchers/codes direct in het samenwerkingsmodel via Vouchers verstrekken

Welke soorten vouchers worden ondersteund?

Met de release van het nieuwe voucherbeheer bieden wij u de mogelijkheid om te kiezen uit drie verschillende soorten vouchers.

• De kortingsvoucher
  Met deze voucher worden, op basis van de configuratie, de verschuldigde vergoedingen van een contract in percentage of met een vast bedrag verlaagd. U kunt bijvoorbeeld aangeven dat deze voucher een korting van 20% toepast op geselecteerde contracten, zodat uw leden slechts €32 in plaats van €40 maandelijkse vergoeding hoeven te betalen. Of dat de voucher maandelijkse vergoedingen met een vast bedrag van €5 verlaagt.

• De tegoedvoucher
  Met deze voucher kunnen uw leden hun ledenaccount opwaarderen. Wanneer zo'n voucher wordt ingewisseld, wordt er een vast bedrag, op basis van de configuratie, bijgeschreven op het ledenaccount. Dit bedrag kan door het lid worden gebruikt, bijvoorbeeld voor aankopen in de studio, shakes, proteïnerepen of hun lidmaatschapsbijdrage.

• De tariefvoucher
  Zoals voorheen bieden wij de mogelijkheid om een tarief en een looptijd aan een voucher te koppelen en deze aan uw leden uit te delen als een zogenaamde "prepaid contract". Wanneer zo'n vouchercode wordt ingewisseld, worden het gekoppelde contract en de geselecteerde looptijd aan het lid toegewezen. Het lid ontvangt nu de geselecteerde looptijd voor het contract tegen de prijs van de voucher.

Wat is het verschil tussen bedrijfs- en ledenvouchers?

Om samenwerkingsmodellen tussen uw studio en een bedrijf te kunnen afbeelden, onderscheiden we het type vouchers in bedrijfs- en ledenvouchers.

Bedrijfsvouchers

Bedrijfsvouchers zijn voucherconfiguraties U vindt ze onder Instellingen / Vouchers / Bedrijfsvouchers.

Bij het configureren is een bedrijfstoewijzing beschikbaar. Met deze selectie kunt u bepalen welk bedrijf aan deze vouchers is gekoppeld. Dit helpt u later om een evaluatie te maken van de contracten van het betreffende bedrijf via de bedrijfs-/corporate overzichten in Magicline (Financiën / Corporate Fitness / Bedrijfsoverzicht).

U kunt dit ook gebruiken om samenwerkingsmodellen af te beelden waarbij het bedrijf een deel van de contractkosten van het lid dekt – meestal via uw interne processen (bijv. export/afstemming).

Ledenvouchers

Ledenvouchers vertegenwoordigen alleen de betreffende voucher en kunnen niet aan een bedrijf worden gekoppeld. Deze kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt voor acties. Zo heeft u altijd een overzicht van het aantal beschikbare en ingewisselde vouchers en kunt u ze ook volgen via campagnes in uw analysegebied.

De functionaliteit van de vouchers is niet beperkt op basis van hun type (bedrijfs- of ledenvoucher), maar bij bedrijfsvouchers wordt alleen de selectie van een bedrijf en de bijbehorende export-/evaluatieopties toegevoegd.

Wat zijn statische en dynamische vouchercodes?

Bij het aanmaken van voucherconfiguraties kunt u het type vouchercodes kiezen dat moet worden aangemaakt; we maken onderscheid tussen:

• Statistische vouchercodes kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om speciale acties te ondersteunen en om deze vouchercodes openbaar te drukken op flyers, billboards, social media posts of tijdschriften.
  Bij statische vouchercodes wordt precies één code door u toegewezen – bijvoorbeeld "Beachbody2023" – en wordt er een inwisselquotum ingesteld voor deze code.
   

• Dynamische vouchercodes worden in pakketten met een bepaald aantal codes aangemaakt. Ze zijn slechts eenmaal geldig en vervallen bij inwisseling.
  Ze worden gegenereerd in een vorm zoals "CRV56-XXXX-XXXX". Dynamische vouchercodes worden in pakketten aangemaakt – u kunt zoveel pakketten aanmaken als u wilt.

Moment van voucher-toepassing

Voor de toepassing van de voucher zijn de volgende opties beschikbaar:

• Individueel: Bij het selecteren van "individueel" wordt u op de punten van vouchercode-inwisseling – bijvoorbeeld in Magicline via het ledenaccount – gevraagd op welk moment de voucher moet worden ingewisseld. De huidige dag van inwisseling wordt altijd als standaarddatum voorgeselecteerd. Zo behoudt u volledige controle over het moment van inwisseling.

• Contractstart: Als u echter de contractstart als moment selecteert, wordt de dag van de contractstart van uw lid voorgeselecteerd.
  Het volgende voorbeeld illustreert de toepassing:
  – Uw lid Max komt op 30.06.2021 naar uw studio en wil een voucher inwisselen
  – De voucher verlaagt de maandelijkse vergoeding van €25 naar €20.
  – Max heeft al een contract afgesloten op 01.01.2021.
  – Met deze configuratie wordt het contract van Max nu met terugwerkende kracht verlaagd.
  – Max ontvangt een tegoed van €30 (6 maanden op zijn ledenaccount vanwege de korting.

• Huidige contracttermijn: Als een lid zijn contract al enige tijd heeft lopen en zich in een volgende termijn bevindt, kunt u hier aangeven dat de huidige contracttermijn tot de contractstart wordt verlaagd.
  Het volgende voorbeeld illustreert de toepassing:
  – Uw lid Max komt op 30.06.2021 naar uw studio en wil een voucher inwisselen
  – De voucher verlaagt de maandelijkse vergoeding van €25 naar €20.
  – Max heeft al een contract afgesloten op 01.06.2019.
  – Max zit sinds 01.06.2021 in zijn derde contracttermijn
  – Met deze configuratie wordt het contract van Max nu met terugwerkende kracht verlaagd.
  – Max ontvangt een tegoed van €5 (1 maand x €5 korting) op zijn ledenaccount voor de maand juni vanwege de korting.

Voucher aanmaken

Stap 1 - Voucher aanmaken – Beschrijving

Bedrijfsvouchers (Voucherbr data-id="166"Om bedrijfsvouchers als voucherconfiguratie aan te maken, navigeert u in uw Magicline naar Instellingen / Vouchers. Onder Bedrijfsvouchers vindt u rechts in de header de optie om Bedrijfsvouchers aan te maken. De volgende dialoog wordt weergegeven.

Corporate Fitness (Samenwerkingsmodel):
Als u vouchers/codes nodig heeft als onderdeel van een corporate fitness samenwerkingsmodel (bijv. na het definiëren van kostenverdeling), ga dan naar Instellingen / Corporate Fitness / Samenwerkingsmodel en genereer de vouchers direct in dit scherm via Vouchers verstrekken.

 

Voer uw informatie voor de voucher in de volgende velden in:

Naam: Naam van uw voucherconfiguratie

Campagne: Koppel een campagne voor evaluatie

Externe ID: Deze ID wordt vermeld in exports en kan worden gebruikt voor latere Excel-downloads voor evaluatie.

Bedrijfstoewijzing: Selecteer hier uw eerder aangemaakte bedrijf en koppel deze vouchers aan het bedrijf.

Type: Hier kunt u kiezen tussen de volgende vouchertypes, Tegoed, Korting en Tarief.

Interne beschrijving: Deze beschrijving helpt u vouchergerelateerde informatie vast te leggen. Dit wordt niet extern weergegeven.

Externe beschrijving: Beschrijving voor de externe presentatie van de voucher (bijv. MySports)

Aanvullende beschrijving: Beschrijving die aanvullend kan worden gebruikt.

Stap 2 - Voucher aanmaken – Voucherbedrag

Op basis van uw typekeuze wordt de tweede stap anders weergegeven.

Voer nu uw informatie in voor

• Bedrag & waarde

• VouchercpStatistisch ofIndividueelVoorvoegsel voor vouchers – hier kunt u een willekeurig voorvoegsel toewijzen voor vouchers; dit kan u helpen de vouchers te Als u hier bijvoorbeeld FF toewijst (voor Family & Friends), wordt dit vóór de gegenereerde vouchercode geplaatst.

• Geldigheidsperiode – hoe lang moet de voucher worden toegepast,

  • initieel – alleen voor de initiële looptijd van het contract of

  • onbeperkt – voor de gehele looptijd van het contract, inclusief verlengingen.

Naast deze details kunt u ook selecteren of het startpakket van uw tarief volledig moet worden verlaagd bij het inwisselen van de voucher.

Stap 3 - Voucher aanmaken – Vrijgaven

In het overzicht dat verschijnt, is de basisstructuur van uw voucher nu gereed. In de voorwaarden voor de vrijgave van de te creëren vouchers kunt u nu de periode specificeren waarin de vouchers door u kunnen worden uitgegeven, nauwkeuriger gezegd, kunnen worden ingewisseld. Evenals de tools waarmee de vouchers mogen worden ingewisseld. 

U kunt de gegevens bewerken via het 3-puntjesmenu.

De uitgifteperiode geeft de periode aan waarin uw vouchers worden uitgegeven.

De inwisselperiode maakt het mogelijk om de periode te bepalen waarin uw vouchers kunnen worden ingewisseld – als er geen periode is opgegeven, is dit niet beperkt.

De vrijgave van de vouchers verwijst naar de tools waarin de vouchers kunnen worden ingewisseld:

• Verkooptool verwijst naar de SalesTool, waarmee u uw leden in de studio begeleidt en bijvoorbeeld een contract via een tablet kunt afsluiten.

• Ledenbeheer-initieel altijd vrijgegeven, deze instelling verwijst naar het ledenoverzicht in Magicline

• Kassaverkoop -

• MySports - Een voucher inwisselen via de selfservice in MySports.

• Connect API - inwisseling van vouchercodes via Magicline-websites die zijn verbonden via ConnectAPI.

Stap 4 - Voucher aanmaken – Contractnotitie

Daarnaast kunt u een contractnotitie opslaan voor de vouchers, waarin u de voorwaarden van uw voucher beschrijft en bijvoorbeeld in welk samenwerkingsmodel het lid zich bevindt bij het inwisselen van zo'n voucher. 
Deze contractnotitie wordt automatisch gebruikt wanneer zo'n bedrijfsvoucher wordt ingewisseld bij het aanmaken van een contract.

Tarief-vrijgave van vouchercodes

Als nieuwe laag hebben we een tarief-vrijgave voor vouchercodes geïntroduceerd. In bepaalde situaties wilt u misschien niet dat een vouchercode op al uw tarieven kan worden toegepast, dus kunt u in deze tarief-vrijgave aangeven voor welke tarieven de vouchers mogen worden toegepast. 
U heeft de mogelijkheid om specifieke tarieven te selecteren, inclusief hun looptijden en betaalmethoden, om ervoor te zorgen dat uw vouchers alleen op precies deze kunnen worden toegepast.

Om de tarief-vrijgave te gebruiken, gaat u naar uw voucherconfiguratie Instellingen > Vouchers en selecteert u uw voucher.

Onder het tabblad Tarief-vrijgaven zijn aanvankelijk alle tarieven vrijgegeven voor uw configuratie. Als u dit wilt beperken, bewerk dan de vrijgave via het 3-puntjesmenu.

In de volgende dialoog kunt u uw tarieven, de bijbehorende looptijden en de betaalmethoden definiëren waarop de voucher kan worden toegepast. 
Zodra u uw tarief en de bijbehorende looptijden of betaalmethode heeft geselecteerd, klikt u op +Toevoegen om het tarief aan de vrijgave toe te voegen.

 

Tarief-vrijgaven – Voorbeelden

U kunt een willekeurig aantal tarieven voor deze vrijgave activeren.

• Als u tarieven heeft met meerdere looptijden die allemaal moeten worden vrijgegeven, selecteert u gewoon het tarief en voegt u deze toe. (Zie Classic XL)

• Als alleen bepaalde looptijden en betaalmethoden voor een tarief moeten worden vrijgegeven, definieer deze en klik op toevoegen. (Zie Basic+)

• Als u slechts één looptijd met verschillende betaalmethoden wilt vrijgeven, selecteert u gewoon het tarief en de bijbehorende looptijd. (Zie Afslankpakket)
  
   

Voucher-overzicht – Configuratie

Het voucher-overzicht geeft u nu duidelijk de informatie van uw configuratie weer. 
Door te klikken op de link in de header "Financieel overzicht - Magicline Coop - 20%" gaat u direct naar het aanmaken van uw vouchercodes.

&

Vouchers – Financieel overzicht

In het financieel overzicht van de vouchers wordt informatie over de vouchercodes zelf weergegeven. 
Hier vindt u informatie over het aantal aangemaakte, evenals informatie over de datum van inwisseling en het betreffende lid.

 

 p data-id="348"Vouchercodes in Magicline worden altijd aangemaakt via zogenaamde pakketten. Deze pakketten kunnen een willekeurig aantal vouchers bevatten, maar helpen u later om toe te wijzen wanneer de codes zijn aangemaakt en ook om ze in te trekken.

 

Aanmaken van vouchercodes

Om vouchercodes aan te maken, gaat u naar het financieel overzicht van een voucher en klikt u op "Vouchers genereren" in de header

In de volgende weergave wordt de informatie van de voucherconfiguratie opnieuw weergegeven; hier heeft u de mogelijkheid om een andere benaming voor een pakket op te geven en het aantal bijbehorende vouchers in te stellen. Uw vouchercodes worden dan aangemaakt en u kunt ze via het overzicht bekijken.

 

 

Vouchercodes exporteren

Om alle vouchercodes zo snel mogelijk te verstrekken, is er de mogelijkheid om de vouchercodes te exporteren. Hiervoor wordt een Excel-document gegenereerd op basis van uw configuratie. In dit document worden het vouchertype, de bedrijfstoewijzing, uw externe benaming, evenals alle aangemaakte en ingewisselde vouchers vermeld. Voor reeds ingewisselde vouchers staat er ook bij welk lid deze voucher op welk moment heeft ingewisseld.

 

Vouchercodes intrekken

Om vouchercodes specifiek in te trekken, is de functie "Vouchers intrekken" ook beschikbaar in de header.

 

Vouchers die zijn ingetrokken worden in het overzicht als "geannuleerd" weergegeven. Deze kunnen niet meer door leden worden ingewisseld.

 

 

---

Contract afsluiten met een vouchercode

Voor het afsluiten van een contract zijn er verschillende manieren om een vouchercode in te voeren. 
Momenteel bieden wij de mogelijkheid om vouchercodes in te voeren via het ledenoverzicht in Magicline, de verkooptool en de Connect API (Magicline Websites).

In dit proces wordt de inwisseling voor bedrijfsvouchers beschreven; ledenvouchers verschillen alleen door het ontbreken van toewijzing aan een bedrijf (zie hierboven).

 

Voucherinvoer – Ledenoverzicht

Het afsluiten van een nieuw contract met een bedrijfsvoucher is mogelijk in Magicline door een nieuw lid aan te maken.

Hiervoor moet u de gegevens van het lid invoeren via Leden > Nieuw lid.

Bij het selecteren van de contractgegevens kunt u in de dropdown Type de optie "Voucher" selecteren. In het gemarkeerde veld met de code wordt de vouchercode ingevoerd. De voucher wordt automatisch gevalideerd – ongeldige, verlopen of reeds ingewisselde codes worden geweigerd. Voor geldige vouchers wordt verdere informatie over de voucher weergegeven (weergave van verdere voucherinformatie gepland).

 

Als in de voucherconfiguratie de vrijgave van de voucher is beperkt tot bepaalde tarieven, worden deze weergegeven in de Tarief dropdown. Als alle tarieven voor deze voucher zijn vrijgegeven, kan de gebruiker vrij het gewenste tarief kiezen uit alle actieve tarieven. Een afwijkende selectie van tarieven is niet mogelijk vanwege de strikte specificatie vanuit de voucherconfiguratie.

Na het selecteren van het tarief, de looptijd en de betaalmethode, worden het contract en het in de voucherconfiguratie opgegeven bedrijf aan het nieuwe lid toegewezen na voltooiing van dit proces. De opgeslagen korting wordt automatisch toegepast op het nieuwe contract.

 

Voucherinvoer - Verkooptool

Om een vouchercode via de verkooptool in te voeren, doorloopt u het tariefselectieproces met uw lid. Bij het afsluiten van het contract vindt u het volgende 3-puntjesmenu en kunt u hier de vouchercode van het lid invoeren. 
De kortingen worden vervolgens in het overzicht weergegeven.

 

---

Inwisselen van een vouchercode voor bestaande contracten

Vouchercodes kunnen ook worden ingevoerd voor reeds bestaande contracten. 
Als het contract al enige tijd bestaat en het lid de vorderingen van het contract al heeft voldaan, wordt er afhankelijk van de toepassingsdatum van de voucher een tegoed gegenereerd op het ledenaccount, omdat de reeds voldane bedragen door de voucher worden verlaagd en deze korting vervolgens wordt bijgeschreven op het ledenaccount en verrekend met de volgende vorderingen.

Het ledenaccount is momenteel in balans en het contract 0_Simon-Test is toegewezen.

Een voucher kan nu worden ingewisseld via het contextmenu van het contract.

 

Voor de startdatum van de voucher wordt de gebruiks- of contractstartdatum gevalideerd, zodat vroege inwisseling zonder contractgegevens niet mogelijk is. 
Daarnaast wordt het type voucher in de dialoog weergegeven.

Bij inwisseling op de datum van vandaag (09.02.2023) wordt de reeds verrekende vergoeding voor de maand februari naar rato berekend en bijgeschreven op het ledenaccount:
We wijzen ook een indicator "B2B" toe aan het contract, wat aangeeft dat dit contract zich in een B2B-context bevindt. 

Daarna kan de voucher via het contextmenu van het contract onder Voucher bewerken worden aangepast. 
Hier bieden we de mogelijkheid om de voucher aan het einde van de dienstperiode in te trekken of de inwisseling te annuleren – bijvoorbeeld bij onjuiste invoer voor vouchercode wordt dan opnieuw geactiveerd en kan door een ander lid worden ingewisseld.