In dit artikel leer je hoe je in je software boekingscodes aanmaakt en gebruikt om boekingen voor producten zoals tarieven, modules, vaste kosten of diensten gestructureerd en flexibel te beheren. Deze krachtige functie vereenvoudigt je boekhoudkundige configuratie en zorgt voor een nauwkeurige toewijzing aan rekeningen.
Overzicht van de inhoud:
- Wat zijn boekingscodes?
- Voordelen en gebruiksscenario's
- Een boekingscode-configuratie aanmaken
- Boekingscodes aanmaken
- Boekingscodes toewijzen in de boekhouding
- Boekingscodes toewijzen aan producten
- Hiërarchie en volgorde bij toepassing
- Exportopties
Snelle weg
- Instellingen / Financiën / Boekingscodes
- Nieuwe boekingscode-configuratie aanmaken
- Boekingscodes aanmaken en categorieën toewijzen
- Boekhoudkundige configuratie openen en boekingscodes integreren
- Boekingsregels op basis van boekingscodes aanmaken
- Producten koppelen aan boekingscodes
- Exporteren onder Financiën / Belastingadviseur / Exportlijsten / Toewijzing boekingscodes
Wat zijn boekingscodes?
Boekingscodes zijn unieke aanduidingen die je kunt toewijzen aan producten zoals tarieven, modules, vaste kosten, artikelen of diensten. Ze maken een flexibele en transparante boekingsconfiguratie mogelijk zonder dat de hele boekhouding opnieuw opgezet hoeft te worden.
Voordelen en gebruiksscenario's
- Flexibiliteit: je kunt boekingsregels opstellen voor afzonderlijke producten of overkoepelend via boekingscodes.
- Duidelijkheid: de categorisering zorgt voor een betere structuur, bijvoorbeeld “Tarieven”, “Modules”, “Artikelen” enzovoort.
- Automatisering: eenmaal vastgelegde regels worden automatisch toegepast, ook voor ToGo-producten.
- Snelle export: de toewijzingen van boekingscodes kunnen worden geëxporteerd en eenvoudig aan je belastingadviseur worden overhandigd.
Een boekingscode-configuratie aanmaken
- Ga naar Instellingen / Financiën / Boekingscodes.
- Klik rechtsboven op “Boekingscode-configuratie aanmaken”.
- Geef je configuratie een herkenbare naam.
- Je ziet nu een overzicht, in eerste instantie zonder boekingscodes. De whitelist-status laat zien of de configuratie actief is.
Boekingscodes aanmaken
- Klik op “Boekingscode aanmaken”.
- Voer de naam, beschrijving en eventueel een kleur in.
- Kies een categorie:
Tarieven, Modules, Vaste kosten, Diensten, Artikelen, Varianten, Productgroepen of Geen - Alleen codes die nog niet aan een boekingsregel zijn toegewezen, kunnen worden gedeactiveerd.
Voorbeeld: een boekingscode met de categorie “Tarieven” kan alleen aan tarieven worden toegewezen.
Boekingscodes toewijzen in de boekhouding
- Open je boekhoudkundige configuratie en bewerk deze via het menu met drie puntjes.
- Selecteer de boekingscode-configuratie die je hebt aangemaakt.
- Nu kun je boekingscodes gebruiken in je boekingsregels:
- Omzetcategorie: boekingscode
- Omzetsoort: bijvoorbeeld “Lidmaatschap-Student”
- Rekening: bijvoorbeeld 1234 – Inkomsten lidmaatschap
Let op: als je een boekhoudkundige configuratie kopieert en daarbij andere boekingscodes selecteert, moeten de boekingsregels opnieuw worden aangemaakt.
Boekingscodes toewijzen aan producten
Je kunt boekingscodes rechtstreeks aan producten toewijzen:
- Tarieven: in de geavanceerde instellingen van het tarief.
- Modules, vaste kosten, artikelen, diensten: op vergelijkbare wijze via de bijbehorende instellingen.
- ToGo-producten: voor in-house en ToGo kunnen verschillende boekingscodes worden vastgelegd.
Tip: boekingscodes die nog niet aan een regel zijn toegewezen, worden gemarkeerd – zo behoud je het overzicht.
Hiërarchie en volgorde bij toepassing
Bij productgroepen, artikelen en varianten kan op elk van de drie niveaus een boekingscode worden ingesteld. Als op meerdere niveaus een boekingscode is ingesteld, wint altijd de meest specifieke: de software gaat van het algemene naar het detail.
- Productgroep: de algemene boekingscode, die standaard geldt voor elk artikel en elke variant binnen de groep.
- Artikel: overschrijft de boekingscode van de productgroep wanneer deze is ingesteld.
- Variant: overschrijft de boekingscode van het artikel wanneer deze is ingesteld. Dit is het meest specifieke niveau.
De software controleert eerst de variant, daarna het artikel, daarna de productgroep, en past de eerste boekingscode toe die ze vindt. Als op geen enkel niveau een boekingscode is ingesteld, wijst de boekingscode-logica geen rekening toe.
Voorbeeld: een productgroep Dranken heeft de boekingscode Beverages, een artikel Smoothie heeft de boekingscode Smoothies en de variant Smoothie 250 ml heeft geen boekingscode. Wanneer de variant wordt verkocht, wordt Smoothies toegepast: omdat de variant leeg is, valt de software terug op het niveau van het artikel.
Opmerking: het veld Boekingscode voor ToGo-verkopen volgt dezelfde hiërarchie als een aparte, parallelle lijn. Is het ToGo-veld op alle drie de niveaus leeg, dan wordt ook voor ToGo-verkopen de reguliere boekingscode gebruikt.
Exportopties
Je kunt een overzicht van alle producten met de toegewezen boekingscodes exporteren:
- Pad: Financiën / Belastingadviseur / Exportlijsten / Toewijzing boekingscodes
FAQ: hoe gebruik je boekingscodes voor nieuwe producten
Kan ik een nieuw product toewijzen aan een bestaande boekingscode?
Ja, daar zijn boekingscodes precies voor bedoeld: ze laten je nieuwe producten – zoals tarieven, artikelen of modules – snel en eenduidig toewijzen aan een bestaande boekingsrekening. De inrichting wordt zo veel efficiënter en je hoeft niet handmatig elke boekingsregel opnieuw aan te maken.
Waarom kan ik geen nieuwe boekingsregel toevoegen aan een actieve configuratie?
Zodra een boekhoudkundige configuratie actief is, kan deze niet meer rechtstreeks worden bewerkt. Dit zorgt voor transparantie en consistentie in je boekhoudkundige opzet. Wijzigingen – zoals het toevoegen van een nieuwe boekingsregel – kunnen alleen in een nieuwe configuratie worden gedaan.
Wat moet ik doen als ik nieuwe producten aan de boekhoudkundige configuratie wil toevoegen?
Stel dat je een nieuwe shake in je studio verkoopt en deze aan een bestaande boekingslogica wilt koppelen, ga dan als volgt te werk:
- De bestaande boekhoudkundige configuratie kopiëren
- In de kopie een nieuwe boekingsregel voor het product toevoegen
- De gewenste koppeling met de boekingsrekening via de juiste boekingscode tot stand brengen
- De nieuwe configuratie activeren
Tip: bij het kopiëren worden bestaande rekeningen en regels overgenomen – je hoeft dus niet van voren af aan te beginnen en kunt alle eerdere koppelingen behouden.