In dit artikel leer je alles over factuur configuratie
Snelgids:
-
Ga naar Instellingen / Facturering / Facturen.
-
Factuur configuratie aanmaken
-
Selecteer type factuurgeneratie
-
Activeer configuratie
Algemeen
Met behulp van factuurconfiguraties kun je automatische factuurruns activeren in Magicline. Facturen worden automatisch gegenereerd en verzonden op basis van je instellingen. Dit bespaart je de moeite van het opstellen van handmatige facturen en stelt je tevens in staat je facturen automatisch naar de leden te sturen.
Ga naar de instellingen en vervolgens naar Facturering / Facturen.
Facturatie configuratie aanmaken
Via de knop Facturatie configuratie aanmaken rechtsboven kun je een nieuwe factuurconfiguratie aanmaken.
Je kunt nu definiëren voor welke locaties deze configuratie moet worden aangemaakt. Kies ook een zinvolle naam voor de facturatieconfiguratie en het type facturatie. Je hebt twee opties:
Volledige betaling: Een factuur wordt altijd automatisch gegenereerd wanneer de betaling van een vordering volledig is ontvangen.
Vervaldatum voor betaling: Een factuur wordt automatisch gegenereerd zodra de vervaldatum van een vordering zich voordoet.
Belangrijk: Bijdragen die kunnen worden gefactureerd, worden dagelijks geïnd en vervolgens samengevoegd op één factuur. Als bijvoorbeeld drie declaraties van een lid op één dag volledig worden betaald, worden deze drie declaraties in de factuurrun samengevoegd op één factuur.
Na het klikken op Aanmaken kom je in de gedetailleerde weergave van de factuurconfiguratie waar je de configuratie kunt bewerken.
Wijzig factuur configuratie
Via het driepuntsmenu van de tegel Factuurgeneratie kun je de volgende instellingen doorvoeren:
Bewerk Factuur Vertraging: De factuur zal pas X dagen na volledige betaling of vervaldatum van de vordering worden gegenereerd.
Bewerk Facturering: Selecteer hier voor welke betalingswijzen facturen automatisch moeten worden gegenereerd. Het betalingstype verwijst naar de betalingswijze van het lid.
(de)activering van facturering voor aankopen van automaat verkopen: Aangezien de verkoop aan machines gewoonlijk door de machine zelf wordt gecontroleerd, is deze optie standaard uitgeschakeld.
Via het driepuntsmenu van de tegel Verzending van facturen kun je aangeven op welke manier de factuur moet worden verzonden en of de factuur in MySports Selfservice als PDF-document voor uw leden beschikbaar moet worden gesteld om te downloaden.
Om ervoor te zorgen dat facturen automatisch naar je leden worden verzonden, ga je naar Communicatie / Notificatieregels en activeer je de regel voor het verzenden van facturen.
Tip: archivering in MySports Selfservice bespaard het versturen van facturen per brief en voorkomt dat facturen mogelijk niet bij het lid aankomen door ongeldige e-mailadressen.
Activeren van de factuurconfiguratie
De facturatieconfiguratie kan op alle locaties worden gebruikt, maar moet eerst voor elke gewenste locatie worden geactiveerd. Je kunt een bestaande facturatieconfiguratie in het overzicht van de facturatieconfiguraties activeren via het menu met de drie puntjes aan het einde van de betreffende regel. Selecteer de gewenste begindatum vanaf wanneer de automatische facturering moet beginnen.
Belangrijk: Indien je een datum in het verleden selecteert, zullen facturen ook met terugwerkende kracht vanaf deze datum worden aangemaakt. Afhankelijk van de configuratie is dit dan van toepassing op de vervaldatum of de betalingsdatum van een vordering.
De tegel Activeringsgeschiedenis in de gedetailleerde weergave van de factuurconfiguratie laat zien wanneer de factuurconfiguratie voor welke locaties is geactiveerd en vanaf welke datum de facturering is gestart.
Facturen exporteren
Om de facturen te exporteren die zijn gegenereerd tijdens je factureringsrondes, ga naar Financiën / Boekhouder / Exportlijsten.
Klik rechtsboven op de knop Exportlijst aanmaken en selecteer in het dropdownmenu de optie Factuurlijst.
Je kunt de gewenste datumbereik instellen en via de locatiekiezer bepalen voor welke van je vestigingen je de facturen wilt exporteren.
Zodra de export in het overzicht verschijnt, kun je via het driepuntmenu helemaal rechts in de rij het downloaden starten. Je kunt kiezen om het bestand te downloaden als een ZIP-bestand of een Excel-bestand.
Zo heb je alle facturen van je factureringsrondes gebundeld en kun je ze efficiënt doorsturen naar je boekhouding of accountant.