In dit artikel leer je hoe je betalingsbewijzen in de software beheert. Dit omvat de meldingsregel, hoe je een betalingsbewijs aanmaakt en hoe je het document aanpast.
Samenvatting:
Inhoud
- Meldingsregels voor betalingsbewijzen
- Betalingsbewijzen aanmaken
- Betalingsbewijzen aanpassen
- Verschil tussen betalingsbewijzen en facturen
Snelgids
- Open het account van de klant en selecteer Maak een Betalingsbewijs aan in het driepuntsmenu.
- Selecteer de items voor het betalingsbewijs en maak het document aan.
- Vind het voltooide document in het tabblad Documenten van het account van de klant.
- Pas de tekst aan onder Instellingen / Facturering / Factuursjablonen.
Meldingsregels voor betalingsbewijzen
De meldingsregel Betalingsbewijs, in het gebied Communicatie, onder de meldingsregels, verstuurt niet automatisch een e-mail elke keer dat een lid een betaling doet. In plaats daarvan wordt het document verzonden op verzoek van de klant. Het dient als bewijs dat een betaling is verricht en is geen factuur.
Betalingsbewijzen aanmaken
Je kunt een betalingsbewijs rechtstreeks vanuit het account van de klant aanmaken. Het document heeft betrekking op betalingen die al zijn verricht: bedragen die nog openstaan en nog niet vervallen zijn, worden niet aangeboden in het selectiescherm. Een betalingsbewijs is dus niet het juiste document voor een aankomende betaling.
Volg deze stappen:
- Ga naar het account van de klant
- Klik op het driepuntsmenu in de rechterbovenhoek en selecteer Maak een Betalingsbewijs aan. Datzelfde menu bevat ook Individuele factuur aanmaken, Termijnbetalingen, Account overzicht en Saldo afboeken
- Beperk de lijst met de filters Startdatum en Weergave (zie de opties hieronder)
- Vink de items aan die je in het document wilt opnemen
- Maak het document aan
- Open het tabblad Documenten van het account van de klant om het voltooide document te vinden. Dat tabblad staat in de groep Administratie van de klantnavigatie
| Filter | Beschikbare opties |
|---|---|
| Startdatum | Selecteer alsjeblieft..., Alle, Huidige contractperiode, Vorige maand, Laatste 3 maanden, Laatste 12 maanden |
| Weergave | Allemaal, Alleen bedragen, Alleen verkoop |
Onder de filters toont het venster de afzonderlijke items als een lijst met aanvinkvakjes. Ook als Startdatum op Alle staat en Weergave op Allemaal, bevat deze lijst alleen al vereffende items.
Het driepuntsmenu op het ledenaccount met de optie "Maak een Betalingsbewijs aan".
Het selectievenster met de filters "Startdatum" en "Weergave" boven de lijst met items.
Het venster toont ook een melding over de meldingsregel Betalingsbewijs.
Dit document bevestigt dat een betaling is verricht, wat nuttig kan zijn voor zowel de klant als het bedrijf.
Betalingsbewijzen aanpassen
Om de inhoud van het betalingsbewijs aan te passen:
- Open Instellingen / Facturering / Factuursjablonen.
- Zoek het sjabloon voor het betalingsbewijs, dat als laatste in de lijst staat.
- Bewerk het sjabloon naar de behoeften van je bedrijf.
Verschil tussen betalingsbewijzen en facturen
Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen betalingsbewijzen en facturen:
- Betalingsbewijs: dit is een document dat bevestigt dat een betaling is verricht. Het wordt niet automatisch verzonden, maar op verzoek gegenereerd.
- Factuur: dit is een gedetailleerde rekening voor verkochte goederen of geleverde diensten, met doorgaans een overzicht van de artikelen, hoeveelheden en prijzen. Facturen kunnen automatisch worden verzonden als de functie voor automatische factuuraanmaak is geactiveerd. Facturen worden alleen gegenereerd als een betaling volledig is verricht of op de vervaldatum van de betaling.
Let op: Dit artikel is met behulp van AI vertaald. Onze excuses voor eventuele fouten.