In dit artikel leer je hoe je E-Invoicing voor Spanje activeert, je werkmaatschappij registreert voor de naleving van facturen en facturen aanmaakt zodra de registratie is voltooid.
Inhoud
- Snelgids
- Wat de naleving van facturen omvat
- Welk e-facturatiesysteem van toepassing is
- Voordat je begint
- Stap 1: E-Invoicing activeren
- Stap 2: Gegevens van de werkmaatschappij aanvullen
- Stap 3: Registratie starten
- Stap 4: Registratiestatus volgen
- Stap 5: Facturen aanmaken
- Na de registratie
- Eén registratie per werkmaatschappij
Snelgids
- Klik in de zijbalk op Marktplaats, open de tegel E-Invoicing en klik op Activeren.
- Vul onder Instellingen / Studio / Algemene bedrijfsgegevens de juridische naam, het adres, het btw-nummer, de financiële regio en het e-facturatiesysteem van de werkmaatschappij aan.
- Controleer onder Instellingen / Integraties / Geactiveerde integraties / E-Invoicing de gegevens op de kaart Naleving van facturen en klik op Registratieproces initialiseren.
- Rond de registratie af in het venster dat opent, met een digitaal certificaat of een handgeschreven handtekening.
- Zodra de Registratiestatus Voltooid toont, maak je je factuurruns aan onder Financiën / Facturering / Facturen.
Wat de naleving van facturen omvat
Met de naleving van facturen geeft de software elektronische facturen uit namens je locaties. Daarvoor wordt je werkmaatschappij (de rechtspersoon) geregistreerd bij de e-facturatieprovider Invopop. De registratie maakt deel uit van de integratie E-Invoicing, die alleen beschikbaar is voor locaties in Spanje.
Je kunt pas facturen aanmaken als de registratie is voltooid. Tot die tijd verschijnt een melding onder Financiën / Facturering / Facturen, Instellingen / Facturering / Facturen en Instellingen / Facturering / Factuursjablonen.
De naleving van facturen staat los van de fiscalisering van kassa's. Kassa's hebben een eigen inrichting en registratie, beschreven in Fiskaly Sign Spanje: overzicht en instellen van de kassa. Als je het ene afrondt, is het andere niet automatisch geregeld.
Welk e-facturatiesysteem van toepassing is
Het e-facturatiesysteem hangt af van de financiële regio van de werkmaatschappij. Je stelt het één keer in op de werkmaatschappij en alle toegewezen locaties gebruiken hetzelfde systeem.
| Financiële regio | E-facturatiesysteem |
|---|---|
| Araba, Bizkaia, Gipuzkoa | TicketBAI |
| Andere financiële regio (rest van het Spaanse vasteland en de Balearen) | VERI*FACTU of Sistema SII |
| Canarische Eilanden, Ceuta, Melilla | VERI*FACTU |
| Navarra | Geen e-facturatiesysteem |
Sistema SII kan alleen worden geselecteerd voor Andere financiële regio. Als je het inschakelt, gebruikt de werkmaatschappij Sistema SII in plaats van VERI*FACTU.
Voordat je begint
- Je locaties liggen in Spanje en zijn toegewezen aan een werkmaatschappij.
- Je hebt de juridische naam, het adres en het btw-nummer (NIF) van de werkmaatschappij bij de hand.
- Voor de registratie heb je een geldig digitaal certificaat nodig (bijvoorbeeld van de FNMT), of een handgeschreven handtekening met bedrijfsstempel (sello de empresa) plus een geldig identiteitsbewijs zoals DNI, NIE of paspoort. Zelfstandigen (autónomos) hebben geen bedrijfsstempel nodig.
Stap 1: E-Invoicing activeren
- Klik in de zijbalk op Marktplaats.
- Open de tegel E-Invoicing.
- Klik op Activeren.
Je kunt de integratie ook activeren onder Instellingen / Integraties / Overzicht.
Stap 2: Gegevens van de werkmaatschappij aanvullen
De registratie gebruikt de gegevens van de werkmaatschappij. Vul ze aan voordat je de registratie start.
- Open Instellingen / Studio / Algemene bedrijfsgegevens en selecteer de werkmaatschappij.
- Controleer onder Algemeen de Naam: dit moet de juridische naam zijn. Controleer het adres onder Adresgegevens en het E-mail-adres onder Contactgegevens.
- Vul onder Algemene fiscale informatie het BTW-nummer (NIF) in.
- Selecteer onder Specifieke belastinginformatie per land de Financiële regio-exploitatiemaatschappij. Bij Andere financiële regio kun je ook Sistema Sii voor kassa’s op Sii ingeschakeld zetten als Sistema SII voor jou geldt.
- Selecteer onder E-facturatiesysteem het systeem dat bij de financiële regio past.
De rij Locaties onder Algemeen toont welke locaties bij de werkmaatschappij horen. De toewijzing wijzig je via Toestemming bewerken.
Stap 3: Registratie starten
- Open Instellingen / Integraties / Geactiveerde integraties / E-Invoicing.
- Controleer op de kaart Naleving van facturen de getoonde gegevens: Naam, BTW-nummer, Straat, Huisnummer, Belastingregio en E-mail. Deze gegevens komen uit de werkmaatschappij. Klopt er iets niet, corrigeer het dan daar (stap 2).
- Klik op Registratieproces initialiseren. De software stuurt de gegevens naar Invopop en opent de registratiepagina van Invopop in een nieuw venster.
- Rond daar de registratie af met je digitale certificaat, of met handgeschreven handtekening, bedrijfsstempel en identiteitsbewijs.
Stap 4: Registratiestatus volgen
De Registratiestatus op de kaart toont de huidige stand: Niet gestart, Bewerken, Voltooid of Error.
De status wordt automatisch bijgewerkt. Wil je meteen kijken, klik dan op Registratiestatus vernieuwen.
Is de registratie gestart maar niet afgerond, of is ze mislukt, dan toont de kaart Registratieproces starten. Klik erop om het registratievenster opnieuw te openen.
Stap 5: Facturen aanmaken
Zodra de Registratiestatus Voltooid toont, kun je facturen en factuurruns aanmaken onder Financiën / Facturering / Facturen. De melding op de factuurpagina's verdwijnt.
Na de registratie
Is de werkmaatschappij geregistreerd, dan biedt de kaart Naleving van facturen deze acties:
- Download contract PDF: downloadt het contract van je registratie als pdf.
- Uitloggen: beëindigt de registratie bij de provider, bijvoorbeeld als de locatie sluit of het fiscaal nummer is gewijzigd.
- Integratie deactiveren: deactiveert de integratie E-Invoicing.
Zolang de werkmaatschappij geregistreerd is, kun je haar e-facturatiesysteem niet wijzigen.
Eén registratie per werkmaatschappij
De registratie geldt per rechtspersoon, herkenbaar aan het fiscaal nummer (NIF). Eén registratie dekt alle locaties die aan de werkmaatschappij zijn toegewezen, dus je registreert niet elke locatie apart.
Een tweede registratie met hetzelfde fiscaal nummer is niet mogelijk. De provider weigert die en de Registratiestatus toont Error.
Let op: Dit artikel is met behulp van AI gemaakt en automatisch vertaald zonder redactionele controle. Onze excuses voor eventuele fouten.