Factuurconfiguratie instellen en activeren

In dit artikel leer je hoe je een factuurconfiguratie aanmaakt, bewerkt en activeert en hoe je de gegenereerde facturen exporteert.

Inhoud

• Snelgids
• Algemeen
• Een factuurconfiguratie aanmaken
• Een factuurconfiguratie bewerken
• Een factuurconfiguratie activeren
• Facturen exporteren

Snelgids

1. Ga naar Instellingen / Facturering / Facturen.
2. Klik op Facturen aanmaken, voer een naam in, selecteer het Type facturatie en klik op Opslaan.
3. Pas de instellingen aan in de detailweergave van de configuratie.
4. Open in het overzicht het driepuntenmenu van de configuratie, klik op Facturen activeren, selecteer de Startdatum en klik op Activeren.
5. Om facturen te exporteren, ga je naar Financiën / Accountancy / Exportlijsten, klik je op Export lijst aanmaken en selecteer je Openstaande facturen.

Algemeen

Met een factuurconfiguratie activeer je automatische factuurruns in de software. Facturen worden automatisch gegenereerd en verzonden op basis van je instellingen. Zo hoef je facturen niet handmatig op te stellen en kun je je facturen automatisch aan je leden bezorgen.

Je vindt de factuurconfiguraties onder Instellingen / Facturering / Facturen. Het overzicht toont elke configuratie met haar naam, het type factuurgeneratie en de betaalmethode.

Een factuurconfiguratie aanmaken

Klik rechtsboven op de knop Facturen aanmaken. Het dialoogvenster Facturen aanmaken wordt geopend.

De afbeelding toont de interface in het Engels: overzicht van de factuurconfiguraties.

1. Via Edit sharing settings geef je aan met welke faciliteiten deze configuratie wordt gedeeld. Standaard wordt ze gedeeld met de huidige faciliteit.
2. Voer een duidelijke Naam voor de configuratie in.
3. Selecteer het Type facturatie. Je hebt twee opties:
   • Volledige betaling: er wordt automatisch een factuur gegenereerd zodra een schuldvordering volledig is betaald.
   • Vervaldatum van de vordering: er wordt automatisch een factuur gegenereerd zodra een schuldvordering vervalt.
4. Klik op Opslaan.

Belangrijk: Schuldvorderingen van een lid die in dezelfde factuurrun worden gefactureerd, worden samengevoegd op één factuur. Als bijvoorbeeld drie schuldvorderingen van een lid volledig zijn betaald en in dezelfde run worden gefactureerd, staan ze samen op één factuur.

Na het opslaan wordt de detailweergave van de factuurconfiguratie geopend, waar je de configuratie kunt bewerken.

Een factuurconfiguratie bewerken

Open een configuratie vanuit het overzicht om de detailweergave te zien. Klik via het driepuntenmenu bovenaan op Facturen bewerken om de configuratie zelf te wijzigen. De instellingen zijn gegroepeerd in tegels, elk met een eigen driepuntenmenu.

De afbeelding toont de interface in het Engels: detailweergave van een factuurconfiguratie.

Het driepuntenmenu van de tegel Factuurgeneratie biedt de volgende acties:

• Vertraging bij facturen bewerken: met Vertraging bij het genereren van facturen wordt de factuur pas een ingesteld aantal dagen na de volledige betaling of de vervaldatum van de schuldvordering gegenereerd. Hier bepaal je ook of je Voorbeeldfacturen automatisch afronden.
• Facturering bewerken: selecteer onder Betaalmethoden voor welke betaalmethoden facturen automatisch worden gegenereerd. De betaalmethode verwijst naar de betaalmethode van het lid. Deze actie omvat ook de Extra factureringsopties.
• Facturatie voor verkoop via automaten activeren: verkopen via automaten krijgen meestal een bon van het apparaat zelf, daarom is deze optie standaard gedeactiveerd. Wanneer je haar activeert, bepaalt de datum onder Facturatie van vanaf welke dag facturen worden gegenereerd voor verkopen via apparaten. Voor verkopen vóór die datum worden geen facturen gegenereerd.

Klik via het driepuntenmenu van de tegel Factuurverzending op Factuurverzending bewerken. Met Facturen beschikbaar stellen in self-service kunnen je leden hun facturen als pdf-document downloaden in de self-service van het Member Platform.

Om facturen automatisch naar je leden te sturen, activeer je de meldingsregel Invoice run. De tegel bevat een link ernaartoe. Je kunt ook naar Communicatie / Meldingen / Meldingsregels gaan.

Tip: Door facturen beschikbaar te stellen in de self-service hoef je ze niet per brief te versturen en voorkom je dat een factuur het lid niet bereikt door een ongeldig e-mailadres.

Klik via het driepuntenmenu van de tegel Creditnota voor terugboeking van betaling op Creditnota voor terugboeking van betaling bewerken. Kies onder Automatische kredietnota's of er automatisch een creditnota wordt aangemaakt wanneer een betaling wordt teruggeboekt:

• Gedeactiveerd: er wordt niet automatisch een creditnota aangemaakt.
• Volledige omkering: er wordt alleen automatisch een creditnota aangemaakt wanneer een betaling volledig wordt teruggeboekt.
• Elke omkering: er wordt automatisch een creditnota aangemaakt bij elke terugboeking van een betaling.

Een factuurconfiguratie activeren

Een factuurconfiguratie kan over meerdere faciliteiten worden gedeeld, maar moet worden geactiveerd voor elke faciliteit waarin ze gebruikt moet worden.

1. Ga naar Instellingen / Facturering / Facturen en selecteer de faciliteit waarin de configuratie moet worden geactiveerd.
2. Open het driepuntenmenu aan het einde van de rij van de configuratie en klik op Facturen activeren.
3. Selecteer de Startdatum vanaf wanneer de automatische facturatie begint.
4. Klik op Activeren.

De configuratie wordt alleen geactiveerd voor de op dat moment geselecteerde faciliteit. Er worden facturen aangemaakt voor alle schuldvorderingen met een vervaldatum op of na de geselecteerde datum.

Belangrijk: Als je een datum in het verleden selecteert, worden ook met terugwerkende kracht facturen aangemaakt voor de schuldvorderingen die sinds die datum zijn vervallen.

De afbeelding toont de interface in het Engels: dialoogvenster voor het activeren met de startdatum.

De tegel Activeringsgeschiedenis in de detailweergave van de configuratie toont voor welke faciliteit de configuratie is geactiveerd, de Activeringsdatum en de Begindatum facturatie.

De afbeelding toont de interface in het Engels: tegel met de activeringsgeschiedenis.

Facturen exporteren

Om de facturen te exporteren die door je factuurruns zijn gegenereerd, ga je naar Financiën / Accountancy / Exportlijsten.

1. Klik rechtsboven op de knop Export lijst aanmaken. Het dialoogvenster Export lijst aanmaken wordt geopend.
2. Selecteer onder het type Openstaande facturen. Het dialoogvenster biedt ook Factuurdetails exporteren en Gegroepeerde factuur exporteren.
3. Kies de faciliteiten met de faciliteitenkiezer (standaard Current facility) en stel de Periode in. Optioneel: voer een Beschrijving in (maximaal 100 tekens).
4. Klik op Aanmaken.

Zodra de export in het overzicht verschijnt, start je de download via het driepuntenmenu uiterst rechts in de rij. Selecteer Downloaden als Excel-bestand voor de volledige lijst of Exporteer Lijst als geaccumuleerd excel bestand voor een samenvatting.

Zo heb je alle facturen van je factuurruns op één plek en kun je ze doorsturen naar je boekhouding of je belastingadviseur.

Let op: Dit artikel is met behulp van AI gemaakt en automatisch vertaald zonder redactionele controle. Onze excuses voor eventuele fouten.