In dit artikel leer je wat het Ledenretentie programma doet, hoe de verschillende onderdelen met elkaar verbonden zijn, welke vereisten er gelden en op welke drie manieren een flow aan een lid wordt toegewezen.
Inhoud
- Wat is Ledenretentie?
- Vereisten
- Hoe een flow aan een lid wordt toegewezen
- De regel "één actieve flow per lid"
- Studio-bereik
Wat is Ledenretentie?
Met Ledenretentie kan je team gestructureerde follow-ups voor leden plannen, toewijzen en bijhouden. Bijvoorbeeld een 90-dagen onboardingtraject, een reactiveringsreeks na een churn-signaal, of een tevredenheidsgesprek na elke update van het trainingsschema. Elke follow-up is een flow: een lijst van contactmomenten, elk met een tijdschema ("wanneer") en een doelstelling ("wat te doen"). De doelstelling kan een actie zijn die door een medewerker wordt afgehandeld (een afspraak, een telefoongesprek of een gesprek in de studio), een geautomatiseerd bericht naar het lid, of beide.
Het systeem heeft vier niveaus:
- Configuratie retentieprogramma: er bestaan een of meer configuraties per organisatie. Een configuratie bepaalt welke flows beschikbaar zijn in een studio en hoe ze aan leden worden toegewezen. Elke studio activeert precies één configuratie tegelijk.
- Flow voor retentieprogramma: een herbruikbaar sjabloon dat bestaat uit contactmomenten in een vaste volgorde.
- contactmoment: een enkele fase in een flow, met een eigen tijdschema en doelstelling.
- Doelstelling: wat er moet gebeuren bij dat contactmoment: een Actie, een Bericht, of beide.
Een typische opzet is: bouw de flows eenmalig centraal aan, maak vervolgens een configuratie per studio (of één gedeelde configuratie) die deze flows naar de studio haalt en bepaalt welk lid welke flow krijgt.
Vereisten
Voordat je een flow kunt bouwen of uitvoeren, moet het volgende aanwezig zijn:
- Prijstier: Ledenretentie programma maakt deel uit van het PRO-pakket.
-
Gebruikersrechten
- Om te configureren: Instellingen / Ledenretentie programma (Lezen / Aanmaken / Bijwerken / Verwijderen)
- Om flows aan leden toe te wijzen en ermee te werken: Leden / Ledenretentie programma (Lezen / Aanmaken / Bijwerken / Verwijderen)
- Sjablonen voor Communicatiecentrum: voor elk contactmoment dat een bericht moet versturen, moet het sjabloon Ledenretentie programma aangevinkt hebben bij de plaatsaanduiding categorieën. Sjablonen zonder deze markering verschijnen niet in de berichtkiezer van het contactmoment.
- Afspraakservices: voor contactmomenten waarvan het actietype Afspraak is, moet de bijbehorende service (het boekbare afspraaktype) al bestaan in je planningsinstellingen.
- Werknemers en Werknemerscompetenties: voor contactmomenten waarvan je de actie vooraf wilt toewijzen, moet de werknemer of de werknemerscompetentie bestaan. Je kunt de toewijzing ook leeg laten en het personeel tijdens het gebruik de toegewezen persoon laten kiezen.
- Ledenstatus van de ontvanger: flows worden alleen uitgevoerd voor klanten wiens status Lid is. Een flow kan nog steeds worden toegewezen aan een klant met een andere status (bijvoorbeeld Prospect, typisch voor alleen-aggregator lidmaatschappen zoals een derde partij netwerklid zonder direct contract), maar er worden geen berichten verzonden en geen contactmomenten vooruitgezet totdat de status Lid wordt. De flow pauzeert feitelijk. Dit is de meest voorkomende reden voor "ik heb de flow toegewezen maar er gebeurt niets".
Als een van deze ontbreekt, zijn de relevante velden in de configuratie van het contactmoment leeg of uitgeschakeld. Er verschijnt geen foutmelding, de optie verschijnt gewoon niet.
Hoe een flow aan een lid wordt toegewezen
Een flow wordt niet automatisch uitgevoerd. Een lid moet er eerst aan worden toegewezen. Dit gebeurt op drie manieren, allemaal geconfigureerd in de configuratie die actief is voor de studio.
1. Standaard ondersteuningsflow voor leden. Elk lid krijgt dezelfde flow zodra het eerste contract wordt aangemaakt. Meestal gebruikt voor een algemeen onboardingtraject. Elke configuratie heeft hooguit één Standaard toewijzing nieuwe leden.
2. Automatische toewijzing per tarief. Een flow wordt automatisch toegewezen wanneer een contract wordt aangemaakt op een specifiek tarief. Bijvoorbeeld: "Premium" leden doorlopen een ander onboardingtraject dan "Basis" leden. Je kunt één automatische toewijzing per tarief hebben.
3. Toevoegen flow voor handmatige toewijzing. Een medewerker wijst handmatig een flow toe aan een lid via Leden / Ledenretentie programma / Retentieprogramma toewijzen. Alleen flows die onder Toevoegen flow voor handmatige toewijzing in de actieve configuratie staan, zijn hier te selecteren. Gebruik dit voor trajecten die je per geval wilt starten (reactivering, tevredenheidsgesprekken na een klacht, etc.).
Voor stapsgewijze instructies om flows in de configuratie te plaatsen, zie Configureer Ledenretentie: standaard, automatische en handmatige flow-toewijzing.
De regel "één actieve flow per lid"
Een lid kan slechts één actieve flow tegelijk hebben. Als je een nieuwe flow toewijst aan een lid dat al een actieve flow heeft, wordt de bestaande automatisch geannuleerd. Het is niet mogelijk om twee flows parallel te laten lopen voor hetzelfde lid, en er is geen ingebouwde "wachtrij". Voltooide flows verhuizen gewoon naar de geschiedenis.
Dit is bewust zo ontworpen: Ledenretentie is bedoeld om het huidige traject te zijn waaraan het team met dat lid werkt, niet een lijst van campagnes. Plan je flows hier op aan.
Studio-bereik
Configuraties zijn beperkt tot studio's. Nadat je een configuratie hebt aangemaakt, moet je deze activeren voor de studio's die ermee moeten werken (Configuratie retentieprogramma / contextmenu / Activeren voor huidige studio). Een studio zonder actieve configuratie heeft geen Ledenretentie programma beschikbaar, zelfs als er centraal flows bestaan. Het wisselen van configuraties op een studio laat de huidige toegewezen flows ongemoeid, maar de nieuwe configuratie bepaalt wat vanaf dat moment wordt toegewezen.
Voor het instellen van de configuratie, zie Configureer Ledenretentie: standaard, automatische en handmatige flow-toewijzing. Om de flows zelf te bouwen, zie Maak en configureer Ledenretentie flows. Voor dagelijks werk met toegewezen flows, zie Werk met toegewezen Ledenretentie flows.
Let op: Dit artikel is met behulp van AI vertaald. Onze excuses voor eventuele fouten.