In dit artikel leer je hoe je een configuratie voor het retentieprogramma aanmaakt, flows koppelt aan de standaard, automatische en handmatige toewijzingsslots, en de configuratie activeert voor een studio.
Inhoud
- Wanneer je een configuratie nodig hebt
- De configuratie aanmaken
- Standaard toewijzing nieuwe leden
- Automatische toewijzing per tarief
- Handmatige flow-toewijzing
- Automatisch contactmomenten voltooien
- De configuratie activeren voor een studio
Wanneer je een configuratie nodig hebt
Een flow op zichzelf doet niets. Totdat je deze in een configuratie plaatst en die configuratie activeert voor een studio, wordt er nooit een lid toegewezen. De meeste organisaties hebben hooguit één configuratie nodig. Je hebt alleen meerdere configuraties nodig als verschillende studio's verschillende standaard trajecten of andere logica per tarief moeten uitvoeren.
Voor het conceptuele model, zie Ledenretentie programma: Overzicht, voorwaarden en hoe flows worden toegewezen. Om de flows te bouwen waarnaar deze configuratie verwijst, zie Processen retentieprogramma aanmaken en configureren.
De configuratie aanmaken
- Ga naar Instellingen / Ledenretentie programma / Configuratie.
- Klik op Maak een ledenretentie programma aan in de werkbalk.
- Geef het een naam (bijvoorbeeld "Standaard onboarding 2026") en sla op.
De configuratie wordt aangemaakt in een inactieve status. Totdat deze is geactiveerd voor minimaal één studio, heeft het geen effect.
De detailpagina heeft vier kaarten. Drie bepalen hoe flows aan leden worden toegewezen; de vierde is een gedragsinstelling.
Standaard toewijzing nieuwe leden
De standaard flow start voor elk nieuw lid zodra hun eerste contract is aangemaakt. Tenzij een automatische flow-toewijzing deze overschrijft voor het tarief van dat lid (zie hieronder).
In de kaart Standaard toewijzing nieuwe leden klik je op opdracht toevoegen en kies je een van je bestaande flows. Elke configuratie kan maximaal één standaard flow bevatten. Om deze te wijzigen, vervang je de bestaande entry.
Gebruik de standaard flow voor het traject dat van toepassing moet zijn op iedereen die lid wordt, ongeacht tarief of kanaal. Meestal een algemene onboarding-reeks.
Automatische toewijzing per tarief
Gebruik dit wanneer het traject afhankelijk moet zijn van het contracttarief. Voorbeeld: leden met een "Premium" tarief krijgen een intensieve onboarding met persoonlijke gesprekken; leden met "Basis" krijgen een lichter traject met alleen berichten.
In de kaart Automatische toewijzing per tarief klik je op opdracht toevoegen en kies je een tarief samen met een flow. Je kunt één entry per tarief hebben. Wanneer een contract wordt aangemaakt op dat tarief, wordt de overeenkomende flow aan het lid toegewezen in plaats van de standaard flow.
Een paar regels om in gedachten te houden:
- Elk tarief kan gekoppeld zijn aan maximaal één flow per configuratie.
- Als een tarief geen automatische toewijzing heeft, valt het lid terug op de standaard flow.
- Het later wijzigen van de automatische toewijzing wijst bestaande leden niet met terugwerkende kracht opnieuw toe. Het heeft alleen effect op contracten die vanaf dat moment worden aangemaakt.
Handmatige flow-toewijzing
Sommige trajecten moeten nooit automatisch starten. Heractivatiecampagnes, tevredenheidsgesprekken na een klacht, ad-hoc retentie-acties. Zet deze flows onder Toevoegen flow voor handmatige toewijzing in de configuratie. Alleen flows die hier worden vermeld, verschijnen in de keuzelijst wanneer medewerkers Retentieprogramma toewijzen gebruiken onder Leden / Ledenretentie programma (zie Werken met toegewezen retentieflows voor leden).
In de kaart Toevoegen flow voor handmatige toewijzing klik je op opdracht toevoegen en kies je een flow. Herhaal dit voor elke flow die je handmatig beschikbaar wilt maken. De volgorde heeft geen functioneel effect. Medewerkers zien de lijst gefilterd op relevantie, niet op configuratievolgorde.
Een flow kan in dezelfde configuratie zowel onder Handmatig als Automatisch staan. Dat is opzettelijk: hetzelfde retentietraject kan automatisch lopen voor één tarief en handmatig worden gestart voor leden op andere tarieven.
Automatisch contactmomenten voltooien
De kaart Automatisch contactmomenten voltooien heeft één instelling met twee waarden: Contactmoment automatisch voltooien of Contactmoment moet handmatig worden ingevuld.
- Contactmoment automatisch voltooien: wanneer de enige doelstelling van een contactmoment een bericht is, wordt het contactmoment automatisch als voltooid gemarkeerd zodra het bericht is verzonden. Gebruik dit voor trajecten met weinig persoonlijk contact waarbij medewerkers niets hoeven te bevestigen.
- Contactmoment moet handmatig worden ingevuld: zelfs nadat het bericht is verzonden, blijft het contactmoment open totdat een medewerker het als voltooid markeert. Gebruik dit wanneer je wilt dat het bericht een aanleiding is voor een medewerkeractie in plaats van een zelfstandige stap.
Deze instelling geldt voor de hele configuratie, niet voor individuele flows of contactmomenten. Plan dit eenmalig per configuratie op basis van of jouw team de voorkeur geeft aan zelfstandig lopende trajecten of een expliciete "afvink"-stap wil behouden.
Contactmomenten met een actie (afspraak, telefoongesprek, gesprek) vereisen altijd dat een medewerker ze als voltooid markeert. Automatisch contactmomenten voltooien heeft alleen effect op contactmomenten met alleen een bericht.
De configuratie activeren voor een studio
Een configuratie heeft alleen effect zodra deze is geactiveerd voor een studio.
- Zoek in het Configuratie-overzicht de rij voor de configuratie.
- Open het contextmenu van de rij en klik op Activeren voor huidige studio.
- Bevestig in het modaal door op Activeren te klikken. De statuskolom verandert naar Actief.
Een studio heeft maximaal één actieve configuratie voor het retentieprogramma tegelijk. Het activeren van een andere vervangt de actieve voor die studio. Herhaal de activeringsstap voor elke studio die deze configuratie moet uitvoeren.
Het wisselen van de actieve configuratie op een studio raakt flows die leden al doorlopen niet aan. Die gaan door tot voltooiing onder de regels waarmee ze zijn gestart. De wijziging heeft alleen effect op nieuwe toewijzingen vanaf dat moment (nieuwe contracten die automatische of standaard toewijzing activeren, en nieuwe handmatige toewijzingen). Het is veilig om configuraties te wisselen zonder lopende onboarding te verstoren.