En este artículo aprenderás en qué se diferencian el archivado y la anonimización, cómo recuperar a un socio o cliente potencial archivado con la acción Restaurar miembro, qué dos permisos intervienen y por qué la configuración de archivo solo te muestra las ubicaciones para las que tienes una lista blanca, qué es lo que una restauración no puede recuperar, cómo mantener a un socio fuera del archivado automático, y qué datos se pierden de forma permanente en cuanto se anonimiza un registro.
Contenido
- El archivado y la anonimización son dos pasos distintos
- Recuperar socios y clientes potenciales archivados
- Si has archivado un registro por error
- Protección de datos y anonimización
- Los clientes potenciales y su propia configuración de archivo
- Condiciones que impiden el archivado
- Artículos relacionados
Guía rápida
- El archivado y la anonimización son dos pasos distintos. El archivado se puede deshacer, la anonimización no.
- Los registros archivados conservan sus datos personales y siguen siendo visibles en Socios / Archivado.
- Para recuperar un registro, abre Socios / Archivado, abre el menú contextual de la fila y selecciona Restaurar miembro.
- Para la restauración necesitas el permiso de rol Gestionar los miembros archivados. Cambiar las reglas del archivado automático es un permiso distinto, Gestionar el archivo automático y la anonimización.
- Solo la anonimización elimina los datos personales de forma irreversible. Se ejecuta mediante la acción independiente Miembro anónimo o, si está configurada, automáticamente algún tiempo después del archivado.
- El archivado puede eliminar datos por sí mismo. Cuatro ajustes independientes, Borrar datos de dirección, Borrar datos de contacto, Eliminar documentos y Eliminar foto, deciden qué desaparece. Lo que estuviera activado en el momento del archivado se pierde, y una restauración no lo recupera.
- Un socio cuyo código de socio esté incluido en Excluir los siguientes códigos de socio del archivado automático queda excluido del archivado automático.
El archivado y la anonimización son dos pasos distintos
El archivado y la anonimización son dos operaciones distintas. Tienen sus propios permisos, sus propios ajustes y consecuencias muy diferentes. Solo la anonimización es definitiva.
El archivado retira a un socio o cliente potencial de tus vistas del día a día. El registro desaparece de la lista de socios y de los resultados de búsqueda, y pasa a la lista de socios archivados. Los datos personales del registro se conservan a menos que hayas configurado eliminaciones para el paso de archivado.
La anonimización sobrescribe los datos personales de un registro archivado. A partir de ese momento, el registro ya no identifica a ninguna persona y no se puede restaurar.
| Archivado | Anonimización | |
|---|---|---|
| Efecto sobre el registro | Se elimina de todas las vistas y búsquedas, y aparece en Socios / Archivado | Los datos personales se sobrescriben, el registro se elimina de todas las vistas y búsquedas |
| Datos personales | Se conservan, salvo los elementos que los cuatro ajustes de eliminación retiran en el momento del archivado | Se eliminan de forma permanente |
| ¿Se puede deshacer? | Sí, con la acción Restaurar miembro | No, el proceso no se puede deshacer |
| Cómo se activa | Manualmente, o mediante la configuración del archivado automático | Mediante la acción Miembro anónimo, o mediante la anonimización automática si está configurada |
| Permiso para la acción manual | La restauración de un registro necesita Gestionar los miembros archivados | Anonimización de un solo miembro o Anonimización masiva de miembros |
| Permiso para configurar la ejecución automática | Gestionar el archivo automático y la anonimización, además de una lista blanca para la ubicación | Gestionar el archivo automático y la anonimización, además de una lista blanca para la ubicación |
El software plantea la misma distinción cuando activas el archivado automático: los registros archivados se pueden consultar y restaurar con el permiso adecuado, mientras que la anonimización automática elimina de forma irreversible todos los datos personales y no se puede deshacer.
Cuatro ajustes independientes deciden qué elimina el archivado
El archivado puede seguir eliminando datos concretos según cómo esté configurado, y es aquí donde una restauración llega a su límite. La eliminación en el momento del archivado no es un único interruptor. En la configuración de archivo, en Ajustes / Gimnasio / Protección de datos, en la pestaña Archivo y anonimización, hay un bloque con el encabezado Elimine esta información de los miembros de forma irrecuperable al archivar: con exactamente cuatro casillas, y cada una se activa por separado. En el orden en que aparecen en pantalla:
- Borrar datos de dirección elimina los datos de dirección del registro.
- Borrar datos de contacto elimina los datos de contacto del registro.
- Eliminar documentos elimina los documentos almacenados en el registro.
- Eliminar foto elimina la foto almacenada en el registro.
Estos cuatro conforman la lista completa. No existe un único ajuste que los englobe a todos, ni ningún otro ajuste de eliminación además de estos. Como cada uno funciona de forma independiente, es posible cualquier combinación. Un gimnasio puede perder los datos de contacto de sus registros archivados y conservar sus documentos, o conservar los datos de contacto y perder las fotos.
Por eso, lo que una restauración no puede recuperar depende de cuáles de los cuatro ajustes estaban activos en el momento en que se archivó el registro, no de cómo esté la configuración hoy. Los datos que un ajuste eliminó entonces siguen perdidos aunque ese ajuste se haya desactivado después. Los datos que se conservaron entonces siguen presentes aunque el ajuste se haya activado después.
Cuáles de los cuatro están activados se decide por configuración, así que varía de un gimnasio a otro y no hay un estado que puedas dar por hecho. Antes de prometerle a un socio que una restauración le devuelve todo, abre Ajustes / Gimnasio / Protección de datos, cambia a la pestaña Archivo y anonimización y consulta las cuatro casillas de tu propia configuración.
Recuperar socios y clientes potenciales archivados
Los socios y clientes potenciales archivados no se eliminan. Puedes restaurarlos individualmente en cualquier momento, mientras no hayan sido anonimizados todavía. La propia lista de socios archivados lo indica en la página.
Requisitos previos
En torno al archivado aparecen dos permisos de rol, y cada uno cumple una función distinta. Uno te permite restaurar un registro, el otro te permite cambiar las reglas del archivado automático. Ninguno de los dos incluye al otro.
| Permiso de rol | Qué te permite hacer |
|---|---|
| Gestionar los miembros archivados | Buscar y consultar socios archivados, y restaurar registros individuales. Este es el permiso para la acción de restauración. Sin él, ni siquiera verás la lista de socios archivados. |
| Gestionar el archivo automático y la anonimización | Consultar y cambiar la configuración del archivado automático y de la anonimización automática, es decir, los periodos, los cuatro ajustes de eliminación y la lista de códigos de socio excluidos. No te permite restaurar un registro. |
Pide a la administración de tu gimnasio que te asigne el que te falte. Si no ves la lista de socios archivados ni la acción de restauración, el permiso que necesitas es Gestionar los miembros archivados, no el permiso de configuración.
Además, la configuración de archivo depende de una lista blanca por ubicación. Solo ves y editas las configuraciones de las ubicaciones para las que tienes lista blanca, y esto se aplica tanto a leer una configuración como a crearla, modificarla o eliminarla. En una organización con varias ubicaciones esto tiene una consecuencia práctica: una persona con permisos de administración puede no llegar a saber por qué se archivó a un socio, porque la configuración que rige a ese socio pertenece a una ubicación para la que no tiene lista blanca. En ese caso, pide ayuda a alguien de tu equipo que sí tenga lista blanca para esa ubicación, o solicita que se amplíe la tuya.
Así se restaura un registro:
- Ve a Socios / Archivado. Verás una vista general de todos los socios archivados.
- Busca el registro que quieres recuperar.
- Abre el menú contextual de la fila y selecciona Restaurar miembro.
- Confirma la pregunta sobre si realmente quieres restaurar al socio.
- En el cuadro de diálogo también puedes decidir si quieres Asignar códigos de afiliado y si quieres Excluir del archivado automático. Si activas la exclusión, el archivado automático omitirá el registro a partir de ese momento, mientras que el archivado manual sigue siendo posible en cualquier momento.
Resultado: el registro vuelve a estar activo y aparece en la lista de socios y en los resultados de búsqueda como antes. Todo lo que se eliminó en el momento del archivado a causa de los cuatro ajustes de eliminación no se recupera y hay que volver a introducirlo. Qué elementos son esos depende de cuáles de los cuatro ajustes estaban activos cuando se archivó este registro.
[Captura de pantalla: lista de Socios / Archivado con el menú contextual de la fila abierto mostrando "Restaurar miembro"]
Si has archivado un registro por error
Un archivado por error no es una pérdida de datos. Haz lo siguiente:
- Ve a Socios / Archivado y restaura el registro con Restaurar miembro, como se describe más arriba.
- No uses Miembro anónimo en ese registro y no lo incluyas en una anonimización masiva. Ese es el paso que no se puede revertir.
- Si la anonimización automática está activa en tu configuración, restaura el registro cuanto antes. La anonimización automática solo afecta a los registros que llevan archivados un tiempo, así que existe un margen, pero no deberías confiar en él.
- Comprueba cuáles de los cuatro ajustes de eliminación estaban activos cuando se archivó el registro, y vuelve a introducir los datos de dirección, los datos de contacto, los documentos o la foto donde falten.
- Si el archivado automático sigue afectando al registro, exclúyelo, ya sea mediante la opción del cuadro de diálogo de restauración o mediante los códigos de socio que excluye la configuración de archivo.
Si el registro ya se ha anonimizado, no se puede recuperar. En ese caso tendrás que crear de nuevo al socio o cliente potencial desde cero.
Protección de datos y anonimización
La anonimización elimina todos los datos personales de un registro archivado y no se puede deshacer. El registro permanece en el sistema sin datos personales, de modo que ya no se puede vincular a una persona concreta.
Hay tres formas de que un registro se anonimice:
- Miembro anónimo como acción individual en una fila de la lista de socios archivados. Permiso: Anonimización de un solo miembro. Debes escribir la palabra de confirmación en el cuadro de diálogo antes de que se ejecute.
- Anonimizar a los miembros como acción masiva en la lista de socios archivados, para las ubicaciones y el periodo mínimo de archivado que selecciones. Permiso: Anonimización masiva de miembros.
- Anonimización automática de los registros archivados, si en tu configuración de archivo está activado el interruptor Anonimizar automáticamente a los afiliados (el texto de esta etiqueta no lo dice, pero el interruptor también determina la anonimización de los clientes potenciales). Es un interruptor independiente del archivado automático, con su propio periodo, y puede estar completamente desactivado. Activarlo o desactivarlo y cambiar su periodo necesita el permiso Gestionar el archivo automático y la anonimización y una lista blanca para la ubicación, no uno de los dos permisos de anonimización anteriores.
La anonimización automática nunca se ejecuta inmediatamente después del archivado. Un registro puede ser objeto de ella como muy pronto 93 días después de haberse archivado, y a partir de ahí se aplica el periodo configurado en tus propios ajustes. Hasta que un registro se anonimiza realmente, Restaurar miembro sigue funcionando. Fecha de referencia: 17/08/2026.
La anonimización automática permanece desactivada hasta que alguien la activa
En la configuración de archivo, en Ajustes / Gimnasio / Protección de datos, en la pestaña Archivo y anonimización, la anonimización automática se compone de dos elementos que van juntos:
- el interruptor Anonimizar automáticamente a los afiliados, que activa y desactiva la ejecución automática (aunque la etiqueta no lo diga, también determina la anonimización de los clientes potenciales), y
- el campo del periodo, justo debajo. Su etiqueta dice Periodo que va desde el archivo de un miembro hasta su anonimización automática: Ahí introduces un número y eliges la unidad en el desplegable contiguo, que ofrece Día(s), Semana(s), Mes(es) y Año(s).
El campo del periodo permanece desactivado mientras el interruptor esté apagado, y no trae ningún valor predefinido. Por lo tanto, no existe un tiempo de espera por defecto en el que puedas confiar. La anonimización automática solo se ejecuta con un periodo que alguien haya introducido en tu configuración, así que consulta ambos elementos ahí cuando necesites saber si está activa para tu gimnasio y al cabo de cuánto tiempo surte efecto.
Los clientes potenciales y su propia configuración de archivo
Los clientes potenciales se archivan y se restauran exactamente igual que los socios, a través de la misma lista de socios archivados y la misma acción Restaurar miembro.
Sin embargo, su archivado automático se configura por separado. En la configuración de archivo, los clientes potenciales tienen su propia área, Archivo de clientes potenciales, con su propio periodo, denominado Archivo automático de clientes potenciales tras. Ese periodo se cuenta desde la fecha de creación del cliente potencial, no desde una fecha de fin de contrato, y puede estar activo o inactivo con independencia del archivado de antiguos socios.
Los clientes potenciales no se archivan automáticamente mientras tengan citas pendientes, tareas activas, check-ins recientes o servicios y pases sin usar.
Condiciones que impiden el archivado
Los contratos activos y las cuentas por cobrar pendientes son los motivos más conocidos por los que un registro no se puede archivar, pero no son los únicos. El software comprueba una lista más larga antes de archivar a un socio. El archivado también se bloquea, entre otros motivos, por:
- tareas del gimnasio pendientes para el socio
- un check-in activo
- citas futuras
- un nivel de reclamación activo o una cesión a gestión de recobro
- que el socio siga registrado como pagador de otra persona
- vínculos como representante legal
- bloqueos de acceso
- bonos o contingentes abiertos
Para el archivado automático, el periodo de los antiguos socios empieza después de la fecha de fin del último contrato. La lista completa de los criterios de exclusión está documentada en el artículo sobre el archivado automático enlazado más abajo.
Mantener a un socio fuera del archivado automático
Esas condiciones las comprueba el software. Más allá de ellas, tienes dos formas de proteger un registro tú mismo:
- Por registro. Activa la opción Excluir del archivado automático en el cuadro de diálogo de restauración, como se describe más arriba. El archivado automático omitirá entonces el registro, mientras que el archivado manual sigue siendo posible en cualquier momento.
- Por código de socio. La configuración de archivo contiene el campo Excluir los siguientes códigos de socio del archivado automático. Es una selección múltiple, y las opciones que ofrece son los códigos de socio configurados en tu propio gimnasio. Todo socio que tenga uno de los códigos de socio ahí indicados queda excluido del archivado automático, lo que te permite proteger a todo un grupo de socios de una vez en lugar de un registro cada vez. Cambiar esa lista necesita el permiso Gestionar el archivo automático y la anonimización y una lista blanca para la ubicación.
Encuentras ese campo en la configuración, en Ajustes / Gimnasio / Protección de datos, en la pestaña Archivo y anonimización, debajo de los dos campos de periodo Archivo automático de antiguos miembros tras y Archivo automático de clientes potenciales tras, y encima del bloque de ajustes de eliminación.
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