En este artículo aprenderás cómo funciona el archivado y la anonimización automáticos: desde la lógica de los períodos de retención y la primera ejecución automática hasta las reglas de eliminación de datos.
Contenido
- ¿Qué períodos de retención debo configurar?
- ¿Cómo se relacionan los períodos de archivado y anonimización?
- ¿Cómo funciona la primera ejecución automática?
- ¿Qué datos se eliminan y cuáles se conservan?
Fast lane
- Navega a Configuración / Gimnasio / Protección de datos / Archivado y anonimización
- Abre una configuración existente o crea una nueva
- Introduce los períodos de retención deseados para el archivado y la anonimización
- Activa la configuración para tu gimnasio
Prerrequisitos
La función de archivado y anonimización automáticos está disponible para los clientes de los planes Pro, Ultimate y Enterprise.
¿Qué períodos de retención debo configurar?
No existe una recomendación universal. El software no establece qué períodos de retención debes elegir para el archivado y la anonimización; esa responsabilidad recae en ti como operador del gimnasio. Tu decisión debe basarse en dos marcos legales fundamentales:
- RGPD (Reglamento General de Protección de Datos): Establece el principio de minimización de datos. Los datos personales solo deben conservarse durante el tiempo necesario para el fin para el que fueron recabados.
- Legislación fiscal: Determinados datos contables deben cumplir los períodos de conservación establecidos por la ley. Estos plazos pueden variar según el país.
Te recomendamos determinar los períodos de retención adecuados en consulta con tu asesor legal o fiscal. El software te apoya en la implementación técnica; la responsabilidad legal corresponde al gimnasio.
¿Cómo se relacionan los períodos de archivado y anonimización?
Los dos períodos se complementan entre sí y transcurren de forma secuencial:
- Período de archivado: El período comienza con la fecha de finalización del último contrato del exsocio. Una vez transcurrido este período y cumplidos todos los requisitos técnicos, el socio es archivado.
- Período de anonimización: El período de anonimización comienza únicamente después de la fecha de archivado, no después de la fecha de fin del contrato. Esto significa que el tiempo total hasta la anonimización completa es la suma de ambos períodos.
Ejemplo: Si configuras un período de archivado de 6 meses y un período de anonimización de 10 años, un exsocio será archivado como mínimo 6 meses después de que finalice su contrato y no será anonimizado hasta 10 años después del archivado.
Importante: La anonimización es permanente y no puede deshacerse. Los socios archivados pueden restaurarse hasta el momento de la anonimización; después ya no es posible.
¿Cómo funciona la primera ejecución automática?
En cuanto activas una configuración, el software inicia automáticamente una comprobación diaria. Se tienen en cuenta todos los exsocios cuya última fecha de fin de contrato supera el período de archivado configurado, independientemente de si se fueron recientemente o hace mucho tiempo.
No es necesario realizar operaciones masivas adicionales para procesar retroactivamente a los exsocios existentes. La primera ejecución tras la activación incluye automáticamente todos los registros que cumplen los requisitos, incluidos los socios importados o migrados. El único factor determinante es la fecha de fin del último contrato.
Nota: Si tu gimnasio tiene un gran número de exsocios que ya han superado el período de archivado, la primera ejecución puede procesar una cantidad mayor de registros a la vez. Esto es un comportamiento previsto por el sistema y no requiere ninguna intervención manual.
Antes del archivado, el sistema comprueba automáticamente si se cumplen todos los requisitos. Un socio no será archivado si, por ejemplo, existen contratos activos, cuentas a cobrar pendientes, procesos de reclamación en curso o tareas pendientes del gimnasio. Solo se procesan los registros en los que ninguna de estas condiciones se aplica.
¿Qué datos se eliminan y cuáles se conservan?
Las reglas de eliminación varían según la fase del proceso:
Durante el archivado:
- Los datos de App Connect se eliminan siempre de forma irrevocable, independientemente de tu configuración. Esto no puede evitarse.
- Las fotos, los documentos, los datos de contacto y los datos de dirección pueden eliminarse de forma opcional. Para ello, en la configuración hay cuatro interruptores independientes. Si no los activas, los datos se conservan hasta la anonimización.
- Todos los demás datos, como los datos del contrato, el historial de reservas y las estadísticas de check-in, se conservan durante el archivado.
Durante la anonimización:
- Todos los datos personales restantes se eliminan de forma permanente e irrevocable.
- Los metadatos como los datos de análisis y estadísticas se conservan, p
Aviso: Este artículo se ha traducido con ayuda de inteligencia artificial. Disculpa los posibles errores.