En este artículo, aprenderá cómo configurar, activar y gestionar el archivado y la anonimización automática de datos de miembros.
Contenido
- Resumen e importancia
- Archivado
- Anonimización
- Verificaciones antes del archivado
- Configuración y activación de ajustes
- Activación para un estudio
- Gestión de miembros archivados
- Beneficios para la protección de datos y la eficiencia
- Preguntas frecuentes
Vía rápida
- Navegue a Ajustes / Estudio / Política de privacidad
- Cree una configuración nueva o seleccione una existente
- Configure el nombre, las opciones de eliminación y los plazos para el archivado y la anonimización
- Active la configuración para su estudio
Resumen e importancia
El archivado y la anonimización automáticos le ayudan a gestionar los datos de miembros y prospectos inactivos cumpliendo con el RGPD y reduciendo el esfuerzo manual. Usted configura los plazos y las reglas de eliminación una vez; el software se encarga del resto automáticamente en segundo plano.
Archivado
Durante el archivado, los registros de clientes seleccionados se eliminan de todas las vistas activas y funciones de búsqueda. Los datos no se eliminan, sino que se almacenan de forma segura. Es importante saber:
- Los datos de App-Connect siempre se pierden de forma irreversible durante el archivado.
- Las fotos, documentos, datos de contacto y dirección pueden eliminarse permanentemente de forma opcional durante el archivado.
- Los miembros archivados pueden visualizarse y restaurarse con el permiso adecuado.
Anonimización
La anonimización es el siguiente paso después del archivado. El periodo de anonimización comienza solo desde la fecha de archivado, no desde la fecha de finalización del contrato. Aquí, todos los datos personales restantes del miembro se eliminan permanentemente. Los registros anonimizados:
- se eliminan permanentemente de todas las vistas y funciones de búsqueda,
- no pueden restaurarse,
- ya no contienen ninguna referencia a la persona original.
Verificaciones antes del archivado
Antes de que un miembro sea archivado, el software realiza verificaciones automáticas. Un miembro queda excluido del archivado si, por ejemplo:
- existen contratos activos,
- el saldo de la cuenta no está saldado,
- existen créditos o cuotas pendientes,
- hay reservas futuras pendientes,
- se está ejecutando un proceso de reclamación activo,
- existe un check-in activo,
- hay tareas abiertas en el estudio,
- el miembro está registrado como pagador de otros clientes,
- el miembro está registrado como representante legal de otros clientes.
Estas verificaciones garantizan que solo se archiven registros sin relaciones comerciales activas ni transacciones abiertas.
Configuración y activación de ajustes
- Navegue a Ajustes / Estudio / Política de privacidad
- Cree una configuración nueva o seleccione una existente
- Configure los ajustes para el archivado y la anonimización:
- Asigne un nombre único a la configuración
- Especifique qué datos deben eliminarse opcionalmente
- Determine los plazos para el archivado y la anonimización
Importante:
- La eliminación de datos de App-Connect durante el archivado es irreversible.
- Las configuraciones pueden compartirse y activarse para varios estudios.
- Solo una configuración puede estar activa por estudio a la vez.
Activación para un estudio
- Abra la vista general de configuraciones
- Haga clic derecho en el menú contextual de la configuración deseada
- Seleccione Gestionar activación
- Active la configuración para el estudio deseado
Gestión de miembros archivados
Puede acceder a los miembros archivados en Miembros / Miembros archivados. En esta vista, puede:
- ver todos los miembros archivados,
- buscar miembros específicos,
- restaurar miembros individuales si es necesario (requiere permiso adecuado).
Para reactivar un miembro, seleccione la opción Restaurar miembro en el menú contextual de la entrada respectiva
Beneficios para la protección de datos y la eficiencia
El archivado y la anonimización automáticos le apoyan en:
- Minimización de datos: Los datos inactivos se eliminan sistemáticamente del sistema activo.
- Derecho al olvido: Los datos personales se anonimizan automática y permanentemente.
- Transparencia: Procesos claros para el almacenamiento y la eliminación de datos.
- Seguridad de los datos: Los datos archivados se almacenan de forma segura, pero no son accesibles en el sistema activo.
- Eficiencia: Reducción del esfuerzo manual en la gestión de datos conforme al RGPD.
- Flexibilidad: Son posibles diferentes configuraciones para varios estudios.
Preguntas frecuentes
Respuestas detalladas a preguntas frecuentes sobre el archivado automático — por ejemplo, qué plazos son sensatos, cómo es la primera ejecución automática y qué datos se eliminan específicamente — se encuentran en el artículo Archivado y anonimización automáticos – Preguntas frecuentes.