En este artículo aprenderás a configurar, activar y gestionar el archivado y la anonimización automáticos de los datos de los socios.
Contenido
- Visión general e importancia
- Archivado
- Anonimización
- Comprobaciones antes del archivado
- Configuración y activación de los ajustes
- Activación para un gimnasio
- Gestión de socios archivados
- Ventajas para la protección de datos y la eficiencia
- Preguntas frecuentes
Fast lane
- Navega a Ajustes / Gimnasio / Protección de datos
- Crea una nueva configuración o selecciona una existente
- Configura el nombre, las opciones de eliminación y los plazos para el archivado y la anonimización
- Activa la configuración para tu gimnasio
Visión general e importancia
El archivado y la anonimización automáticos te ayudan a gestionar los datos de socios e interesados inactivos de forma conforme con el RGPD y a reducir el esfuerzo manual. Configuras los plazos y las reglas de eliminación una sola vez y el software se encarga del resto de forma automática en segundo plano.
Archivado
Durante el archivado, los registros de clientes seleccionados se eliminan de todas las vistas generales y funciones de búsqueda activas. Los datos no se eliminan, sino que se almacenan de forma segura. Es importante saber lo siguiente:
- Las fotos, los documentos y los datos de contacto y de dirección pueden eliminarse de forma permanente y opcional durante el archivado.
- Los socios archivados pueden consultarse y restaurarse con el permiso correspondiente.
Anonimización
La anonimización es el siguiente paso tras el archivado. El plazo de anonimización comienza únicamente a partir de la fecha de archivado, no de la fecha de finalización del contrato. En este paso se eliminan de forma permanente todos los datos personales restantes del socio. Los registros anonimizados:
- se eliminan de forma permanente de todas las vistas generales y funciones de búsqueda,
- no pueden restaurarse,
- ya no contienen ninguna referencia a la persona original.
Comprobaciones antes del archivado
Antes de que un socio se archive, el software realiza comprobaciones de forma automática. Un socio queda excluido del archivado si, por ejemplo:
- existen contratos activos,
- el saldo de la cuenta no está saldado,
- existen saldos a favor o contingentes abiertos,
- hay reservas futuras pendientes,
- hay un proceso de reclamación activo en curso,
- existe un check-in activo,
- hay tareas de gimnasio abiertas,
- el socio está registrado como pagador de otros clientes,
- el socio está registrado como representante legal de otros clientes.
- las deudas pendientes ya se han transferido al cobro de deudas,
- existe un bloqueo de entrada o de acceso activo para el socio.
Estas comprobaciones garantizan que solo se archiven los registros sin relaciones comerciales activas ni operaciones abiertas.
Configuración y activación de los ajustes
- Navega a Ajustes / Gimnasio / Protección de datos
- Crea una nueva configuración o selecciona una existente
- Configura los ajustes para el archivado y la anonimización:
- Asigna un nombre único a la configuración
- Indica qué datos deben eliminarse de forma opcional
- Determina los plazos para el archivado y la anonimización
Importante:
- Las configuraciones pueden compartirse y activarse para varios gimnasios.
- Solo puede haber una configuración activa por gimnasio a la vez.
Activación para un gimnasio
- Abre la vista general de las configuraciones
- Abre con el botón derecho el menú contextual de la configuración deseada
- Selecciona Gestionar la activación
- Activa la configuración para el gimnasio deseado
Gestión de socios archivados
Accedes a los socios archivados en Socios / Miembros archivados. En esta vista general puedes:
- consultar todos los socios archivados,
- buscar socios concretos,
- restaurar socios de forma individual si es necesario (requiere el permiso correspondiente).
Para reactivar un socio, selecciona la opción Restaurar miembro en el menú contextual de la entrada correspondiente
Ventajas para la protección de datos y la eficiencia
El archivado y la anonimización automáticos te ayudan en lo siguiente:
- Minimización de datos: los datos inactivos se eliminan de forma sistemática del sistema activo.
- Derecho al olvido: los datos personales se anonimizan de forma automática y permanente.
- Transparencia: procesos claros para el almacenamiento y la eliminación de datos.
- Seguridad de los datos: los datos archivados se almacenan de forma segura, pero no son accesibles en el sistema activo.
- Eficiencia: menor esfuerzo manual en la gestión de datos conforme con el RGPD.
- Flexibilidad: es posible tener configuraciones diferentes para distintos gimnasios.
Preguntas frecuentes
Encontrarás respuestas detalladas a las preguntas frecuentes sobre el archivado automático, por ejemplo qué plazos son adecuados, cómo se desarrolla la primera ejecución automática y qué datos se eliminan en concreto, en las preguntas frecuentes sobre el archivado y la anonimización automáticos.
Aviso: Este artículo se ha creado con ayuda de inteligencia artificial y traducido automáticamente sin revisión editorial. Disculpa los posibles errores.