Configurar y activar la configuración de facturas

En este artículo aprenderás a crear, editar y activar una configuración de facturas y a exportar las facturas generadas.

Contenido

• Guía rápida
• General
• Crear una configuración de facturas
• Editar una configuración de facturas
• Activar una configuración de facturas
• Exportar facturas

Guía rápida

1. Ve a Ajustes / Facturación / Facturas.
2. Haz clic en Crear Facturas, introduce un nombre, selecciona el Tipo de generación de la factura y haz clic en Guardar.
3. Ajusta la configuración en la vista de detalle de la configuración.
4. En la vista general, abre el menú de tres puntos de la configuración, haz clic en Activar Facturas, selecciona la Fecha de inicio y haz clic en Activar.
5. Para exportar facturas, ve a Finanzas / Asesor fiscal / Listas de exportación, haz clic en Crear Lista de exportación y selecciona Lista de facturas.

General

Con una configuración de facturas, activas las ejecuciones automáticas de facturas en el software. Las facturas se generan y se envían automáticamente según tu configuración. Así te ahorras el trabajo de crear facturas manualmente y puedes entregar tus facturas a tus socios de forma automática.

Encontrarás las configuraciones de facturas en Ajustes / Facturación / Facturas. La vista general muestra cada configuración con su nombre, el tipo de generación de facturas y el método de pago.

Crear una configuración de facturas

Haz clic en el botón Crear Facturas en la esquina superior derecha. Se abre el cuadro de diálogo Crear Facturas.

La imagen muestra la interfaz en inglés: vista general de las configuraciones de facturas.

1. En Edit sharing settings indicas las instalaciones con las que se comparte esta configuración. Por defecto se comparte con la instalación actual.
2. Introduce un Nombre descriptivo para la configuración.
3. Selecciona el Tipo de generación de la factura. Tienes dos opciones:
   • Pago completo: Se genera una factura automáticamente en cuanto una reclamación de deuda se ha pagado por completo.
   • Vencimiento de la deuda: Se genera una factura automáticamente en cuanto una reclamación de deuda vence.
4. Haz clic en Guardar.

Importante: Las reclamaciones de deuda de un socio que se facturan en la misma ejecución de facturas se agrupan en una sola factura. Por ejemplo, si se pagan por completo tres reclamaciones de deuda de un socio y se facturan en la misma ejecución, aparecen juntas en una sola factura.

Después de guardar, se abre la vista de detalle de la configuración de facturas, donde puedes editarla.

Editar una configuración de facturas

Abre una configuración desde la vista general para ver su vista de detalle. En el menú de tres puntos de la parte superior, haz clic en Editar Facturas para modificar la propia configuración. Los ajustes están agrupados en mosaicos, cada uno con su propio menú de tres puntos.

La imagen muestra la interfaz en inglés: vista de detalle de una configuración de facturas.

El menú de tres puntos del mosaico Generación de facturas ofrece las siguientes acciones:

• Editar Retraso en la facturación: Con Retraso en la facturación, la factura se genera solo un número determinado de días después del pago completo o del vencimiento de la reclamación de deuda. Aquí también decides si quieres Finalizar automáticamente las vistas previas de las facturas.
• Editar Facturación: En Métodos de pago, selecciona para qué métodos de pago se generan las facturas automáticamente. El método de pago se refiere al método de pago del socio. Esta acción también incluye las Opciones de facturación adicionales.
• Activar Facturación de la venta de equipos: Las ventas en máquinas expendedoras suelen recibir un comprobante de la propia máquina, por lo que esta opción está desactivada por defecto. Si la activas, la fecha en Facturación de determina el día a partir del cual se generan facturas para las ventas en máquinas. No se generan facturas para ventas anteriores a esa fecha.

En el menú de tres puntos del mosaico Envío de facturas, haz clic en Editar Envío de facturas. Con Poner las facturas a disposición en el área de socio, tus socios pueden descargar sus facturas como documento PDF en el autoservicio de la Member Platform.

Para enviar las facturas a tus socios automáticamente, activa la regla de notificación Ejecución de la factura. El mosaico contiene un enlace a ella. Como alternativa, ve a Comunicación / Notificaciones / Reglas de notificación.

Consejo: Si pones las facturas a disposición en el autoservicio, no tienes que enviarlas por carta y evitas que una factura no llegue al socio por una dirección de correo electrónico no válida.

En el menú de tres puntos del mosaico Abono por anulación de pago, haz clic en Editar Abono por anulación de pago. En Abonos automáticos, elige si se crea un abono automáticamente cuando se anula un pago:

• Desactivado: No se crea ningún abono automáticamente.
• Reversión total: Se crea un abono automáticamente solo cuando un pago se anula por completo.
• Cualquier reversión: Se crea un abono automáticamente en cada anulación de un pago.

Activar una configuración de facturas

Una configuración de facturas puede compartirse entre varias instalaciones, pero debe activarse en cada instalación en la que se vaya a utilizar.

1. Ve a Ajustes / Facturación / Facturas y selecciona la instalación en la que quieres activar la configuración.
2. Abre el menú de tres puntos al final de la fila de la configuración y haz clic en Activar Facturas.
3. Selecciona la Fecha de inicio a partir de la cual comienza la facturación automática.
4. Haz clic en Activar.

La configuración solo se activa para la instalación seleccionada en ese momento. Se crean facturas para todas las reclamaciones de deuda con una fecha de vencimiento igual o posterior a la fecha seleccionada.

Importante: Si seleccionas una fecha pasada, también se crean facturas con efecto retroactivo para las reclamaciones de deuda vencidas desde esa fecha.

La imagen muestra la interfaz en inglés: cuadro de diálogo de activación con la fecha de inicio.

El mosaico Historial de activación en la vista de detalle de la configuración muestra para qué instalación se activó la configuración, la Fecha de activación y la Fecha de inicio de la facturación.

La imagen muestra la interfaz en inglés: mosaico del historial de activación.

Exportar facturas

Para exportar las facturas generadas por tus ejecuciones de facturas, ve a Finanzas / Asesor fiscal / Listas de exportación.

1. Haz clic en el botón Crear Lista de exportación en la parte superior derecha. Se abre el cuadro de diálogo Crear Lista de exportación.
2. En el tipo, selecciona Lista de facturas. El cuadro de diálogo también ofrece Exportación de detalles de facturas y Exportación de facturas agrupadas.
3. Elige las instalaciones con el selector de instalaciones (por defecto Current facility) y define el Período. Opcional: introduce una Descripción (hasta 100 caracteres).
4. Haz clic en Crear.

Cuando la exportación aparezca en la vista general, inicia la descarga desde el menú de tres puntos en el extremo derecho de su fila. Selecciona Descargar como archivo Excel para la lista completa o Exportar Lista como archivo excel acumulado para un resumen.

De este modo tienes todas las facturas de tus ejecuciones de facturas en un solo lugar y puedes enviárselas a tu departamento de contabilidad o a tu asesor fiscal.

Aviso: Este artículo se ha creado con ayuda de inteligencia artificial y traducido automáticamente sin revisión editorial. Disculpa los posibles errores.