En este artículo aprenderá dónde aparecen las acciones asignadas en su trabajo diario, cómo asignar manualmente un flujo a un socio, cómo leer el estado del flujo, cerrar un flujo o limpiar flujos de antiguos socios.
Contenido
- Dónde aparecen las acciones asignadas
- Asignar un flujo a un socio manualmente
- Abrir y trabajar un flujo asignado
- Estado del flujo y de los hitos
- Cerrar un flujo antes de que se complete
- Qué sucede automáticamente y qué no
Vía rápida
- Abra Socios / Sistema de atención al afiliado y haga clic en Asignar el flujo de atención al afiliado.
- Seleccione el socio y luego elija el flujo.
- Guarde.
Dónde aparecen las acciones asignadas
Si está configurando la Atención al socio por primera vez, comience con Atención al socio: descripción general, requisitos previos y cómo se asignan los flujos para conocer el concepto y los requisitos previos.
Una vez que se asigna un flujo a un socio y se activa un hito, la acción aparece en diferentes lugares según cómo se haya configurado el flujo:
- Diálogo de Check-in: una ventana emergente en la recepción en el momento en que el socio se registra. Úsela para conversaciones imprescindibles vinculadas a un check-in.
- Lista de registro: el socio aparece marcado en la lista de check-in del día. El diálogo no interrumpe el flujo de la recepción; la marca es un recordatorio suave.
- Herramienta de atención al cliente: una vista de trabajo dedicada que enumera todas las acciones activas asignadas a usted (o a su equipo), independientemente de si el socio está hoy en el gimnasio. Aquí es donde el personal realiza las llamadas y citas pendientes.
Las acciones de tipo Cita y Llamada siempre aparecen en la Herramienta de atención al cliente. Las acciones de tipo Conversación en el gimnasio. aparecen donde el configurador del flujo las haya seleccionado (Diálogo de Check-in, Lista de registro o Herramienta de atención al cliente), y solo allí.
Asignar un flujo a un socio manualmente
Use la asignación manual para recorridos que no deberían iniciarse automáticamente. Reactivación, llamadas de satisfacción, estrategias de retención ad-hoc.
- Vaya a Socios / Sistema de atención al afiliado.
- Haga clic en Asignar el flujo de atención al afiliado en la barra de herramientas.
- Seleccione el socio y luego elija el flujo. Solo aparecen aquí los flujos listados en Añadir proceso para la asignación manual en la configuración activa.
- Guarde.
Un socio solo puede tener un flujo activo a la vez. Si el socio ya está ejecutando otro flujo, asignar uno nuevo cancela el existente. No hay un aviso de advertencia. Confirme primero con el historial del socio si no está seguro de qué flujo está ejecutando.
Si el estado del cliente no es Socio (típico en membresías solo de agregador, donde el cliente está en estado Prospecto), el flujo puede asignarse, pero no se enviarán mensajes y ningún hito avanzará hasta que el estado cambie a Socio. Asignar Atención al socio a Prospectos rara vez es útil y es una fuente común de tickets de "el flujo no hace nada".
Abrir y trabajar un flujo asignado
En la vista general del Sistema de atención al afiliado, haga clic en la fila de un socio para abrir la vista de trabajo de su flujo asignado. Desde allí puede:
- Ver todos los hitos en orden, con el activo resaltado.
- Abrir la acción actual y trabajar en su lista de control (marcar los elementos a medida que los cubre).
- Marcar la acción como completada cuando haya terminado.
- Editar notas y completar un elemento de la lista de control sin salir de la vista.
Las acciones de tipo Cita enlazan con la reserva de la cita, donde usted completa la cita como de costumbre; el hito se cierra automáticamente cuando la cita se marca como completada.
Tomar una acción asignada a otra persona. Si una acción está asignada a un colega (por empleado o por competencia) y usted quiere manejarla, abra el menú de tres puntos de la fila y elija Asignarme. La acción se mueve a su cola de trabajo.
Reasignar un hito a un empleado o competencia diferente. Para cambiar a quién pertenece la acción de un hito sin tomarla usted mismo, use Cambiar la asignación de hitos actual desde el menú contextual de la fila. Seleccione un nuevo empleado o competencia y guarde.
Estado del flujo y de los hitos
Un flujo y sus hitos tienen cada uno un estado. Pueden divergir. Un flujo puede estar Activo mientras que su hito actual está retrasado.
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendiente | (Solo hitos) El hito existe en el flujo pero aún no se ha activado. Su programación no se ha alcanzado. |
| Activo | El flujo está en progreso; el hito activo se está trabajando actualmente. |
| retrasado | El hito activo del flujo ha pasado su fecha límite de Tiempo para completar la acción sin haberse completado. El flujo continúa ejecutándose; la marca de fecha límite es una advertencia, no una detención. |
| completado | Todos los hitos se completaron. El flujo se mueve al historial del socio. |
| cancelado | El flujo se detuvo antes de completarse: ya sea manualmente (consulte "Cerrar un flujo" más adelante) o automáticamente porque se asignó un nuevo flujo al mismo socio. Una membresía cancelada no mueve automáticamente el flujo a Cancelado (consulte "Qué sucede automáticamente" más adelante). |
Cerrar un flujo antes de que se complete
Si un flujo ya no es aplicable (el socio cambió de opinión, el recorrido es irrelevante, el momento no es el adecuado), ciérrelo manualmente:
- En la vista general del Sistema de atención al afiliado, encuentre la fila.
- Abra el menú contextual de la fila y elija Cerrar flujo de atención al socio.
- Confirme.
El flujo se mueve a cancelado. Los hitos pendientes se eliminan. El socio ahora está libre para que se le asigne un nuevo flujo.
Qué sucede automáticamente y qué no
Dos cosas a tener en cuenta: una ocurre sin acción del personal, la otra no ocurre a pesar de asumirse con frecuencia.
- Una nueva asignación manual cancela el flujo activo anterior. Sin aviso. Si el socio debe mantener su flujo actual, no asigne uno nuevo.
- Una membresía cancelada no cancela el flujo. Cuando el contrato de un socio finaliza o su estado deja de ser Socio, suceden automáticamente dos cosas: los mensajes salientes de Atención al socio se detienen (el sistema omite silenciosamente el envío de mensajes para no socios) y las fechas límite de los hitos dejan de marcarse. El registro del flujo en sí permanece en estado Activo y continúa apareciendo en la vista general del Sistema de atención al afiliado. Debe cerrarse manualmente.
Limpiar flujos de antiguos socios. El filtro Estado en la vista general del Sistema de atención al afiliado muestra el estado del flujo (Activo / retrasado / completado / cancelado), no el estado del contrato del cliente. Por lo tanto, no puede encontrar directamente "Flujos activos para antiguos socios" desde esta vista. El flujo de trabajo más limpio utiliza una lista de filtros de socios guardada:
- Vaya a Socios / Listas de filtros de socios y elija o cree una lista que filtre antiguos socios (por ejemplo, socios cuyo contrato ha finalizado). Guarde la lista para reutilizarla.
- Recorra la lista. Para cada socio, abra sus detalles y use la entrada de Vista rápida en Atención al socio para cerrar el flujo activo.
No existe un cierre masivo incorporado. Planifique esto como una tarea de mantenimiento recurrente. A la cadencia de rotación de contratos en su gimnasio, esta suele ser una lista pequeña. El equipo es consciente de que el cierre automático al finalizar el contrato sería más conveniente; eso está en el backlog de mejoras del producto.