Dans cet article, vous apprendrez à créer un service à la séance et à configurer ses quotas, ses carnets de séances, ses ressources, ses restrictions, ses conditions de réservation et la réservation en ligne.
Sommaire
- Guide rapide
- Créer un service à la séance
- Ajouter un quota inclus
- Ajouter un carnet de séances
- Configurer la réservation, l'exécution et les ressources
- Configurer l'accès sans réservation
- Définir les restrictions
- Définir les conditions de réservation et d'annulation
- Créer une offre en ligne
Guide rapide
- Allez dans Paramètres / Services / Services.
- Cliquez sur Créer Service à la séance.
- Remplissez les sections Informations générales, Détails du service et Configuration.
- Cliquez sur Créer.
- Ouvrez le nouveau service et configurez les tuiles des onglets Administration et Réservation en ligne.
Créer un service à la séance
Allez dans Paramètres / Services / Services et cliquez sur Créer Service à la séance. Les autres types de service se trouvent dans la liste déroulante à côté de ce bouton.
L'image montre l'interface en anglais : la liste des services avec le bouton de création d'un service à la séance.
La boîte de dialogue qui s'ouvre comporte trois sections :
| Section | Champs |
|---|---|
| Informations générales | Nom (obligatoire), Abréviation (3 caractères maximum) et Couleur. |
| Détails du service | Catégorie (obligatoire), Groupe cible, Durée (30 minutes par défaut) et Description. |
| Configuration | Configuration de la documentation, Objectif employé, Configuration de l'utilisation, Réservation en ligne (par défaut Activé), Options de réservation (obligatoire, par défaut Réservable), Codes de comptabilisation et Taxe. |
Sous Options de réservation, vous définissez comment le service est réservé :
- Réservable : vous définissez également une Taxe, et la vue détaillée propose les tuiles des quotas inclus et des carnets de séances. Un membre ne peut réserver le service que s'il dispose d'un quota inclus ou d'une carte correspondante. Tant que le service n'a ni quota inclus, ni carnet de séances, ni offre en ligne, le logiciel affiche sur le service un avertissement indiquant qu'il ne peut pas encore être réservé.
- Réservation gratuite : le service est gratuit. Le champ Taxe disparaît de la boîte de dialogue, et l'onglet Administration n'affiche ni la tuile Quotas inclus pour les clients avec contrat ni la tuile Carnets de séances. Dans l'onglet Réservation en ligne, la carte Offres en ligne n'apparaît pas : vous ne pouvez donc pas créer d'offre en ligne pour ce service.
L'image montre l'interface en anglais : la boîte de dialogue de création d'un service à la séance.
Cliquez sur Créer. Le service apparaît alors dans la liste. Cliquez dessus pour ouvrir sa vue détaillée, qui comporte les onglets Administration et Réservation en ligne. L'en-tête affiche Type, Abréviation, Catégorie, Options de réservation, Région fiscale, Taxe, Réservation en ligne activée et Codes de comptabilisation. Sauf indication contraire, toutes les tuiles décrites ci-dessous se trouvent dans l'onglet Administration.
L'image montre l'interface en anglais : la vue détaillée d'un service à la séance.
L'image montre l'interface en anglais : l'onglet Administration d'un service en réservation gratuite, sans les tuiles des quotas inclus et des carnets de séances.
Ajouter un quota inclus
Un quota inclus intègre le service dans un abonnement. Dans la tuile Quotas inclus pour les clients avec contrat, cliquez sur Ajouter un quota inclus et remplissez les champs :
- Volume d'utilisation : Illimité ou Limitée.
- Avec Limitée : Nombre d'utilisation (un nombre et une période : Jour, Semaine, Mois ou Année) et Report des utilisations (Pas de rachat ou Passage à la période suivante).
- Période d'utilisation
- S'applique pour
- Permettre les réservations futures sans quota : Activé ou Désactivé.
Cliquez sur Créer. La tuile n'est pas affichée lorsque Options de réservation est réglé sur Réservation gratuite.
L'image montre l'interface en anglais : la tuile des quotas inclus et la boîte de dialogue d'ajout d'un quota.
Ajouter un carnet de séances
Si vous souhaitez vendre le service séparément, créez un carnet de séances. Dans la tuile Carnets de séances, cliquez sur Ajouter un carnet de séances et remplissez les champs :
- Champ d'utilisation
- Prix
- Période d'utilisation : Utilisation unique, Période fixe ou Journée entière.
- N°Article
- Validité : Validité illimitée ou Limiter la validité des offres par carte.
- Paramètres avancés : contient Codes de comptabilisation.
Cliquez sur Créer. La tuile n'est affichée que si Options de réservation n'est pas réglé sur Réservation gratuite.
L'image montre l'interface en anglais : la tuile des carnets de séances et la boîte de dialogue d'ajout d'un carnet.
Configurer la réservation, l'exécution et les ressources
La carte Réservation de séance affiche le Lieu d'exécution, les durées Préparation, Rendez-vous et Suivi en minutes, ainsi que les ressources avec leur Compétence des employés. Son menu propose trois actions : Modifier la réservation, Modifier l'exécution de la séance et Ajouter une ressource.
L'image montre l'interface en anglais : la carte de réservation de séance avec son menu.
Modifier la réservation définit les durées de la séance en minutes : Préparation, Rendez-vous et Suivi. Une séance réservée occupe les trois durées dans le calendrier. Lorsque vous créez un rendez-vous, „Duration from service" [Übersetzung prüfen: „Duration from service"] affiche la somme, par exemple 10 + 30 + 10 = 50 minutes, et le bloc du calendrier s'étend sur ces 50 minutes à partir de l'heure de début. Le calendrier n'indique pas où se situe la séance elle-même à l'intérieur du bloc.
L'image montre l'interface en anglais : la vue hebdomadaire du calendrier avec un bloc couvrant la préparation, la séance et le suivi.
Modifier l'exécution de la séance définit dans le champ Lieu d'exécution où se déroule la séance : Dans la salle ou Live streaming. Avec Live streaming, une liste déroulante Type (Manuel ou Zoom) apparaît si plusieurs types de stream sont disponibles. Cliquez sur Enregistrer.
Ajouter une ressource ajoute une ressource dont la séance a besoin. Vous pouvez aussi utiliser le bouton Ajouter une ressource de la carte. Sélectionnez d'abord le Type :
- Appareil
- Employés
- Lieu
Sélectionnez ensuite la Ressource. Il s'agit soit d'une ressource précise, par exemple un coach déterminé, soit d'une compétence ou d'une catégorie. Choisissez une compétence ou une catégorie lorsque le coach ou l'appareil utilisé importe peu.
Sous Disponibilité de la ressource, vous définissez pendant combien de temps la ressource est nécessaire :
- La ressource est requise pour toute la durée de la séance.
- La ressource est requise pour une certaine durée : vous définissez alors le Point de départ de la disponibilité en minutes après le début de la séance et la Fin de la disponibilité en minutes avant sa fin.
Cliquez sur Enregistrer. Chaque ressource apparaît ensuite comme une ligne sur la carte. Son menu propose Modifier la ressource et Supprimer la ressource.
Le logiciel tient compte des ressources ajoutées pour déterminer si une séance est disponible. La disponibilité d'un employé découle de son planning ou de ses horaires de travail. Si un employé requis n'est pas disponible au moment de la réservation, la boîte de dialogue de réservation affiche l'avertissement La ressource <nom> n'est pas disponible. Aucune séance alternative n'est proposée.
L'image montre l'interface en anglais : la boîte de dialogue d'ajout d'une ressource.
Configurer l'accès sans réservation
Dans la tuile Accès sans réservation, vous définissez la configuration tarifaire du service. Sélectionnez Modifier dans le menu de la tuile ou, si une configuration existe déjà, Modifier l'accès. La tuile affiche ensuite la configuration tarifaire, par exemple le Prix de base et la Période d'utilisation.
L'image montre l'interface en anglais : la tuile d'accès sans réservation.
Définir les restrictions
Dans la tuile Restrictions, vous limitez quand, où et pour qui le service est disponible :
- Restrictions horaires : sélectionnez Ajouter une restriction dans le menu de la tuile ou cliquez sur le bouton Ajouter une restriction sous Votre service n'est disponible que certains jours ou bien à certaines heures ?
- Restriction du club : cliquez sur l'icône en forme de crayon de cette ligne et sélectionnez Modifier la restriction du club. Dans le champ Restriction du club, choisissez Club principal du membre uniquement, Sites à accès limité ou Tous les sites.
- Restriction de l'âge minimum : cliquez sur l'icône en forme de crayon de cette ligne et sélectionnez Modifier âge minimum. Activez Actif et saisissez un Age minimum et un Âge maximum. Les champs n'ont pas de valeur par défaut. Age minimum accepte des valeurs de 0 à 198 et Âge maximum des valeurs jusqu'à 199. Si l'âge maximum n'est pas supérieur à l'âge minimum, le logiciel le porte à un an au-dessus de l'âge minimum. Si un service n'avait jusqu'ici qu'un âge minimum, cette valeur reste l'Age minimum et l'Âge maximum est fixé à 199.
- Restriction de la catégorie des heures d'ouverture : la boîte de dialogue comporte le champ Catégorie d'heures d'ouverture. Les restrictions horaires et une catégorie d'heures d'ouverture ne peuvent pas être utilisées en même temps. Si vous définissez une catégorie d'heures d'ouverture, elle remplace les restrictions horaires.
L'image montre l'interface en anglais : la tuile des restrictions.
Définir les conditions de réservation et d'annulation
La tuile Conditions de réservation et d'annulation est disponible pour les services à la séance. Ses lignes sont regroupées, et chaque groupe possède son propre menu.
L'image montre l'interface en anglais : la tuile des conditions de réservation et d'annulation.
Rappel de séance et Configuration de non-venue : le menu propose Modifier le rappel et Modifier la configuration non-venue. Dans Modifier le rappel, activez Prévenir par défaut le participant avant la séance et indiquez combien de temps avant la séance le rappel est envoyé, sous forme de nombre en Minutes ou en Heures. Les rappels ne sont envoyés que si la règle de notification correspondante est activée. Modifier la configuration non-venue ouvre la boîte de dialogue Ajouter une pénalité de non-venue. Dans son unique champ, Nom de la configuration, sélectionnez l'une de vos configurations de non-venue existantes pour ce service.
L'image montre l'interface en anglais : la boîte de dialogue du rappel de séance.
Réservation au plus tôt, Réservation au plus tard et Réservations futures max. : sélectionnez Modifier les conditions de réservation dans le menu.
L'image montre l'interface en anglais : le menu des conditions de réservation.
Dans la boîte de dialogue, réglez Réservation au plus tôt, Réservation au plus tard et Nombre max de réservations futures chacun sur Illimité ou Limité. Cliquez sur Enregistrer.
L'image montre l'interface en anglais : la boîte de dialogue des conditions de réservation.
Délai d'annulation gratuit et Mode d'annulation : sélectionnez Modifier les conditions d'annulation. Réglez Délai d'annulation gratuit sur Illimité ou Limité. Avec Limité, saisissez le champ Annulation gratuite jusqu'à....avant le service sous forme de nombre et d'unité (Minutes, Heures, Jours, Semaines, Mois ou Années) et choisissez le mode d'annulation : Annulation par le membre impossible ou Annulation avec utilisation des quotas.
Créer une offre en ligne
Dans l'onglet Réservation en ligne, vous définissez comment le service est présenté pour la réservation en ligne. L'onglet comporte trois cartes :
- Information : Titre, Groupes cibles, Niveau et Image.
- Détails : Description.
- Offres en ligne : tant qu'aucune offre n'existe, la carte affiche Aucune offre en ligne n'a été créée. Cliquez sur Créer une offre en ligne pour en ajouter une.
Pour un service en Réservation gratuite, la carte Offres en ligne n'est pas affichée.
L'image montre l'interface en anglais : l'onglet de réservation en ligne.
Remarque : Cet article a été créé à l'aide de l'intelligence artificielle et traduit automatiquement sans relecture. Nous vous prions de nous excuser pour d'éventuelles erreurs.