In questo articolo scoprirai come risolvere i problemi relativi ai cicli di pagamento che non includono tutti gli abbonati o i contributi:
Contenuti
- Guida rapida
- Verificare perché gli abbonati sono stati esclusi
- Assegnare gli abbonati al gruppo per il ciclo di pagamento corretto
- Verificare il metodo di pagamento nel conto abbonato
- Verificare i blocchi nel widget "Bilancio conto"
- Verificare la configurazione del ciclo di pagamento
- Contattare l'assistenza clienti
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Guida rapida
- Apri Contabilità / Cicli di pagamento e seleziona il ciclo di pagamento che vuoi controllare.
- Apri la scheda "Abbonati non coinvolti" e leggi il motivo indicato per ogni abbonato mancante.
- Apri la scheda "Tipi di importi da pagare considerati" per vedere quali tipi di crediti ha riscosso il ciclo di pagamento.
- Correggi la causa nel conto abbonato, per esempio il metodo di pagamento, il mandato SEPA, l'indirizzo o un blocco di addebito attivo.
- Controlla l'opzione selezionata nel campo "Gruppo per il ciclo di pagamento" quando è stato creato il ciclo di pagamento. "Tutti gli abbonati" riscuote senza alcuna restrizione, "Abbonati senza gruppo per ciclo di pagamento" riscuote solo gli abbonati e i contratti che non hanno alcun gruppo, e un gruppo indicato per nome riscuote solo quel gruppo.
- Controlla la configurazione se mancano dei contributi: il gruppo per il ciclo di pagamento, i tipi di crediti e la riscossione dei crediti futuri.
- Avvia un nuovo ciclo di pagamento e contatta l'assistenza clienti se il problema persiste.
Verificare perché gli abbonati sono stati esclusi
Il ciclo di pagamento stesso documenta perché un abbonato non è stato considerato. Apri Contabilità / Cicli di pagamento e seleziona il ciclo di pagamento. La vista dettagliata è divisa nelle schede "Valutazione dettagliata", "Abbonati", "Abbonati non coinvolti", "Pagamenti non riusciti" e "Tipi di importi da pagare considerati".
La scheda "Abbonati non coinvolti" elenca ogni abbonato escluso da questo ciclo di pagamento, con le colonne "N. abbonato", "Nome", "Cognome", "Motivo", "Provenienza" e "Importo originale del credito". La colonna "Motivo" è il modo più rapido per trovare la causa. La colonna "Provenienza" indica se il motivo è stato generato dal software stesso o dal servizio di factoring che acquista i crediti. Puoi esportare l'elenco dalla scheda se vuoi elaborarlo fuori dal software.
Questi sono i motivi che il software può mostrare e cosa devi controllare per ciascuno di essi:
| Motivo | Cosa devi controllare |
|---|---|
| Conto bancario non valido | I dati bancari sono mancanti o non possono essere usati per la riscossione: nessun titolare del conto, nessun conto memorizzato, un IBAN o un BIC non valido, un IBAN che non corrisponde al BIC, o un conto che non supporta l'addebito diretto SEPA. Correggi i dati bancari nel metodo di pagamento dell'abbonato. |
| Mandato SEPA non valido | Non esiste alcun mandato SEPA, il mandato è ancora in attesa, oppure manca la conferma della banca. Tieni presente che un mandato aggiornato copre solo i crediti a partire dalla data dell'aggiornamento. |
| Nessun mezzo di pagamento disponibile | Non è memorizzato alcun mezzo di pagamento utilizzabile per l'abbonato. Aggiungi un mezzo di pagamento nel conto abbonato. |
| Carta di credito scaduta | La carta di credito memorizzata ha superato la data di scadenza. Chiedi all'abbonato i dati attuali della carta. |
| Blocco di addebito diretto | Per l'abbonato è attivo il blocco "Blocco addebito diretto (manuale)". Si tratta del blocco di addebito manuale nel widget "Bilancio conto" dell'abbonato, non del blocco recupero crediti. Consulta la sezione sui blocchi nel widget "Bilancio conto". |
| Indirizzo non valido | L'indirizzo dell'abbonato non è valido per la riscossione. Completa o correggi i dati dell'indirizzo. |
| Dati di adesione non validi | I dati dell'abbonato sono incompleti o non validi per un ciclo di pagamento, e il conto abbonato non è archiviato. Controlla i dati anagrafici dell'abbonato. |
| Abbonato archiviato | Il conto abbonato è archiviato. I conti abbonato archiviati non vengono riscossi. |
| Crediti aperti ora regolati | L'importo aperto era già stato saldato tra la preparazione e l'esecuzione del ciclo di pagamento, per esempio tramite un pagamento in contanti o una registrazione manuale. In questo caso non è necessaria alcuna azione. Un abbonato riceve questo motivo anche quando la selezione nel campo "Gruppo per il ciclo di pagamento" lo ha tenuto fuori dal ciclo di pagamento, quindi da solo non dimostra che l'abbonato abbia pagato. Se il ciclo di pagamento ha utilizzato un gruppo per il ciclo di pagamento, controlla anche il gruppo dell'abbonato in questione. Consulta la sezione sui gruppi per il ciclo di pagamento. |
| Errore di elaborazione | Si è verificato un errore tecnico durante l'elaborazione del credito. Contatta l'assistenza clienti indicando il ciclo di pagamento e il numero dell'abbonato. |
| Sconosciuto | Non è stato possibile determinare un motivo specifico. Contatta l'assistenza clienti indicando il ciclo di pagamento e il numero dell'abbonato. |
Un abbonato che non appare affatto nella scheda "Abbonati non coinvolti" non è stato selezionato per questo ciclo di pagamento oppure non aveva alcun credito corrispondente alla configurazione del ciclo di pagamento. Entrambi i casi sono trattati nelle sezioni seguenti.
Assegnare gli abbonati al gruppo per il ciclo di pagamento corretto
I gruppi per il ciclo di pagamento ti permettono di dividere i tuoi abbonati in gruppi di riscossione separati. Li gestisci in Impostazioni / Contabilità / Gruppi dei cicli di pagamento. Un gruppo decide solo quali abbonati e crediti un ciclo di pagamento comprende, quindi un'assegnazione errata lascia fuori un abbonato dal ciclo di pagamento anche se i dati di pagamento di quell'abbonato sono completi e validi.
Quali abbonati e crediti raggiunge un ciclo di pagamento si decide alla creazione del ciclo di pagamento, nel campo "Gruppo per il ciclo di pagamento". Questo campo ha sempre un valore e offre tre tipi di opzione:
| Opzione | Cosa riscuote il ciclo di pagamento |
|---|---|
| Tutti gli abbonati | Tutto ciò che il ciclo di pagamento può riscuotere, senza alcuna restrizione per gruppo per il ciclo di pagamento. È l'opzione predefinita. |
| Abbonati senza gruppo per ciclo di pagamento | Solo gli abbonati e i contratti che non hanno alcun gruppo per il ciclo di pagamento. Ogni abbonato assegnato a un gruppo resta fuori dal ciclo di pagamento. |
| Un gruppo per il ciclo di pagamento indicato per nome | Solo gli abbonati e i contratti assegnati a quel gruppo. |
Il gruppo che conta si decide sul contratto: se il contratto o il suo contratto principale ha un gruppo per il ciclo di pagamento, decide quel gruppo e il gruppo sull'abbonato viene ignorato. Il gruppo sull'abbonato conta solo quando né il contratto né il suo contratto principale ne hanno uno.
Importante: due selezioni in questo campo fanno sì che gli abbonati non vengano riscossi. Primo, "Abbonati senza gruppo per ciclo di pagamento" si trova nella stessa lista proprio accanto a "Tutti gli abbonati" e può essere letta come "tutti gli altri", anche se in realtà riscuote il contrario: solo gli abbonati e i contratti che non hanno alcun gruppo. Se la selezioni mentre intendevi "Tutti gli abbonati", ogni abbonato assegnato a un gruppo resta fuori dal ciclo di pagamento. Secondo, un ciclo di pagamento per un singolo gruppo riscuote solo quel gruppo. Se i tuoi abbonati sono distribuiti su più gruppi per il ciclo di pagamento, ogni gruppo ha bisogno del proprio ciclo di pagamento, altrimenti gli abbonati di un gruppo dimenticato non vengono riscossi in quel periodo. Controlla quindi l'opzione selezionata e la tua lista dei gruppi prima di avviare un ciclo di pagamento.
Puoi verificarlo nel ciclo di pagamento stesso. Un abbonato che la selezione del gruppo tiene fuori da un ciclo di pagamento appare nella scheda "Abbonati non coinvolti" con il motivo "Crediti aperti ora regolati", perché la selezione rimuove i crediti dal ciclo di pagamento e l'importo aperto restante è zero. Questo motivo non descrive ciò che è realmente accaduto, perché non è stato regolato nulla. Non prenderlo quindi alla lettera ogni volta che un ciclo di pagamento ha utilizzato un gruppo per il ciclo di pagamento: confronta il gruppo per il ciclo di pagamento degli abbonati interessati con l'opzione selezionata per il ciclo di pagamento prima di concludere che i crediti erano già stati pagati.
Controlla i seguenti tre punti:
- Selezione nel ciclo di pagamento. Un abbonato assegnato a un gruppo diverso da quello per cui è stato avviato il ciclo di pagamento resta aperto finché non avvii un ciclo di pagamento per quel gruppo.
- Abbonato e contratto possono differire. Un gruppo per il ciclo di pagamento può essere impostato sull'abbonato e sul contratto. Se i due differiscono, vince il contratto. Il software lo segnala con il messaggio "Il gruppo dei cicli di pagamento dell'abbonato e quelli dei contratti sono configurati in modo diverso. La configurazione sul contratto ha priorità." Il campo sul contratto si chiama "Ciclo di pagamento del contratto". Sull'abbonato, il gruppo è il campo "Gruppo per il ciclo di pagamento" nel widget "Bilancio conto" nella scheda Amministrazione / Panoramica, e lo modifichi con l'azione "Modificare gruppo per il ciclo di pagamento" nel menu "…" di quel widget. Per modificarlo hai bisogno dell'autorizzazione Impostazioni / Personale / Ruoli / Gruppo per il ciclo di pagamento.
- Autorizzazione per sede. Il gruppo per il ciclo di pagamento deve essere autorizzato per la sede dell'abbonato. Lo controlli nel gruppo stesso con l'azione "Modificare rilascio", che apre il pannello "Sedi con autorizzazioni" e imposta ogni sede su "Scrittura", "Lettura" o "Nessuna liberatoria". Se la sede dell'abbonato non è autorizzata, il software mostra il messaggio "Il cliente utilizza il gruppo dei cicli di pagamento ..., ma non è autorizzato nella palestra del cliente. Si prega di controllare la whitelist del gruppo dei cicli di pagamento per evitare problemi con i cicli di pagamento."
Il modulo di un gruppo per il ciclo di pagamento contiene i campi "Nome", "Descrizione" e "Conto di raccolta", la casella di controllo "Impostare il gruppo del ciclo di pagamento alla stipula del contratto anche a livello di abbonato" e l'azione "Modificare rilascio". Per modificare i gruppi per il ciclo di pagamento stessi hai bisogno dell'autorizzazione Impostazioni / Personale / Ruoli / Gruppo per il ciclo di pagamento.
Verificare il metodo di pagamento nel conto abbonato
Apri l'abbonato in Abbonati e vai alla scheda Amministrazione / Panoramica. I dati di pagamento dell'abbonato si trovano in questa scheda, nel widget "Bilancio conto": i campi "Metodo di pagamento" e "Gruppo per il ciclo di pagamento", i quattro blocchi descritti nella sezione seguente, il credito al consumo e i crediti aperti. Usa l'azione "Modificare metodo di pagamento" nel menu "…" del widget per correggere il metodo di pagamento.
La scheda Contabilità / Conto nel conto abbonato è l'elenco delle registrazioni dell'abbonato, con le colonne "Data pagamento", "Tipo", "Descrizione", "Importo", "IVA", "Data di pagamento", "Frequenza di pagamento" e "In sospeso". Non contiene il metodo di pagamento, quindi non cercarlo lì. Il widget "Bilancio conto" e la scheda "Conto" sono due punti diversi, e solo il widget contiene i dati di pagamento.
Controlla che sia memorizzato un mezzo di pagamento adatto alla riscossione, che i dati bancari siano completi e validi e che il mandato SEPA sia confermato. Gli abbonati che non superano una di queste verifiche appaiono nella scheda "Abbonati non coinvolti" con il motivo "Conto bancario non valido", "Mandato SEPA non valido", "Nessun mezzo di pagamento disponibile" o "Carta di credito scaduta".
La scheda "Bilancio conto" contiene il metodo di pagamento e il gruppo per il ciclo di pagamento, non la scheda "Conto".
Verificare i blocchi nel widget "Bilancio conto"
Il software non ha una schermata separata per i blocchi di pagamento. I blocchi che trattengono un singolo abbonato si trovano nel widget "Bilancio conto" nella scheda Amministrazione / Panoramica dell'abbonato. Il widget comprende quattro blocchi diversi, e solo uno di essi esclude l'abbonato da un ciclo di pagamento.
| Blocco | Cosa riguarda | Esclude l'abbonato da un ciclo di pagamento? |
|---|---|---|
| Blocco addebito diretto (manuale) | La riscossione dei crediti di questo abbonato. | Sì. Mentre il blocco è attivo, l'abbonato è escluso da ogni ciclo di pagamento e appare nella scheda "Abbonati non coinvolti" con il motivo "Blocco di addebito diretto". La disattivazione del blocco libera l'abbonato per il ciclo di pagamento successivo. |
| Blocco recupero crediti | La consegna dei crediti aperti di questo abbonato alla procedura di recupero crediti. | No. Questo blocco non esclude l'abbonato da un ciclo di pagamento. |
| Stop alla fatturazione | La fatturazione di questo abbonato. | No. Questo blocco non esclude l'abbonato da un ciclo di pagamento. |
| Blocco di sollecito | Il sollecito di questo abbonato. | No. Questo blocco non esclude l'abbonato da un ciclo di pagamento. |
I quattro blocchi di un abbonato. Solo "Blocco addebito diretto (manuale)" mantiene un abbonato fuori da un ciclo di pagamento.
Se un abbonato manca in un ciclo di pagamento, il blocco rilevante è quindi "Blocco addebito diretto (manuale)", non il blocco recupero crediti. I due sono facili da confondere, perché il motivo di esclusione nel ciclo di pagamento si chiama "Blocco di addebito diretto".
Gestisci i quattro blocchi dal menu "…" del widget "Bilancio conto". Ogni voce prende il nome dall'azione che esegue, quindi inizia con "Attivare" mentre il blocco è inattivo e con "Disattivare" una volta attivo, per esempio "Attivare Blocco addebito diretto (manuale)" e "Attivare il blocco del recupero crediti". Lo stesso menu contiene anche le azioni "Modificare metodo di pagamento", "Modificare gruppo per il ciclo di pagamento", "Modificare livello di sollecito" e "Consegnare alla società di recupero crediti". Ciascuno degli altri tre blocchi agisce su un solo processo e mai sulla riscossione stessa. Lo "Stop alla fatturazione" sopprime solo la creazione di fatture e ricevute, mentre l'importo continua a essere riscosso. Il "Blocco di sollecito" sopprime solo l'escalation dei solleciti e le lettere di richiamo. Il "Blocco recupero crediti" impedisce solo la consegna dei crediti aperti alla società di recupero crediti. Quando attivi lo Stop alla fatturazione, l'opzione "Creare fatture retroattivamente dopo la fine del blocco delle fatture" decide se i crediti di quel periodo vengono fatturati una volta terminato il blocco. Se lasci questa opzione non selezionata, quei crediti restano permanentemente non fatturati.
Se un abbonato deve rimanere escluso dalla riscossione, lascia attivo il "Blocco addebito diretto (manuale)" e aspettati che l'abbonato appaia nella scheda "Abbonati non coinvolti" a ogni ciclo di pagamento successivo.
Verificare la configurazione del ciclo di pagamento
Se gli abbonati vengono riscossi ma mancano singoli contributi o quote, la causa è di solito nella configurazione dei tipi di crediti o delle scadenze. Non esiste una schermata di configurazione separata sotto i cicli di pagamento. Le impostazioni si trovano in due punti:
- Il ciclo di pagamento. Apri Impostazioni / Contabilità / Cicli di pagamento e seleziona il ciclo di pagamento. La sua pagina di dettaglio contiene l'impostazione "tipi di pagamento", che definisce quali crediti riscuote questo ciclo di pagamento, e l'impostazione "Max. giorni in futuro per i pagamenti", che definisce se vengono riscossi i crediti con una data di scadenza futura. I crediti possono essere riscossi fino a 30 giorni in anticipo. Un contributo che scade più tardi di quanto consenta la configurazione resta aperto e viene riscosso in un ciclo di pagamento successivo.
- Il gruppo per il ciclo di pagamento. Un gruppo per il ciclo di pagamento può limitare autonomamente i tipi di crediti, tramite l'azione "Modifica tipi di crediti" in Impostazioni / Contabilità / Gruppi dei cicli di pagamento. Se un gruppo ha una propria impostazione, il software lo segnala con il messaggio "Per questo gruppo di ciclo di pagamento è stata configurata un'impostazione specifica per le voci di prenotazione. Controlla il gruppo di esecuzione dei pagamenti per verificare le voci di prenotazione da raccogliere."
Per vedere cosa ha effettivamente usato un ciclo di pagamento, apri il ciclo di pagamento in Contabilità / Cicli di pagamento e controlla la scheda "Tipi di importi da pagare considerati". Confronta questo elenco con i crediti che ti aspettavi. Se manca un tipo, correggi il ciclo di pagamento o il gruppo per il ciclo di pagamento e avvia un nuovo ciclo di pagamento.
Contattare l'assistenza clienti
Se il problema persiste dopo questi controlli, contatta l'assistenza clienti. Indica il ciclo di pagamento, la data di riscossione e il numero dell'abbonato, e specifica il motivo mostrato nella scheda "Abbonati non coinvolti". Con questi dati l'assistenza clienti può rintracciare il ciclo di pagamento e aiutarti più rapidamente.
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Avviso: Questo articolo è stato tradotto con l'aiuto dell'intelligenza artificiale. Ci scusiamo per eventuali errori.