In questo articolo, imparerai come configurare, attivare e gestire l'archiviazione e l'anonimizzazione automatica dei dati dei membri.
Contenuti
- Panoramica e Importanza
- Archiviazione
- Anonimizzazione
- Controlli Prima dell'Archiviazione
- Configurazione e Attivazione delle Impostazioni
- Attivazione per uno Studio
- Gestione dei Membri Archiviati
- Vantaggi per la Protezione dei Dati e l'Efficienza
- Domande Frequenti
Guida rapida
- Vai a Impostazioni / Studio / Informativa sulla privacy
- Crea una nuova configurazione o seleziona una esistente
- Configura nome, opzioni di cancellazione e scadenze per archiviazione e anonimizzazione
- Attiva la configurazione per il tuo studio
Panoramica e Importanza
L'archiviazione e l'anonimizzazione automatiche ti aiutano a gestire i dati di membri e potenziali clienti inattivi in conformità al GDPR e a ridurre il lavoro manuale. Configuri scadenze e regole di cancellazione una sola volta – il software si occupa automaticamente del resto in background.
Archiviazione
Durante l'archiviazione, i record cliente selezionati vengono rimossi da tutte le panoramiche e funzioni di ricerca attive. I dati non vengono cancellati ma conservati in modo sicuro. Importante sapere:
- I dati App-Connect vengono sempre persi in modo irreversibile durante l'archiviazione.
- Foto, documenti, dati di contatto e indirizzo possono essere opzionalmente cancellati definitivamente durante l'archiviazione.
- I membri archiviati possono essere visualizzati e ripristinati con il permesso appropriato.
Anonimizzazione
L'anonimizzazione è il passo successivo dopo l'archiviazione. Il periodo di anonimizzazione inizia solo dalla data di archiviazione – non dalla data di fine contratto. Qui, tutti i dati personali rimanenti del membro vengono rimossi in modo permanente. I record anonimizzati:
- vengono rimossi in modo permanente da tutte le panoramiche e funzioni di ricerca,
- non possono essere ripristinati,
- non contengono più alcun riferimento alla persona originale.
Controlli Prima dell'Archiviazione
Prima che un membro venga archiviato, il software esegue automaticamente dei controlli. Un membro viene escluso dall'archiviazione se, ad esempio:
- sono presenti contratti attivi,
- il saldo del conto non è regolato,
- esistono crediti o quote aperte,
- sono prenotazioni future in sospeso,
- è in corso un processo di sollecito attivo,
- esiste un check-in attivo,
- sono presenti compiti aperti dello studio,
- il membro è registrato come pagatore per altri clienti,
- il membro è registrato come rappresentante legale di altri clienti.
Questi controlli garantiscono che vengano archiviati solo i record senza rapporti commerciali attivi o transazioni aperte.
Configurazione e Attivazione delle Impostazioni
- Vai a Impostazioni / Studio / Informativa sulla privacy
- Crea una nuova configurazione o seleziona una esistente
- Configura le impostazioni per archiviazione e anonimizzazione:
- Assegna un nome univoco alla configurazione
- Specifica quali dati devono essere opzionalmente cancellati
- Determina le scadenze per archiviazione e anonimizzazione
Importante:
- La cancellazione dei dati App-Connect durante l'archiviazione è irreversibile.
- Le configurazioni possono essere condivise e attivate per più studi.
- Solo una configurazione può essere attiva per studio alla volta.
Attivazione per uno Studio
- Apri la panoramica delle configurazioni
- Fai clic con il tasto destro sul menu contestuale della configurazione desiderata
- Seleziona Gestisci Attivazione
- Attiva la configurazione per lo studio desiderato
Gestione dei Membri Archiviati
Puoi accedere ai membri archiviati sotto Membri / Membri Archiviati. In questa panoramica puoi:
- visualizzare tutti i membri archiviati,
- cercare membri specifici,
- ripristinare singoli membri se necessario (richiede permesso appropriato).
Per riattivare un membro, seleziona l'opzione Ripristina Membro nel menu contestuale della rispettiva voce
Vantaggi per la Protezione dei Dati e l'Efficienza
L'archiviazione e l'anonimizzazione automatiche ti supportano in:
- Minimizzazione dei Dati: I dati inattivi vengono rimossi sistematicamente dal sistema attivo.
- Diritto all'Oblio: I dati personali vengono anonimizzati automaticamente e in modo permanente.
- Trasparenza: Processi chiari per la conservazione e la cancellazione dei dati.
- Sicurezza dei Dati: I dati archiviati sono conservati in modo sicuro ma non accessibili nel sistema attivo.
- Efficienza: Riduzione del lavoro manuale nella gestione dei dati conforme al GDPR.
- Flessibilità: Diverse configurazioni possibili per vari studi.
Domande Frequenti
Risposte dettagliate alle domande frequenti sull'archiviazione automatica – ad esempio, quali scadenze sono sensate, come avviene la prima esecuzione automatica e quali dati vengono specificamente cancellati – si trovano nell'articolo Archiviazione e Anonimizzazione Automatica – Domande Frequenti.