In questo articolo scoprirai in cosa differiscono l'archiviazione e l'anonimizzazione, come recuperare un abbonato o un potenziale cliente archiviato con l'azione Ripristinare abbonato, quali sono i due permessi coinvolti e perché la configurazione di archiviazione ti mostra solo le sedi per cui disponi di una whitelist, cosa non può recuperare un ripristino, come escludere un abbonato dall'archiviazione automatica, e quali dati vengono persi in modo permanente non appena una scheda viene anonimizzata.
Contenuti
- Archiviazione e anonimizzazione sono due passaggi distinti
- Ripristinare abbonati e potenziali clienti archiviati
- Se hai archiviato una scheda per errore
- Protezione dei dati e anonimizzazione
- I potenziali clienti e le loro impostazioni di archiviazione
- Condizioni che impediscono l'archiviazione
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Guida rapida
- Archiviazione e anonimizzazione sono due passaggi distinti. Puoi annullare l'archiviazione, non l'anonimizzazione.
- Le schede archiviate conservano i loro dati personali e restano visibili in Abbonati / Archiviato.
- Per recuperare una scheda, apri Abbonati / Archiviato, apri il menu contestuale della riga e seleziona Ripristinare abbonato.
- Per il ripristino ti serve il permesso di ruolo Gestire gli abbonati archiviati. Modificare le regole dell'archiviazione automatica è un permesso diverso, Gestione dell'archiviazione automatica e dell'anonimizzazione.
- Solo l'anonimizzazione elimina i dati personali in modo irreversibile. Si esegue tramite l'azione separata Anonimizzare l'abbonato oppure, se configurata, automaticamente qualche tempo dopo l'archiviazione.
- L'archiviazione può eliminare dati per conto proprio. Quattro impostazioni distinte, Eliminare i dati dell'indirizzo, Eliminare i dati di contatto, Eliminare i documenti e Eliminare foto, decidono cosa scompare. Ciò che era attivato al momento dell'archiviazione è perso, e un ripristino non lo recupera.
- Un abbonato il cui codice cliente è elencato in Escludere dall'archiviazione automatica i seguenti codici cliente viene saltato dall'archiviazione automatica.
Archiviazione e anonimizzazione sono due passaggi distinti
Archiviazione e anonimizzazione sono due operazioni diverse. Hanno permessi propri, impostazioni proprie e conseguenze molto diverse. Solo l'anonimizzazione è definitiva.
L'archiviazione porta un abbonato o un potenziale cliente fuori dalle tue visualizzazioni quotidiane. La scheda esce dall'elenco degli abbonati e dai risultati di ricerca e passa all'elenco degli abbonati archiviati. I dati personali della scheda restano al loro posto, a meno che tu non abbia configurato delle eliminazioni per il passaggio di archiviazione.
L'anonimizzazione sovrascrive i dati personali di una scheda archiviata. Da quel momento la scheda non identifica più una persona e non può essere ripristinata.
| Archiviazione | Anonimizzazione | |
|---|---|---|
| Effetto sulla scheda | Rimossa da tutte le panoramiche e ricerche, elencata in Abbonati / Archiviato | I dati personali vengono sovrascritti, la scheda viene rimossa da tutte le panoramiche e ricerche |
| Dati personali | Restano intatti, salvo gli elementi che le quattro impostazioni di eliminazione rimuovono al momento dell'archiviazione | Eliminati definitivamente |
| Si può annullare? | Sì, con l'azione Ripristinare abbonato | No, il processo non può essere annullato |
| Come viene attivato | Manualmente, oppure tramite la configurazione dell'archiviazione automatica | Tramite l'azione Anonimizzare l'abbonato, oppure tramite l'anonimizzazione automatica se configurata |
| Permesso per l'azione manuale | Il ripristino di una scheda richiede Gestire gli abbonati archiviati | Anonimizzazione di un singolo abbonato oppure Anonimizzazione in blocco degli abbonati |
| Permesso per configurare l'esecuzione automatica | Gestione dell'archiviazione automatica e dell'anonimizzazione, più una whitelist per la sede | Gestione dell'archiviazione automatica e dell'anonimizzazione, più una whitelist per la sede |
Il software applica la stessa distinzione quando attivi l'archiviazione automatica: le schede archiviate possono essere consultate e ripristinate con il permesso adeguato, mentre l'anonimizzazione automatica elimina in modo irreversibile tutti i dati personali e non può essere annullata.
Quattro impostazioni distinte decidono cosa elimina l'archiviazione
L'archiviazione può comunque rimuovere singoli dati, a seconda di come è impostata la tua configurazione, e proprio qui un ripristino raggiunge il suo limite. L'eliminazione al momento dell'archiviazione non è un unico interruttore. Nella configurazione di archiviazione, in Impostazioni / Palestra / Protezione dei dati, nella scheda Archiviazione e anonimizzazione, c'è un blocco con l'intestazione Eliminare irrimediabilmente queste informazioni sull'abbonato durante l'archiviazione: con esattamente quattro caselle di controllo, ciascuna impostata separatamente. Nell'ordine in cui appaiono sullo schermo:
- Eliminare i dati dell'indirizzo rimuove i dati dell'indirizzo della scheda.
- Eliminare i dati di contatto rimuove i dati di contatto della scheda.
- Eliminare i documenti rimuove i documenti memorizzati sulla scheda.
- Eliminare foto rimuove la foto memorizzata sulla scheda.
Questi quattro compongono l'elenco completo. Non esiste un'unica impostazione che li racchiuda tutti, né alcuna ulteriore impostazione di eliminazione oltre a questi. Poiché ciascuno funziona in modo indipendente, ogni combinazione è possibile. Una palestra può perdere i dati di contatto delle sue schede archiviate e conservare i documenti, oppure conservare i dati di contatto e perdere le foto.
Ciò che un ripristino non può quindi recuperare dipende da quali delle quattro impostazioni erano attive al momento in cui la scheda è stata archiviata, non da come si presenta la configurazione oggi. I dati che un'impostazione ha rimosso allora restano persi anche se quell'impostazione è stata disattivata da allora. I dati che erano stati conservati allora sono ancora presenti anche se l'impostazione è stata attivata da allora.
Quali delle quattro sono attivate viene deciso per ogni configurazione, quindi varia da palestra a palestra e non c'è uno stato che tu possa presumere. Prima di promettere a un abbonato che un ripristino gli restituirà tutto, apri Impostazioni / Palestra / Protezione dei dati, passa alla scheda Archiviazione e anonimizzazione e leggi le quattro caselle di controllo nella tua configurazione.
Ripristinare abbonati e potenziali clienti archiviati
Gli abbonati e i potenziali clienti archiviati non vengono eliminati. Puoi ripristinarli singolarmente in qualsiasi momento, purché non siano già stati anonimizzati. L'elenco degli abbonati archiviati lo indica direttamente nella pagina.
Prerequisiti
Attorno all'archiviazione ci sono due permessi di ruolo, che svolgono due compiti diversi. Uno ti permette di ripristinare una scheda, l'altro ti permette di modificare le regole dell'archiviazione automatica. Nessuno dei due include l'altro.
| Permesso di ruolo | Cosa ti permette di fare |
|---|---|
| Gestire gli abbonati archiviati | Cercare e consultare gli abbonati archiviati, e ripristinare singole schede. È il permesso per l'azione di ripristino. Senza di esso non vedrai affatto l'elenco degli abbonati archiviati. |
| Gestione dell'archiviazione automatica e dell'anonimizzazione | Consultare e modificare la configurazione dell'archiviazione automatica e dell'anonimizzazione automatica, cioè i periodi, le quattro impostazioni di eliminazione e l'elenco dei codici cliente esclusi. Non ti permette di ripristinare una scheda. |
Chiedi all'amministrazione della tua palestra di concederti quello che ti manca. Se non vedi l'elenco degli abbonati archiviati o l'azione di ripristino, il permesso di cui hai bisogno è Gestire gli abbonati archiviati, non il permesso di configurazione.
Inoltre, la configurazione di archiviazione è soggetta a una whitelist per sede. Vedi e modifichi solo le configurazioni delle sedi per cui disponi di whitelist, e questo vale sia per la lettura di una configurazione sia per la sua creazione, modifica ed eliminazione. In un'organizzazione con più sedi questo ha una conseguenza pratica: chi amministra può non riuscire a scoprire perché un abbonato è stato archiviato, perché la configurazione che lo riguarda appartiene a una sede per cui non dispone di whitelist. In questo caso, chiedi a un collega con whitelist per quella sede, oppure fai estendere la tua.
Ecco come ripristinare una scheda:
- Vai su Abbonati / Archiviato. Vedrai una panoramica di tutti gli abbonati archiviati.
- Trova la scheda che vuoi recuperare.
- Apri il menu contestuale della riga e seleziona Ripristinare abbonato.
- Conferma la domanda se vuoi davvero ripristinare l'abbonato.
- Nella finestra puoi inoltre decidere se Assegnare i codici cliente e se Escludere dall'archiviazione automatica. Se attivi l'esclusione, la scheda viene saltata dall'archiviazione automatica da quel momento, mentre l'archiviazione manuale resta possibile in qualsiasi momento.
Risultato: la scheda è di nuovo attiva e appare nell'elenco degli abbonati e nei risultati di ricerca come prima. Tutto ciò che è stato eliminato al momento dell'archiviazione a causa delle quattro impostazioni di eliminazione non viene recuperato e deve essere inserito di nuovo. Quali elementi siano dipende da quali delle quattro erano attive quando questa scheda è stata archiviata.
[Screenshot: elenco Abbonati / Archiviato con il menu contestuale della riga aperto che mostra "Ripristinare abbonato"]
Se hai archiviato una scheda per errore
Un'archiviazione per errore non è una perdita di dati. Procedi così:
- Vai su Abbonati / Archiviato e ripristina la scheda con Ripristinare abbonato, come descritto sopra.
- Non usare Anonimizzare l'abbonato su questa scheda e non includerla in un'anonimizzazione in blocco. Questo è il passaggio che non si può annullare.
- Se nella tua configurazione l'anonimizzazione automatica è attiva, ripristina la scheda quanto prima possibile. L'anonimizzazione automatica riguarda solo le schede archiviate da un po' di tempo, quindi c'è una finestra temporale, ma non dovresti farci affidamento.
- Controlla quali delle quattro impostazioni di eliminazione erano attive quando la scheda è stata archiviata, e inserisci di nuovo i dati dell'indirizzo, i dati di contatto, i documenti o la foto dove manchino.
- Se la scheda continua a essere ripresa dall'archiviazione automatica, escludila, tramite l'opzione nella finestra di ripristino oppure tramite i codici cliente che la configurazione di archiviazione esclude.
Se la scheda è già stata anonimizzata, non può essere recuperata. In quel caso devi creare di nuovo l'abbonato o il potenziale cliente da zero.
Protezione dei dati e anonimizzazione
L'anonimizzazione rimuove tutti i dati personali da una scheda archiviata e non può essere annullata. La scheda resta nel sistema senza dati personali, così non può più essere ricondotta a una persona.
Ci sono tre modi in cui una scheda viene anonimizzata:
- Anonimizzare l'abbonato come azione singola su una riga dell'elenco degli abbonati archiviati. Permesso: Anonimizzazione di un singolo abbonato. Devi digitare la parola di conferma nella finestra prima che l'azione venga eseguita.
- Anonimizzare gli abbonati come azione in blocco nell'elenco degli abbonati archiviati, per le sedi e il periodo minimo di archiviazione che selezioni. Permesso: Anonimizzazione in blocco degli abbonati.
- Anonimizzazione automatica delle schede archiviate, se nella tua configurazione di archiviazione è attivo l'interruttore Anonimizzare automaticamente gli abbonati (l'etichetta non lo dice, ma l'interruttore determina anche l'anonimizzazione automatica dei potenziali clienti). È un interruttore separato dall'archiviazione automatica, con un proprio periodo, e può essere completamente disattivato. Attivarlo o disattivarlo e modificarne il periodo richiede il permesso Gestione dell'archiviazione automatica e dell'anonimizzazione e una whitelist per la sede, non uno dei due permessi di anonimizzazione sopra indicati.
L'anonimizzazione automatica non si esegue mai immediatamente dopo l'archiviazione. Una scheda diventa idonea al più presto 93 giorni dopo essere stata archiviata, e oltre a questo si applica il periodo configurato nelle tue impostazioni. Finché una scheda non viene effettivamente anonimizzata, Ripristinare abbonato continua a funzionare. Aggiornato al: 17/08/2026.
L'anonimizzazione automatica resta disattivata finché qualcuno non la attiva
Nella configurazione di archiviazione, in Impostazioni / Palestra / Protezione dei dati, nella scheda Archiviazione e anonimizzazione, l'anonimizzazione automatica è composta da due elementi che vanno insieme:
- l'interruttore Anonimizzare automaticamente gli abbonati, che attiva e disattiva l'esecuzione automatica (anche se l'etichetta non lo dice, determina anche l'anonimizzazione dei potenziali clienti), e
- il campo del periodo sottostante. La sua etichetta è Periodo dall'archiviazione di un abbonato all'anonimizzazione automatica: Lì inserisci un numero e scegli l'unità dal menu a discesa accanto, che offre Giorni, Settimane, Mese(i) e Anno(i).
Il campo del periodo resta disattivato finché l'interruttore è spento, e non contiene nessun valore precompilato. Non esiste quindi un tempo di attesa predefinito su cui contare. L'anonimizzazione automatica si esegue sempre e solo con un periodo che qualcuno ha inserito nella tua configurazione, quindi consulta entrambi gli elementi quando devi sapere se è attiva per la tua palestra e dopo quanto tempo ha effetto.
I potenziali clienti e le loro impostazioni di archiviazione
I potenziali clienti vengono archiviati e ripristinati esattamente come gli abbonati, tramite lo stesso elenco degli abbonati archiviati e la stessa azione Ripristinare abbonato.
La loro archiviazione automatica viene però configurata separatamente. Nella configurazione di archiviazione i potenziali clienti compaiono come lead nella sezione Archiviazione dei lead, con un proprio periodo, chiamato Archiviazione automatica dei potenziali clienti dopo. Questo periodo si conta dalla data di creazione del potenziale cliente, non da una data di fine contratto, e può essere attivo o inattivo indipendentemente dall'archiviazione degli ex abbonati.
I potenziali clienti non vengono archiviati automaticamente finché hanno ancora appuntamenti aperti, attività attive, check-in recenti o servizi e pass non utilizzati.
Condizioni che impediscono l'archiviazione
I contratti attivi e i crediti in sospeso sono i motivi più noti per cui una scheda non può essere archiviata, ma non sono i soli. Il software controlla un elenco più lungo prima di archiviare un abbonato. L'archiviazione viene impedita anche, tra gli altri, da:
- attività di palestra aperte per l'abbonato
- un check-in attivo
- appuntamenti futuri
- un livello di sollecito attivo o un passaggio al recupero crediti
- l'abbonato ancora registrato come pagatore per un'altra persona
- collegamenti come rappresentante legale
- blocchi di accesso
- buoni o contingenti aperti
Per l'archiviazione automatica, il periodo per gli ex abbonati inizia dopo la data di fine dell'ultimo contratto. L'elenco completo dei criteri di esclusione è documentato nell'articolo sull'archiviazione automatica collegato di seguito.
Escludere un abbonato dall'archiviazione automatica
Queste condizioni le controlla il software. Oltre a queste, hai due modi per proteggere tu stesso una scheda:
- Per scheda. Attiva l'opzione Escludere dall'archiviazione automatica nella finestra di ripristino, come descritto sopra. La scheda viene quindi saltata dall'archiviazione automatica, mentre l'archiviazione manuale resta possibile in qualsiasi momento.
- Per codice cliente. La configurazione di archiviazione contiene il campo Escludere dall'archiviazione automatica i seguenti codici cliente. È una selezione multipla, e le opzioni offerte sono i codici cliente configurati nella tua palestra. Ogni abbonato che ha uno dei codici cliente elencati lì viene escluso dall'archiviazione automatica, il che permette di proteggere un intero gruppo di abbonati in una volta invece di una scheda alla volta. Modificare quell'elenco richiede il permesso Gestione dell'archiviazione automatica e dell'anonimizzazione e una whitelist per la sede.
Trovi quel campo nella configurazione, in Impostazioni / Palestra / Protezione dei dati, nella scheda Archiviazione e anonimizzazione, sotto i due campi di periodo Archiviazione automatica degli ex abbonati dopo e Archiviazione automatica dei potenziali clienti dopo, e sopra il blocco delle impostazioni di eliminazione.
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