In questo articolo imparerai come funzionano insieme le configurazioni e le regole di notifica, come creare una configurazione e attivarla per la tua palestra e come aggiungere regole che inviano un modello tramite uno o più canali di comunicazione quando si verifica un evento.
Contenuti
- Guida rapida
- Prerequisiti
- Come funzionano insieme configurazioni e regole
- Canali di comunicazione e modalità di invio
- Metodo di spedizione
- Creare e attivare una configurazione
- Aggiungere una regola di notifica
- Modificare, disattivare o cancellare una regola
- Condividere una configurazione tra palestre
- Documenti contrattuali dal Sales Tool
- Errori frequenti
Guida rapida
- Apri Comunicazione / Notifiche / Regole di notifica.
- Clicca su Creare configurazione, inserisci una Descrizione e salva.
- Apri la configurazione e clicca su Aggiungi regola di notifica.
- Seleziona l'evento nel campo Titolo e un Metodo di spedizione, poi scegli un canale in Comunicazione e un Modello. Salva. La regola è subito attiva.
- Tornato all'elenco delle configurazioni, apri il menu a tre puntini della configurazione e clicca su Attivare per la sede attuale.
L'elenco completo degli eventi e dei canali supportati da ciascuno è in Riferimento degli eventi di notifica.
Prerequisiti
Se non trovi un'area nella barra laterale a sinistra, clicca sull'ultima voce, Più. Con Personalizza la navigazione scegli quali aree compaiono direttamente nella barra laterale.
- Autorizzazione: Notifiche automatiche, assegnata in Risorse / Dipendenti / Ruoli. L'autorizzazione distingue tra visualizzare, creare, modificare e cancellare. Per attivare una configurazione e modificarne le impostazioni ti serve il diritto di modifica, per cancellare una configurazione il diritto di cancellazione.
- Canali: l'e-mail è disponibile per ogni evento che la supporta. Lettera, SMS e App compaiono solo se il modulo corrispondente è attivo per la tua palestra.
- Modelli: esiste almeno un modello per il canale che vuoi usare. I modelli si gestiscono in Comunicazione / Gestione del servizio / Modelli standard.
Come funzionano insieme configurazioni e regole
Le notifiche automatiche hanno due livelli:
- Configurazione: un insieme di regole di notifica con un nome. Puoi avere più configurazioni. Ogni palestra ha sempre esattamente una configurazione attiva, che gestisce tutte le notifiche automatiche della palestra.
- Regola di notifica: stabilisce cosa succede quando si verifica un evento. Combina l'evento, il Metodo di spedizione, uno o più canali con un modello ciascuno e uno stato. Una configurazione contiene al massimo una regola per evento.
Cosa significa in pratica:
- Una regola invia solo se la sua configurazione è quella attiva della palestra e la regola stessa è attiva. Una regola in una configurazione non attiva per la palestra non invia mai.
- Se gestisci più palestre, puoi condividere una configurazione con tutte oppure dare a ciascuna la sua.
- Per cambiare la configurazione attiva basta un'azione nell'elenco delle configurazioni (Attivare per la sede attuale). Da quel momento per la palestra valgono le regole della configurazione appena attivata.
- Nell'elenco delle configurazioni, il badge Attivo indica la configurazione attiva per la palestra selezionata in quel momento. Il badge delle palestre accanto mostra con quali palestre è condivisa la configurazione.
Per inviare un altro modello a un gruppo specifico di abbonati per lo stesso evento, aggiungi alla regola una sovrascrittura delle notifiche. Vedi Inviare varianti di messaggio con le sovrascritture delle notifiche.
Canali di comunicazione e modalità di invio
Una regola invia tramite al massimo quattro canali:
- E-mail: e-mail basata su un modello e-mail.
- Lettera: lettera basata su un modello di lettera.
- SMS: SMS basato su un modello SMS.
- App: messaggio nella Member App.
Non tutti gli eventi supportano tutti i canali. La scelta del canale mostra solo i canali supportati dall'evento selezionato. I canali per evento sono in Riferimento degli eventi di notifica.
Con il pulsante aggiungi Centro di comunicazione aggiungi altri canali alla regola, ciascuno con il proprio modello. Non appena una regola ha più di un canale, Selezionare la modalità di invio stabilisce come vengono usati:
- Inviare comunicazione in modalità fallback: l'abbonato viene contattato tramite i canali in ordine decrescente. Se i dati di contatto di un canale mancano o non sono validi, viene usato il canale successivo.
- Inviare comunicazione in parallelo: i messaggi per tutti i canali con dati di contatto validi vengono generati e inviati contemporaneamente.
Esempio: una regola contiene App, E-mail e SMS in quest'ordine. In modalità fallback l'abbonato riceve il messaggio nell'app. Se non è possibile, viene inviata l'e-mail e, se manca anche un indirizzo e-mail valido, l'SMS. In modalità parallela l'abbonato riceve il messaggio su ciascuno dei tre canali con dati di contatto validi.
Se la regola contiene il canale E-mail, puoi attivare anche Non inviare e-mail a indirizzi di posta elettronica non confermati.
Metodo di spedizione
Ogni regola di notifica ha un Metodo di spedizione che decide se il messaggio parte senza che nessuno intervenga:
- Spedizione senza domanda: il software crea e invia il messaggio non appena si verifica l'evento. Adatto a eventi frequenti e a basso rischio, come conferme di prenotazione e promemoria.
- Chiedere prima di spedire: quando un dipendente esegue l'azione che fa scattare l'evento (per esempio registra una disdetta), decide cosa fare del messaggio, per esempio inviarlo, stamparlo o salvarlo per dopo. Adatto a eventi delicati come disdette o adeguamenti del contratto.
Per alcuni eventi è selezionabile solo uno dei due metodi. Dopo aver salvato la regola, il metodo di spedizione non si può più cambiare. Il valore predefinito per evento è in Riferimento degli eventi di notifica.
Creare e attivare una configurazione
- Apri Comunicazione / Notifiche / Regole di notifica. L'elenco mostra le configurazioni condivise con le palestre a cui hai accesso.
- Clicca su Creare configurazione. Inserisci una Descrizione che ne renda chiaro lo scopo, per esempio "Regole standard" o il nome della palestra.
- Se gestisci più palestre, usa Modificare rilascio per scegliere quali palestre possono usare la configurazione. Salva.
- Aggiungi le regole alla configurazione (vedi la sezione successiva).
- Perché la configurazione gestisca le notifiche della tua palestra, apri il suo menu a tre puntini nell'elenco e clicca su Attivare per la sede attuale. Conferma con Attivare. La configurazione finora attiva per questa palestra viene sostituita.
Per passare in seguito a un'altra configurazione, ripeti il passaggio 5 su quella configurazione.
Con Modificare configurazione nel menu a tre puntini puoi rinominare una configurazione o cambiarne la condivisione in qualsiasi momento. Cancellare la configurazione è possibile solo finché la configurazione non è attiva in nessuna palestra.
Aggiungere una regola di notifica
- Nell'elenco delle configurazioni, clicca sulla configurazione che vuoi ampliare.
- Clicca su Aggiungi regola di notifica.
- Seleziona l'evento nel campo Titolo. L'elenco offre solo eventi disponibili per la tua palestra che non hanno ancora una regola in questa configurazione. Usa Riferimento degli eventi di notifica per trovare l'evento giusto.
- Seleziona un Metodo di spedizione. L'elenco mostra solo i metodi consentiti dall'evento.
- In Comunicazione, scegli un canale e accanto un Modello. L'elenco dei modelli mostra solo i modelli di quel canale condivisi con le palestre della configurazione, non archiviati e corrispondenti ai segnaposto dell'evento. Se nessun modello è adatto, creane prima uno in Comunicazione / Gestione del servizio / Modelli standard.
- Facoltativo: aggiungi altri canali con aggiungi Centro di comunicazione e scegli la modalità di invio (vedi Canali di comunicazione e modalità di invio).
- Salva. La nuova regola è subito attiva.
Modificare, disattivare o cancellare una regola
Apri la configurazione e usa il menu a tre puntini della regola:
- Disattivare la regola di notifica interrompe gli invii senza cancellare la regola. Con Attivare la regola di notifica la riattivi.
- Con Modificare regola di notifica cambi canali, modelli, modalità di invio e la casella e-mail. L'evento e il metodo di spedizione sono fissi. Per cambiarne uno, cancella la regola e creala di nuovo.
- Cancellare regola di notifica rimuove la regola dalla configurazione.
Condividere una configurazione tra palestre
Se più palestre devono usare le stesse regole, condividi una configurazione invece di crearne delle copie:
- Apri Comunicazione / Notifiche / Regole di notifica.
- Apri il menu a tre puntini della configurazione e clicca su Modificare configurazione.
- Con Modificare rilascio, seleziona le palestre che possono usare la configurazione. Salva.
- Passa a ciascuna palestra in cui la configurazione deve valere (selezione della palestra in alto nella pagina) e clicca su Attivare per la sede attuale per la configurazione.
Una configurazione si può attivare solo nelle palestre con cui è condivisa. Le modifiche a una configurazione condivisa valgono in ogni palestra in cui è attiva. Se le palestre hanno bisogno di regole diverse per lo stesso evento, dai a ciascuna la sua configurazione.
Documenti contrattuali dal Sales Tool
Tre regole stabiliscono anche come vengono inviati i documenti contrattuali nell'ultimo passaggio del Sales Tool: Nuovo utente per il contratto dell'abbonato, Nuovo abbonato con tutore legale per la copia del tutore legale e Mandato SEPA per il mandato del pagatore.
- Il pulsante per inviare un documento via e-mail o per lettera si può usare solo se la regola corrispondente usa quel canale.
- Se la regola Nuovo utente usa Spedizione senza domanda, l'e-mail con il contratto è già stata inviata e il pulsante e-mail non viene mostrato.
Errori frequenti
- La regola è attiva, ma non viene inviato nulla. Controlla che la configurazione che contiene la regola sia la configurazione attiva della palestra. Una regola in una configurazione non attiva per la palestra non invia mai.
- Un evento manca nell'elenco. La configurazione ha già una regola per questo evento (modifica quella), oppure l'evento non è disponibile per la tua palestra.
- "Attivare per la sede attuale" non compare. La configurazione è già attiva per la palestra selezionata, oppure al tuo ruolo manca il diritto di modifica di Notifiche automatiche.
- Una configurazione non si può cancellare. È ancora attiva in almeno una palestra. Attiva prima un'altra configurazione in quella palestra.
- Manca un canale. L'evento non supporta il canale, oppure il modulo per Lettera, SMS o App non è attivo per la tua palestra.
- Un modello manca nell'elenco. Appartiene a un altro canale, non è condiviso con le palestre della configurazione, è archiviato o non corrisponde ai segnaposto dell'evento.
- Metodo di spedizione sbagliato. Il metodo di spedizione non si può modificare. Cancella la regola e creala di nuovo con l'altro metodo.
- Regole predefinite che partono inattive. Le regole che il software crea per impostazione predefinita per Promemoria appuntamento, Promemoria appuntamento corso, Promemoria fine del contratto, Notifica di rinnovo automatico del contratto, Upgrade dell'iscrizione self-service, Compleanno, Promemoria del carnet quasi esaurito, Insoluti automatici e Allenamento di prova completato sono inattive. Controlla il modello collegato e poi attiva la regola.
- Le modifiche a una configurazione condivisa valgono ovunque. Se deve cambiare solo una palestra, crea prima una configurazione separata per lei.
Avviso: Questo articolo è stato creato con l'aiuto dell'intelligenza artificiale e tradotto automaticamente senza revisione editoriale. Ci scusiamo per eventuali errori.