In dit artikel laten we je zien: hoe je je boekhouding vanuit de software exporteert
Snelgids:
-
Financiën / Accountancy / Exportlijsten
-
"Export lijst aanmaken" selecteren
-
Het exporttype kiezen en de periode opgeven
-
Bevestigen met "Aanmaken" en daarna de gegenereerde lijst downloaden
Hoe exporteer je je boekhouding?
Elke maand exporteer je je boekhouding vanuit de software naar je accountant.
In het Boekhoudingsportaal heb je eerst een overzicht van je kasstromen en resultaten per rekeninggroep voor een bepaalde periode.
Je kunt de periode wijzigen door op de weergegeven maand te klikken.
Om de gegevens te exporteren, ga je naar Financiën / Accountancy / Exportlijsten.
Om je boekhouding te exporteren, open je Financiën / Accountancy / Exportlijsten en selecteer je "Export lijst aanmaken".
-
Kies onder "Type" de export die je nodig hebt. Voor je accountant zijn dat de boekhoudkundige exports (bijvoorbeeld "Boekhoudkundige export (Infor)", "Boekhouding export (JIMS)" of "SAP-export"). Andere types zoals "Openstaande facturen", "Account" of "Boekingen" zijn ook beschikbaar.
-
Geef onder "Periode" de boekhoudperiode op die je wilt exporteren. Afhankelijk van het geselecteerde type kunnen extra velden (zoals een rekening of een beschrijving) worden ingesteld.
-
Bevestigen met "Aanmaken".
De nieuwe vermelding verschijnt met de status ervan in de exportlijst. Zodra deze klaar is, kun je deze downloaden en het bestand naar je accountant sturen.
De boekhoudexport begrijpen
Het exportbestand dat je zojuist hebt gedownload, heeft verschillende kolommen.
De kolommen datum, bedragen exclusief belasting, inclusief belasting en btw zijn belangrijk voor je accountant.
De kolommen die daarentegen rechtstreeks met je boekhouding zijn verbonden, zijn:
-
Rekening (G)
-
Tegenrekening (H)
Dit zijn de debet- en creditrekeningen.
Om de rekeningen en boekingsregels te wijzigen, raadpleeg je het artikel Boekingsregels beheren in ons helpcenter.
Voorbeeld:
Regel nummer 2 = is een maandelijkse abonnementsbetaling met een vervaldatum op 01.09.2022.
Zo genereert de software een boekingsregel met datum 01.09.2022. Deze regel vertegenwoordigt de boekhoudkundige transactie van de ledenrekening (lidnummer BF-18) naar rekening 7060, met 20 % btw.
Een tweede regel wordt gegenereerd op de betaaldatum van deze vordering. Op het moment van betaling wordt de boekhoudrekening van het lid vereffend. Hier op 19.09.202.
Deze regel registreert de debettransactie van bankrekening 5120 naar de ledenrekening (lidnummer BF-18). Houd er rekening mee dat de btw op het moment van de vervaldatum wordt geregistreerd, daarom bevat de betaalregel geen btw.
Opmerking 1: wanneer je je in de globale weergave van het Boekhoudingsportaal bevindt, maakt de software onderscheid tussen rekeninggroepen en kasstromen. Rekeninggroepen zijn alle boekhoudkundige transacties. In ons voorbeeld de transactie waarin de vordering ontstaat en de transactie waarin deze wordt betaald. De kasstromen vertegenwoordigen alleen de betalingen.
Als lid BF-18 zijn vordering van 01.09.22 op 10.10.22 voldoet, vind je het volgende in de tabel:
-
in september:
-
59,90 EUR in rekeninggroep 7060
-
geen vermelding in de kasstroom
-
in oktober:
-
59,50 in de kasstroom.
Opmerking 2: de omzet die in het dashboardmenu verschijnt, komt overeen met alle verkopen van de maand, onafhankelijk van de inkomsten.
Wat je omzet uitmaakt, zijn alle transacties met een vervaldatum in de lopende maand.
Met andere woorden: alle maandelijkse betalingen van leden van wie de vervaldatum (bijvoorbeeld) op de 1e van de maand valt, worden dus opgenomen in de omzet van de lopende maand.
Nog steeds in het voorbeeld van mijn lid BF-18. Elke 1e van de maand telt zij het bedrag van haar abonnement op bij mijn omzet.