In dit artikel leer je: het beheren van boekingsregels
- Algemeen
- Waar je de boekingsregels vindt
- Overzicht van de boekingsregels
- Systeem- en aangepaste regels
- Een boekingsregel aanmaken
Snelgids:
-
Instellingen / Financiën / Boekhoudkundige configuratie
-
Een configuratie openen en naar het tabblad "Boekingsregels" gaan
-
"Boekingsregel aanmaken" selecteren om een aangepaste regel toe te voegen
-
Het filter "Only custom" gebruiken om je eigen regels weer te geven
Algemeen
Boekingsregels helpen je om je eigen set regels voor het boeken van inkomsten te maken. De software maakt gebruik van een set systeemregels die voor het boeken van inkomsten worden gebruikt. Daarnaast kun je ook individuele boekingsregels met individuele inkomstenrekeningen aanmaken. Zo heb je de mogelijkheid om de inkomsten uit de verkoop van dranken op een speciaal daarvoor aangemaakte inkomstenrekening te boeken, of bepaalde tarieven, add-ons, vaste tarieven en zelfs artikelvarianten.
Belangrijk: als je een regel wijzigt, worden eerdere boekingen niet gewijzigd. Nieuwe of gewijzigde regels gelden alleen voor toekomstige boekingen.
Waar je de boekingsregels vindt
De boekingsregels maken deel uit van een boekhoudkundige configuratie. Open Instellingen / Financiën / Boekhoudkundige configuratie, selecteer de configuratie die je wilt bewerken en ga naar het tabblad "Boekingsregels". Elke configuratie heeft ook een tabblad "Rekeningen posten", waar de onderliggende inkomsten- en balansrekeningen worden beheerd. Een configuratie kan met andere vestigingen worden gedeeld, zodat alle vestigingen volgens dezelfde regels en op dezelfde rekeningen boeken.
Overzicht van de boekingsregels
Het tabblad "Boekingsregels" toont alle regels die bepalen op welke inkomstenrekening een bepaald soort inkomsten wordt geboekt. Voor elke regel zie je de inkomstencategorie, de rekening of het soort inkomsten, het btw-tarief en de doel-inkomstenrekening. Gebruik het filter "Only custom" om de lijst te beperken tot de regels die je zelf hebt aangemaakt.
Beweeg de aanwijzer over een regel om het contextmenu te openen (het pictogram met drie puntjes aan het einde van de rij). Een samengevoegde regel die alle btw-tarieven omvat, biedt "Journaalpost apart", waarmee deze wordt opgesplitst in één regel per btw-tarief, zodat je elk tarief op een andere rekening kunt boeken. Een regel die al aan één btw-tarief is gekoppeld, biedt in plaats daarvan "Journaalpost samenvoegen". Gebruik "Journaalpost wijzigen" om de doel-inkomstenrekening van een regel in te stellen.
Systeem- en aangepaste regels
De software wordt geleverd met een set systeemregels die standaard voor het boeken van inkomsten worden gebruikt. Je kunt de doel-inkomstenrekening van een systeemregel bewerken, bijvoorbeeld om alle inkomsten uit tarieven met 19 % btw op een bepaalde rekening te boeken. Regels die je zelf toevoegt, worden als aangepast gemarkeerd; het filter "Only custom" toont alleen deze. In de leveringstoestand bestaat er nog geen aangepaste regel.
Een boekingsregel aanmaken
Selecteer "Boekingsregel aanmaken" om een nieuwe regel toe te voegen. In het dialoogvenster kies je eerst de "Inkomstencategorie" (bijvoorbeeld Tarieven, Add-on, Vaste tarieven, Artikel, Artikelvarianten of Boekingscode). Vervolgens kies je het "Soort inkomsten" waarop deze van toepassing is; het btw-tarief wordt direct in elke optie weergegeven. Tot slot selecteer je de "Inkomstenrekening" waarop inkomsten van dit type moeten worden geboekt. Omdat het btw-tarief deel uitmaakt van het soort inkomsten, voorkom je dat inkomsten met verschillende btw-tarieven per ongeluk op dezelfde rekening worden geboekt.
In de regel kan een soort inkomsten telkens maar op één inkomstenrekening worden geboekt. Artikelen en artikelvarianten vormen een uitzondering, omdat er voor deze verkopen twee btw-tarieven kunnen zijn: één voor consumptie ter plaatse en één voor verkoop om mee te nemen (ToGo). In die gevallen word je gevraagd om in één regel twee inkomstenrekeningen voor de respectieve belastingtarieven te definiëren. De software geeft aan wanneer een dergelijke configuratie nodig is.