In dit artikel leer je hoe je grootboekrekeningen en boekingsregels centraal beheert als boekhoudkundige configuratie, deze deelt met meerdere studio's en op een geplande datum activeert, inclusief de wijzigingsgeschiedenis en de activeringsgeschiedenis.
Inhoud
- Overzicht
- Vereisten
- Opbouw en navigatie
- Een boekhoudkundige configuratie aanmaken
- Delen met meerdere studio's
- Grootboekrekeningen beheren
- Boekingsregels beheren
- Een boekhoudkundige configuratie bewerken
- De activering plannen
- Wijzigingsgeschiedenis en activeringsgeschiedenis
- Een configuratie verwijderen
- FAQ
Snelgids
- Open Instellingen / Financiën / Boekhoudkundige configuratie.
- Klik op Create accounting configuration.
- Voer een Naam in en selecteer de Basisconfiguratie: SKR03, SKR04, IFRS, GAAP of bestaande configuratie kopiëren.
- Selecteer onder Toestemming bewerken de studio's die de configuratie moeten gebruiken.
- Selecteer de configuratie boekingscode en klik op Opslaan.
- Controleer en pas de Posting accounts en de Boekingsregels aan in de detailweergave.
- Open het actiemenu en klik op Activeer configuratie, selecteer de studio's onder Locatie selecteren en stel een Activeringsdatum in vanaf vandaag.
Overzicht
Een boekhoudkundige configuratie bundelt grootboekrekeningen en boekingsregels. Je beheert haar centraal, gebruikt haar in meerdere studio's en plant de activering van tevoren, bijvoorbeeld voor het begin van een maand. Per studio is er maar één configuratie tegelijk actief; andere configuraties kunnen voor een latere datum worden gepland.
Vereisten
Twee afzonderlijke rechten sturen deze functie aan:
- Configuraties beheren: boekhoudkundige configuraties aanmaken, bekijken, bewerken en verwijderen. Standaard hebben de rollen admin en office volledige toegang; de rollen counter en read-only kunnen configuraties alleen bekijken.
- Configuraties activeren: een afzonderlijk recht waarmee je een configuratie kunt activeren. Standaard hebben de rollen admin en office dit recht.
Opbouw en navigatie
Je vindt de functie onder Instellingen / Financiën / Boekhoudkundige configuratie. Het overzicht heeft twee tabbladen:
- Configuratie: alle configuraties met hun Naam en configuratie boekingscode, de studio's waarmee ze worden gedeeld en de status Geactiveerd in deze studio.
- Activeringsgeschiedenis: toont per studio welke configuratie actief is of was. Je kunt filteren op studio en periode.
Klik op een configuratie om de detailweergave te openen. Deze toont de configuratie boekingscode en de Activeringsdatum en heeft vier tabbladen: Posting accounts, Boekingsregels, Geschiedenis wijzigen en Activeringsgeschiedenis. Het actiemenu bevat Configuratie bewerken, Activeer configuratie en Configuratie verwijderen.
Een boekhoudkundige configuratie aanmaken
- Open Instellingen / Financiën / Boekhoudkundige configuratie en klik op Create accounting configuration.
- Voer een Naam in.
- Selecteer de Basisconfiguratie:
- SKR03, SKR04, IFRS of GAAP: er wordt een passende set grootboekrekeningen geladen.
- bestaande configuratie kopiëren: rekeningen en regels worden overgenomen uit een bestaande configuratie.
- Selecteer de configuratie boekingscode.
- Optioneel: vink Account voor uitgesteld inkomen activeren aan en vul het extra veld in dat verschijnt.
- Bepaal via Toestemming bewerken welke studio's de configuratie mogen gebruiken (zie de volgende sectie).
- Klik op Opslaan.
Delen met meerdere studio's
Gebruik in het dialoogvenster voor aanmaken en bewerken Toestemming bewerken om de studio's te selecteren die de configuratie mogen gebruiken. Alleen studio's in dezelfde belastingregio worden aangeboden. Je kunt later ook extra studio's toevoegen via Configuratie bewerken.
Grootboekrekeningen beheren
Open in de detailweergave het tabblad Posting accounts. De tabel toont Account number, Beschrijving, boekhoudcategorie en Btw-tarief.
- Gebruik de zoekfunctie om rekeningen te vinden op rekeningnummer of naam.
- Zet only custom aan om alleen rekeningen te tonen die je zelf hebt aangemaakt, en Alleen actief om inactieve rekeningen te verbergen.
- Klik op omzetrekening aanmaken om een nieuwe rekening toe te voegen.
Boekingsregels beheren
Open in de detailweergave het tabblad Boekingsregels. De tabel toont Inkomstencategorie, Account, het soort inkomsten, Btw-tarief en Revenue account. Regels die door het systeem worden geleverd, hebben het label system.
- Gebruik de zoekfunctie om een regel te vinden en zet only custom aan om alleen de regels te tonen die je zelf hebt aangemaakt.
- Klik op Boekingsregel aanmaken om een nieuwe regel toe te voegen. Kies in het dialoogvenster een Inkomstencategorie (Tarieven, Add-on, Vaste tarieven, Artikel, Artikelvarianten of Boekingscode) en selecteer vervolgens het item bij Soort inkomsten. De lijst met items hangt af van de categorie.
Een boekhoudkundige configuratie bewerken
Zolang een configuratie nog nooit is geactiveerd, kun je alles wijzigen. Zodra ze is geactiveerd, zijn de grootboekrekeningen, de boekingsregels en de instelling voor uitgesteld inkomen vergrendeld. De Naam, de deelinstellingen en de configuratie boekingscode blijven bewerkbaar via Configuratie bewerken.
De activering plannen
- Open de configuratie en klik in het actiemenu op Activeer configuratie.
- Kies onder Locatie selecteren de studio's waarin de configuratie actief moet worden.
- Stel de Activeringsdatum in. Data in het verleden kunnen niet worden geselecteerd.
- Klik op Volgende en volg de overige stappen van de wizard.
Bij de activering eindigt de vorige configuratie automatisch op de dag vóór de activeringsdatum en is de nieuwe actief vanaf de datum die je hebt gekozen. Als voor een geselecteerde studio op of na deze datum al activeringen zijn gepland, worden ze vervangen door de nieuwe activering.
Wijzigingsgeschiedenis en activeringsgeschiedenis
- Geschiedenis wijzigen: registreert elke wijziging van de configuratie, de rekeningen, de regels en de activeringen met tijdstempel en de gebruiker die de wijziging heeft doorgevoerd.
- Activeringsgeschiedenis: toont wanneer, in welke studio en door wie een configuratie is geactiveerd. Je kunt filteren op studio en periode.
Een configuratie verwijderen
Alleen configuraties die nooit zijn geactiveerd, kunnen worden verwijderd. Open de configuratie en klik in het actiemenu op Configuratie verwijderen. Dit is handig om testopstellingen op te ruimen.
FAQ
Kan ik de rekeningen of regels van een geactiveerde configuratie wijzigen?
Nee. Maak in plaats daarvan een nieuwe configuratie aan (bijvoorbeeld met bestaande configuratie kopiëren), pas die aan en plan de activering voor de gewenste datum. De naam, de deelinstellingen en de configuratie boekingscode blijven bewerkbaar.
Wat gebeurt er precies bij de activering?
Op de gekozen datum wordt de nieuwe configuratie actief; de vorige eindigt automatisch de dag ervoor. Activeringen die al zijn gepland voor dezelfde studio op of na die datum, worden vervangen.
Is er een zoekfunctie?
Ja. In de tabbladen Posting accounts en Boekingsregels kun je zoeken, en de schakelaar only custom toont alleen je eigen items.
Let op: Dit artikel is met behulp van AI gemaakt en automatisch vertaald zonder redactionele controle. Onze excuses voor eventuele fouten.