In dit artikel leer je hoe je problemen oplost met betaalruns die niet alle leden of bijdragen bevatten:
Inhoud
- Snelgids
- Controleren waarom leden zijn uitgesloten
- Leden aan de juiste betaalgroep toewijzen
- Betaalmethode in het ledenaccount controleren
- De stops in de widget "Rekeningsaldo" controleren
- De configuratie van de betaalrun controleren
- Klantenservice contacteren
- Verwante artikelen
Snelgids
- Open Financiën / Betaalruns en selecteer de betaalrun die je wilt controleren.
- Open het tabblad "Niet-betrokken leden" en lees de reden die voor elk ontbrekend lid is vermeld.
- Open het tabblad "overwogen boekingstypes" om te zien welke soorten vorderingen de betaalrun heeft geïnd.
- Verhelp de oorzaak in het ledenaccount, bijvoorbeeld de betaalmethode, het SEPA-mandaat, het adres of een actieve incassostop.
- Controleer welke optie je hebt geselecteerd in het veld "Betaalgroep" toen de betaalrun werd aangemaakt. "Alle leden" int zonder enige beperking, "Leden zonder betaalgroep" int alleen leden en contracten die helemaal geen groep hebben, en een groep die bij naam wordt vermeld, int alleen die groep.
- Controleer de configuratie als er bijdragen ontbreken: de betaalgroep, de soorten vorderingen en het vooruit incasseren van betalingen.
- Start een nieuwe betaalrun en neem contact op met de klantenservice als het probleem aanhoudt.
Controleren waarom leden zijn uitgesloten
De betaalrun zelf documenteert waarom een lid niet is meegenomen. Open Financiën / Betaalruns en selecteer de betaalrun. Het detailoverzicht is verdeeld in de tabbladen "Gedetailleerde evaluatie", "Leden", "Niet-betrokken leden", "Mislukte SEPA-incasso's" en "overwogen boekingstypes".
Het tabblad "Niet-betrokken leden" toont elk lid dat van deze betaalrun is uitgesloten, met de kolommen "Lidmaatschapsnr.", "Voornaam", "Achternaam", "Reden:", "Oorsprong" en "Oorspronkelijk vorderingsbedrag". De kolom "Reden:" is de snelste manier om de oorzaak te vinden. De kolom "Oorsprong" laat zien of de reden door de software zelf is gegenereerd of door de factoringdienst die de vorderingen koopt. Je kunt de lijst vanuit het tabblad exporteren als je hem buiten de software wilt doornemen.
Dit zijn de redenen die de software kan tonen, en wat je in elk geval moet controleren:
| Reden | Wat je moet controleren |
|---|---|
| Ongeldige bankgegevens | De bankgegevens ontbreken of kunnen niet worden gebruikt voor de incasso: geen rekeninghouder, geen rekening opgeslagen, een ongeldige IBAN of BIC, een IBAN die niet overeenkomt met de BIC, of een rekening die geen SEPA-incasso ondersteunt. Corrigeer de bankgegevens in de betaalmethode van het lid. |
| Ongeldig SEPA-mandaat | Er is geen SEPA-mandaat, het mandaat staat nog open, of de bevestiging van de bank ontbreekt. Let op: een bijgewerkt mandaat dekt alleen vorderingen vanaf de datum van de update. |
| Geen betaalmiddel beschikbaar | Er is geen bruikbaar betaalmiddel opgeslagen voor het lid. Voeg een betaalmiddel toe in het ledenaccount. |
| Creditcard verlopen | De opgeslagen creditcard is verlopen. Vraag het lid om actuele kaartgegevens. |
| Incasso/domiciliëringsstop | De stop "Betalingsrun stop (handmatig)" is actief voor het lid. Dit is de handmatige incassostop in de widget "Rekeningsaldo" van het lid, niet de incassostop. Zie het gedeelte over de stops in de widget "Rekeningsaldo". |
| Ongeldig adres | Het adres van het lid is niet geldig voor de incasso. Vul de adresgegevens aan of corrigeer ze. |
| Ongeldige lidgegevens | De ledengegevens zijn onvolledig of ongeldig voor een betaalrun, en het ledenaccount is niet gearchiveerd. Controleer de stamgegevens van het lid. |
| Lid gearchiveerd | Het ledenaccount is gearchiveerd. Gearchiveerde ledenaccounts worden niet geïnd. |
| Openstaande vordering inmiddels vereffend | Het openstaande bedrag was al vereffend tussen de voorbereiding en de uitvoering van de betaalrun, bijvoorbeeld door een contante betaling of een handmatige boeking. In dat geval is geen actie nodig. Een lid krijgt deze reden ook wanneer de selectie in het veld "Betaalgroep" het lid buiten de betaalrun heeft gehouden, dus op zichzelf bewijst deze reden niet dat het lid heeft betaald. Heeft de betaalrun met een betaalgroep gewerkt, controleer dan ook de groep van het betreffende lid. Zie het gedeelte over de betaalgroepen. |
| Fout bij de verwerking | Er is een technische fout opgetreden bij de verwerking van de vordering. Neem contact op met de klantenservice met de betaalrun en het lidmaatschapsnummer. |
| Onbekend | Er kon geen specifieke reden worden vastgesteld. Neem contact op met de klantenservice met de betaalrun en het lidmaatschapsnummer. |
Een lid dat helemaal niet voorkomt in het tabblad "Niet-betrokken leden" was niet geselecteerd voor deze betaalrun, of had geen vordering die overeenkwam met de configuratie van de betaalrun. Beide gevallen worden in de volgende gedeelten behandeld.
Leden aan de juiste betaalgroep toewijzen
Met betaalgroepen kun je je leden opdelen in afzonderlijke incassogroepen. Je beheert ze onder Instellingen / Financiën / Betalingsgroepen. Een groep bepaalt alleen welke leden en vorderingen een betaalrun meeneemt, dus een verkeerde toewijzing laat een lid buiten de betaalrun vallen, ook als de betaalgegevens van dat lid volledig en geldig zijn.
Welke leden en vorderingen een betaalrun bereikt, wordt bepaald bij het aanmaken van de betaalrun, in het veld "Betaalgroep". Dat veld heeft altijd een waarde en biedt drie soorten optie:
| Optie | Wat de betaalrun int |
|---|---|
| Alle leden | Alles wat de betaalrun kan innen, zonder enige beperking door een betaalgroep. Dit is de standaardoptie. |
| Leden zonder betaalgroep | Alleen de leden en contracten die helemaal geen betaalgroep hebben. Elk lid dat aan een groep is toegewezen, blijft buiten de betaalrun. |
| Een betaalgroep die bij naam wordt vermeld | Alleen de leden en contracten die aan die groep zijn toegewezen. |
Welke groep telt, wordt op het contract bepaald: draagt het contract of het hoofdcontract een betaalgroep, dan telt die groep en wordt de groep op het lid genegeerd. De groep op het lid telt alleen wanneer noch het contract, noch het hoofdcontract er een draagt.
Belangrijk: twee keuzes in dit veld zorgen ervoor dat leden niet worden geïnd. Ten eerste staat "Leden zonder betaalgroep" in dezelfde lijst direct naast "Alle leden" en kan het gelezen worden als "alle anderen", terwijl het in werkelijkheid het omgekeerde int: alleen de leden en contracten die helemaal geen groep hebben. Selecteer je deze optie terwijl je "Alle leden" bedoelt, dan blijft elk lid dat aan een groep is toegewezen buiten de betaalrun. Ten tweede int een betaalrun voor één groep alleen die groep. Zijn je leden over meerdere betaalgroepen verspreid, dan heeft elke groep zijn eigen betaalrun nodig, anders worden de leden van een vergeten groep in die periode niet geïnd. Controleer daarom de geselecteerde optie en je lijst met groepen voordat je een betaalrun start.
Dit kun je in de betaalrun zelf controleren. Een lid dat door de groepselectie buiten een betaalrun wordt gehouden, verschijnt in het tabblad "Niet-betrokken leden" met de reden "Openstaande vordering inmiddels vereffend", omdat de selectie de vorderingen uit de betaalrun verwijdert en het resterende openstaande bedrag nul is. Deze reden beschrijft niet wat er werkelijk is gebeurd, want er is niets vereffend. Neem hem daarom niet zomaar aan zodra een betaalrun met een betaalgroep heeft gewerkt: vergelijk de betaalgroep van de betrokken leden met de optie die voor de betaalrun was geselecteerd, voordat je concludeert dat de vorderingen al betaald waren.
Controleer de volgende drie punten:
- Selectie in de betaalrun. Een lid dat aan een andere groep is toegewezen dan die waarvoor de betaalrun is gestart, blijft openstaan totdat je een betaalrun start voor die groep.
- Lid en contract kunnen verschillen. Een betaalgroep kan zowel op het lid als op het contract worden ingesteld. Verschillen de twee, dan wint het contract. De software wijst hierop met het bericht "De betalingsrungroep van het lid en die van de contracten zijn verschillend geconfigureerd. De configuratie op het contract heeft voorrang." Het veld op het contract heet "Betaling run groep contract". Op het lid is de groep het veld "Betaalgroep" in de widget "Rekeningsaldo" op het tabblad Administratie / Overzicht, en je wijzigt hem met de actie "Betaalgroep bewerken" in het menu "…" van die widget. Om dit te bewerken heb je de bevoegdheid Instellingen / Resources / Rollen / Betaalgroep nodig.
- Toestemming per locatie. De betaalgroep moet zijn toegestaan voor de locatie van het lid. Dit regel je in de groep zelf met de actie "Toestemming bewerken", die het paneel "Locaties met toestemming" opent en elke locatie instelt op "Schrijven", "Lezen" of "Geen toestemming". Is de locatie van het lid niet toegestaan, dan toont de software het bericht "De klant gebruikt de betalingsrungroep ... maar deze is niet gewhitelist in de studio. Controleer de whitelisting van de betalingsrungroep om problemen met betalingsruns te voorkomen."
Het formulier van een betaalgroep bevat de velden "Naam", "Beschrijving" en "Incassorekening", het vakje "Stel de betalingsrungroep in bij het afsluiten van het contract, ook op het niveau van het lid" en de actie "Toestemming bewerken". Om de betaalgroepen zelf te bewerken heb je de bevoegdheid Instellingen / Resources / Rollen / Betaalrun groepen nodig.
Betaalmethode in het ledenaccount controleren
Open het lid onder Leden en ga naar het tabblad Administratie / Overzicht. De betaalgegevens van het lid staan op dat tabblad in de widget "Rekeningsaldo": de velden "Betaalmethode" en "Betaalgroep", de vier stops die in de volgende paragraaf worden beschreven, het consumptietegoed en de openstaande vorderingen. Gebruik de actie "Betaalmethode wijzigen" in het menu "…" van de widget om de betaalmethode te corrigeren.
Het tabblad Financiën / Account in het ledenaccount is de lijst met boekingen van het lid, met de kolommen "Vervaldatum", "Type", "Beschrijving", "Bedrag", "BTW", "Betaaldatum", "BF" en "Open". Het bevat de betaalmethode niet, zoek hem daar dus niet. De widget "Rekeningsaldo" en het tabblad "Account" zijn twee verschillende plekken, en alleen de widget bevat de betaalgegevens.
Controleer of er een geschikt betaalmiddel voor de incasso is opgeslagen, of de bankgegevens volledig en geldig zijn, en of het SEPA-mandaat is bevestigd. Leden die niet aan een van deze controles voldoen, verschijnen in het tabblad "Niet-betrokken leden" met de reden "Ongeldige bankgegevens", "Ongeldig SEPA-mandaat", "Geen betaalmiddel beschikbaar" of "Creditcard verlopen".
De widget "Rekeningsaldo" bevat de betaalmethode en de betaalgroep, niet het tabblad "Account".
De stops in de widget "Rekeningsaldo" controleren
De software heeft geen apart scherm voor betalingsblokkeringen. De stops die een individueel lid tegenhouden, staan in de widget "Rekeningsaldo" op het tabblad Administratie / Overzicht van het lid. De widget bevat vier verschillende stops, en slechts één daarvan sluit het lid uit van een betaalrun.
| Stop | Waarop dit betrekking heeft | Sluit dit het lid uit van een betaalrun? |
|---|---|---|
| Betalingsrun stop (handmatig) | De incasso van de vorderingen van dit lid. | Ja. Zolang de stop actief is, wordt het lid van elke betaalrun uitgesloten en verschijnt het in het tabblad "Niet-betrokken leden" met de reden "Incasso/domiciliëringsstop". Wordt de stop gedeactiveerd, dan is het lid weer beschikbaar voor de volgende betaalrun. |
| Incassostop | De overdracht van de openstaande vorderingen van dit lid aan het incassotraject. | Nee. Deze stop sluit het lid niet uit van een betaalrun. |
| Invoicestop | De facturering van dit lid. | Nee. Deze stop sluit het lid niet uit van een betaalrun. |
| Aanmaningsstop | De aanmaning van dit lid. | Nee. Deze stop sluit het lid niet uit van een betaalrun. |
De vier stops van een lid. Alleen "Betalingsrun stop (handmatig)" houdt een lid buiten een betaalrun.
Ontbreekt een lid in een betaalrun, dan is de relevante stop dus "Betalingsrun stop (handmatig)", niet de incassostop. De twee zijn makkelijk te verwarren, omdat de uitsluitingsreden in de betaalrun "Incasso/domiciliëringsstop" heet.
Je bedient alle vier de stops vanuit het menu "…" van de widget "Rekeningsaldo". Elk item is genoemd naar de actie die het uitvoert: het begint met de naam van de stop gevolgd door "activeren" zolang de stop inactief is, en door "deactiveren" zodra de stop actief is, bijvoorbeeld "Betalingsrun stop (handmatig) activeren" en "Incassobureau stop activeren". Hetzelfde menu bevat ook de acties "Betaalmethode wijzigen", "Betaalgroep bewerken", "Aanmaningsniveau veranderen" en "Ter incasso overdragen". Elk van de andere drie stops werkt op precies één proces en nooit op de incasso zelf. De "Invoicestop" onderdrukt alleen het aanmaken van facturen en bonnen, terwijl het bedrag nog wel wordt geïnd. De "Aanmaningsstop" onderdrukt alleen de aanmaningsescalatie en de herinneringsbrieven. De "Incassostop" voorkomt alleen de overdracht van openstaande vorderingen aan het incassobureau. Activeer je de Invoicestop, dan bepaalt de optie "Facturen na uitschakelen van facturering met terugwerkende kracht opstellen" of de vorderingen van die periode na het einde van de stop nog worden gefactureerd. Laat je die optie uitgeschakeld, dan blijven die vorderingen permanent ongefactureerd.
Moet een lid uitgesloten blijven van de incasso, laat dan de "Betalingsrun stop (handmatig)" actief staan en verwacht dat het lid bij elke volgende betaalrun in het tabblad "Niet-betrokken leden" verschijnt.
De configuratie van de betaalrun controleren
Worden leden geïnd, maar ontbreken er individuele bijdragen of kosten, dan ligt de oorzaak meestal in de configuratie van de soorten vorderingen of de vervaldatums. Er is geen apart configuratiescherm onder de betaalruns. De instellingen staan op twee plekken:
- De betaalrun. Open Instellingen / Financiën / Betaalruns en selecteer de betaalrun. De detailpagina bevat de instelling "soorten boekingen", die vastlegt welke vorderingen deze betaalrun int, en de instelling "Vooruit incasseren van betalingen", die vastlegt of vorderingen met een toekomstige vervaldatum worden geïnd. Vorderingen kunnen tot 30 dagen vooruit worden geïnd. Een bijdrage die later vervalt dan de configuratie toestaat, blijft openstaan en wordt in een latere betaalrun geïnd.
- De betaalgroep. Een betaalgroep kan zelf de soorten vorderingen beperken, via de actie "Soorten vorderingen bewerken" onder Instellingen / Financiën / Betalingsgroepen. Draagt een groep een eigen instelling, dan wijst de software hierop met het bericht "Voor deze betalingsrungroep is een specifieke instelling voor boekingen geconfigureerd. Controleer de betalingsrungroep om de te innen boekingen te controleren."
Om te zien wat een betaalrun daadwerkelijk heeft gebruikt, open de betaalrun onder Financiën / Betaalruns en controleer het tabblad "overwogen boekingstypes". Vergelijk deze lijst met de vorderingen die je verwachtte. Ontbreekt er een soort, pas dan de betaalrun of de betaalgroep aan en start een nieuwe betaalrun.
Klantenservice contacteren
Houdt het probleem na deze controles aan, neem dan contact op met de klantenservice. Geef de betaalrun, de incassodatum en het lidmaatschapsnummer op, en vermeld de reden die in het tabblad "Niet-betrokken leden" wordt getoond. Met deze gegevens kan de klantenservice de betaalrun nagaan en je sneller helpen.
Verwante artikelen
- Configuratie van betalingsgroepen
- Configuratie van de inning van toekomstige betaalruns
- Ongeldige SEPA-mandaten tijdens betalingsrun
Let op: Dit artikel is met behulp van AI vertaald. Onze excuses voor eventuele fouten.