In dit artikel leer je hoe je herinneringen voor contractverlenging in Magicline instelt en beheert. Deze handleiding behandelt de benodigde configuraties om ervoor te zorgen dat klanten op de hoogte worden gebracht van hun contractverlenging.
- Instelling voor automatische contractverlenging
- Meldingsconfiguratie
- De herinneringsperiode aanpassen
- Geldige waarden voor de herinneringsperiode
- Meldingen voor contracten met een verlenging voor onbepaalde tijd
Snelgids
- Ga naar Instellingen / Abonnementenbeheer / Tarieven en bewerk het tarief waaraan je de melding wilt toevoegen (dit opent het dialoogvenster "Looptijd bewerken").
- Stel het contract in op automatische verlenging.
- Activeer de melding voor contractverlenging.
- Geef het aantal dagen voor de laatst mogelijke opzegdatum op waarop de melding moet worden verstuurd.
- Sla de instellingen op.
Instelling voor automatische contractverlenging
Om een melding voor contractverlenging in te stellen, moet het contract binnen de instellingen "Looptijd bewerken" van het tarief zijn ingesteld op automatische verlenging. Zo blijft het contract doorlopen zolang er geen opzegging plaatsvindt.
- Ga naar het gedeelte Tarieven, waar je de contractgegevens beheert, en open Looptijd bewerken voor het betreffende tarief.
- Zorg ervoor dat de optie voor automatische verlenging is geselecteerd.
Meldingsconfiguratie
Zodra het contract is ingesteld op automatische verlenging, kun je de meldingsfunctie activeren om klanten te informeren over de aankomende verlenging.
- Zoek in hetzelfde dialoogvenster Looptijd bewerken de meldingsinstellingen op.
- Schakel de optie in om een melding voor contractverlenging te versturen.
De herinneringsperiode aanpassen
Je kunt het aantal dagen vooraf aanpassen waarop de herinnering naar de klant wordt verstuurd. Dit biedt flexibiliteit op basis van de behoeften van je bedrijf.
- Vul het gewenste aantal dagen voor de laatst mogelijke opzegdatum in het daarvoor bestemde veld in.
- Zo krijgen klanten op tijd een herinnering over hun contractverlenging.
Geldige waarden voor de herinneringsperiode
De herinneringsperiode wordt terugberekend vanaf de laatst mogelijke opzegdatum van het contract. Om ervoor te zorgen dat de melding daadwerkelijk wordt verstuurd, moet het ingevoerde aantal dagen korter zijn dan beide onderstaande waarden:
- de opzegtermijn voor de verlenging van het lidmaatschap
- de looptijd van de verlenging van het lidmaatschap
Is de herinneringsperiode langer dan een van deze twee waarden, dan kan er geen geldige meldingsdatum worden berekend en wordt de herinnering niet verstuurd. In dat geval toont de software bij het opslaan de melding "De kennisgevingstermijn voor verlenging overschrijdt de contracttermijn of de verlengingsperiode van het lidmaatschap".
Voorbeeld: bij een opzegtermijn voor de verlenging van het lidmaatschap van 60 dagen en een looptijd van de verlenging van het lidmaatschap van 1 maand moet de herinneringsperiode korter zijn dan 30 dagen, bijvoorbeeld 14 dagen.
Meldingen voor contracten met een verlenging voor onbepaalde tijd
Als het tarief is ingesteld met een contractverlenging voor onbepaalde tijd, is de melding vóór contractverlenging niet beschikbaar voor dit tarief. Als je probeert deze te activeren, toont de software de melding "De kennisgeving van verlenging wordt niet langer ondersteund voor contracten met een verlenging voor onbepaalde tijd; maak in plaats daarvan gebruik van de kennisgeving van het einde van de oorspronkelijke looptijd."
Gebruik in dat geval de optie Stuur een bericht vóór het einde van de initiële looptijd in hetzelfde dialoogvenster Looptijd bewerken. Om ervoor te zorgen dat deze melding daadwerkelijk wordt verstuurd, moet daarnaast de meldingsregel "Automatische melding van het einde van de initiële termijn" zijn geactiveerd in het communicatiecentrum.