In dit artikel wordt uitgelegd hoe je met jouw eigen incassopartner kunt werken via de handmatige incassoprocedure.
Inhoudsopgave:
- Een gedetailleerd bestand van een incassorun exporteren als Excel of CSV
- Handmatige incassoprocedures ongedaan maken
- Updates van incassozaken publiceren
- Wijzigingen aan vorderingen in het incassoproces
Met Magicline heb je de flexibiliteit om een incassopartner naar keuze te kiezen. De Magicline marktplaats biedt verschillende partners die direct geïntegreerd zijn in de software en automatische updates mogelijk maken in de ledenaccount. Als jouw voorkeurspartner niet beschikbaar is op de marktplaats, kun je nog steeds met hen samenwerken via het handmatige incassoproces.
Een gedetailleerd bestand van een incassorun exporteren als Excel of CSV
Als je eenmaal een incassorun hebt gemaakt bij Financiën / Financiën / Aanmanings- en incassobureaur run en een incassorun hebt gemaakt, kun je de details eenvoudig exporteren. Magicline ondersteunt export in zowel CSV- als Excel-formaat (.xlsx).
Klik op een van de volgende opties om het bestand te exporteren:
- Exporteren als Excel
- Exporteren als CSV
De incassopartner kan dit geëxporteerde bestand gebruiken om aan de cases te werken. Elke rij in de export vertegenwoordigt de vordering van één lid, met relevante lidinformatie herhaald per rij. Je kunt naar wens groeperingen maken, bijvoorbeeld met een draaitabel.
Beschikbare velden in de export:
| Veld | Uitleg |
|---|---|
| OverdrachtId | Unieke identifier voor de overboekingstransactie. |
| CollectieDatum | Datum waarop de gegevensverzameling plaatsvond. |
| Versie | Versienummer van het gegevensformaat of de gegevensstructuur. |
| TriggerType | Type trigger die de gegevensoverdracht heeft gestart. |
| //GEGEVENS STUDIO - DE VOLGENDE GEGEVENS DEFINIËREN DE STUDIO | |
| ClientId | Identifier voor de client waar de gegevens vandaan komen. |
| MatchCode | Een unieke code voor het toewijzen of koppelen van gegevens in verschillende systemen of databases. |
| PersonType | Categorie of type persoon betrokken bij de transactie. |
| Naam1 | Primaire naam van de persoon of het bedrijf. |
| Naam2 | Secundaire naam of extra identificator voor de persoon of het bedrijf. |
| Naam3 | Tertiaire naam of extra identificator. |
| MagiclineTenantName | Benaming of naam van de klant in het Magicline-systeem. |
| Rechtsvorm | Rechtsvorm van het bedrijf (bijv. GmbH, maatschap). |
| PreTaxAttribute | Geeft aan of het bedrijf onderworpen is aan voorbelasting of niet. |
| VATSerialNo | BTW-identificatienummer van het bedrijf. |
| Straat | Straatadres van het bedrijf of de persoon. |
| Postcode | Postcode van het adres. |
| Stad | Stad van het adres. |
| Landcode | ISO landcode. |
| Land | Volledige naam van het land. |
| IBAN | Internationaal bankrekeningnummer. |
| BIC | Bank identificatie code. |
| Bank | Naam van de bank. |
| BankCountryCode | Landcode van de locatie van de bank. |
| E-mailadres van het bedrijf of de persoon. | |
| ContactNummers | Contactnummers van het bedrijf of de persoon. |
| //GEGEVENS DEBITEUR - DE VOLGENDE GEGEVENS DEFINIËREN DE DEBITEUR / HET LID | |
| DebiteurId | Unieke identificatiecode van een debiteur. |
| MembershipNo | Lidmaatschapsnummer van de persoon of het bedrijf. |
| DebtorCountryCode | Landcode van de debiteur. |
| DebiteurLand | Land van de debiteur. |
| DebtorBankCountryCode | Landcode van de bank van de debiteur. |
| DebtorAccountHolder | Rekeninghouder van de bankrekening van de debiteur. |
| DebtorIdentificationNumber | Uniek identificatienummer van de debiteur. |
| DebtorIBAN | IBAN van de debiteur. |
| DebiteurBIC | BIC van de debiteur. |
| MandaatReferentie | Referentienummer van het mandaat. |
| MandateSignedOn | Datum waarop het mandaat is ondertekend. |
| MandateOwner | Eigenaar van het mandaat. |
| MandateCreditorId | Identificatienummer van de schuldeiser van het mandaat. |
| MandateCreditorName | Crediteurnaam van het mandaat. |
| Geboortedatum | Geboortedatum van de persoon. |
| Meisjesnaam | Geboortenaam van de persoon, indien van toepassing. |
| Voornaam | Voornaam van de persoon. |
| DebiteurNaam1 | Voornaam van de debiteur. |
| DebiteurNaam2 | Secundaire naam van de debiteur. |
| Geslacht | Geslacht van de persoon. |
| Debiteurstraat | Straat van de debiteur. |
| DebtorPostalCode | Postcode van het adres van de debiteur. |
| DebiteurCity | Stad van de debiteur. |
| DebiteurE-mail | E-mailadres van de debiteur. |
| DebtorContactNumbers | Contactnummers van de debiteur. |
| //GEGEVENS DEBITEUREN - DE VOLGENDE GEGEVENS DEFINIËREN DE OVERGEDRAGEN VORDERINGEN | |
| CaseId | Unieke identificatie voor een specifiek inningsproces. |
| VoucherId | Unieke identifier van een ophaalproceselement. |
| VoucherDate | Datum van de bon. |
| ContractStartDate | Begin van het contract waarvan de claim afkomstig is. |
| Bedrag | Het geldbedrag in de transactie. |
| Valuta | Valuta die wordt gebruikt voor de transactiebedragen. |
| Type | Type transactie of document (bijv. DEMAND, EXCHANGE FEE, BANK CHARGE, COLLECTION FEE, ...). |
| Benaming | Korte beschrijving of aanduiding van de transactie. |
| ServicePeriodStartDate | Begin van de serviceperiode van de transactie. |
| ServicePeriodEndDate | Einde van de serviceperiode van de transactie. |
| LatestRejectionReason | De meest recente SEPA of MemberCash afwijzingsreden voor de transactie of vordering. |
Een handmatige incassorun annuleren
Als je het incassoproces met je partner wilt stopzetten, kun je een handmatige incassorun annuleren.
Wat betekent het annuleren van een handmatige incassorun?
Als je een incassorun ongedaan maakt, verlaten alle leden die in deze run zijn opgenomen de incassostatus en gebeurt het volgende:
- Alle openstaande incassozaken worden afgesloten in de huidige status.
- Vorderingen worden niet langer gemarkeerd als "Incasso" in de ledenaccount.
- Het lid wordt "Klaar voor overdracht ter incasso", waardoor het beschikbaar is voor de volgende incassorun. Het aanmaningsniveau blijft hetzelfde, zodat het hele aanmaningsproces niet herhaald hoeft te worden.
- Betalingen die al zijn geboekt, blijven op de ledenrekening staan, inclusief eventuele termijnbetalingen voor individuele vorderingen.
- De status van de incassorun verandert in GEANNULEERD.
Een handmatige incassorun annuleren
Om een incassorun te annuleren, navigeer je naar Financiën / Financiën / Aanmaningen en incassoruns en selecteer je de gewenste run. Je ziet de lijst met studio's die in deze run zijn opgenomen.
- Klik op "Incassorun ongedaan maken" en lees de uitleg zorgvuldig.
- Zodra je de informatie hebt gelezen, klik je op Bevestigen om de annulering te voltooien.
BELANGRIJK: Het is wettelijk verplicht om je incassopartner te informeren dat je de incassoactiviteiten voor de betreffende leden stopzet.
Incassozaken bijwerken
Als je incassopartner updates verstrekt over specifieke incassozaken, kun je deze updates invoeren in de ledenaccount om een nauwkeurige registratie te garanderen.
Je kunt de overdracht van een lid naar incasso bekijken bij Financiën / Incasso in de ledenaccount.
De ID van de incassozaak bijwerken
Bij regelmatige incassoruns is het mogelijk dat leden meerdere keren naar dezelfde partner worden overgedragen. In eerste instantie wordt elke overdracht als één zaak weergegeven. Je partner moet voor elke overdracht een zaak-ID opgeven.
Zo stel je een zaak-ID in of wijzig je deze:
- Ga naar de verzamelzaak.
- Klik op Bestandsreferentie bewerken .
- Voer het dossiernummer in dat door uw partner is verstrekt. Zaken met hetzelfde dossiernummer worden gegroepeerd.
Betaling van lid posten
Wanneer je partner je informeert over een betaling van een lid, moet je deze posten in het incasso-dossier. Deze actie past de status van de gekoppelde vorderingen aan om aan te geven dat ze gedeeltelijk of volledig betaald zijn.
BELANGRIJK: Betalingen die rechtstreeks in de sportschool worden gedaan, kunnen hier niet worden geboekt. Informeer je partner over dergelijke betalingen, aangezien zij verantwoordelijk zijn voor het splitsen van de bedragen tussen lidmaatschaps- en incassokosten.
Stappen voor het boeken van een betaling:
- Selecteer Bestand bijwerken
- Selecteer Een nieuwe betaling posten in het vervolgkeuzemenu en klik op Volgende .
- Voer het betalingsbedrag in bij Betalingsbedrag en de datum bij Boekingsdatum
- Selecteer de distributiemethode voor de betaling:
- Automatische verdeling: De betaling wordt automatisch verdeeld over de claims van oudste naar nieuwste als het bedrag lager is dan het totale bedrag van de openstaande claim.
- Handmatige verdeling: Je kunt de verdeling van de betaling over individuele vorderingen in de volgende stap handmatig opgeven.
Bij automatische verdeling kun je in het gedeelte Betalingen controleren hoe de betalingen zijn toegepast. Schakel tussen de distributiemodi indien nodig. Om door te gaan moet de som van de uitkeringen overeenkomen met het eerder opgegeven betalingsbedrag.
Optioneel kun je de incassozaak sluiten door het selectievakje aan te vinken. Hierdoor wordt het aanmaningsniveau van het lid gereset. Pas indien nodig de instellingen voor het verwerken van openstaande saldi aan bij Instellingen / Financiën / Incasso's .
Automatische betalingstoewijzing
Handmatige betalingstoewijzing
Een bestaande betaling wijzigen
Om een geboekte betaling te wijzigen, selecteert u de optie Een bestaande betaling wijzigen. Alleen verlagingen zijn toegestaan. Informeer je partner indien nodig.
De status van een incassozaak bijwerken
Je kunt de status van een zaak bijwerken om deze naar wens te voltooien of te annuleren.
Incasso voltooid
Selecteer deze optie om de incassozaak definitief te sluiten. Dit is ideaal als je partner zijn incassopogingen heeft voltooid, ongeacht of ze succesvol waren of niet. U kunt desgewenst opmerkingen toevoegen voor toekomstig gebruik in de bestandsweergave.
Indien gewenst kun je een laatste betaling posten voordat je het dossier sluit door het vakje aan te vinken en het bedrag in te voeren. Meer informatie hierover vind je onder Betaling posten van je lid.
Een incassodossier annuleren
Als je de incasso volledig wilt stopzetten, selecteer je de optie om de incassozaak te annuleren. Hierdoor worden de vorderingen vrijgegeven voor herverwerking of overdracht aan een andere partner.
Informeer je partner indien nodig over de annuleringen.