In dit artikel leer je:
De configuratie van de meldingsregels
- Algemeen
- Functie van de meldingsregels
- Beheer van meldingsregels
- Aanmaken van meldingsregels
- Berichten sturen naar het lid
- Studio configuratie aanmaken
Beknopte handleiding:
Meldingsregels - configuratie - hoe het te doen:
- Ga naar: Communicatie / Notificaties / Meldingsregels
- Meldingsregels aanmaken
- Studio-configuratie aanmaken
Algemeen
Met het communicatie centrum kun je gemakkelijk in contact komen met jouw leden leden per brief, e-mail, sms of via de MySports app. Dit kan allemaal vereenvoudigd worden door het gebruik van sjablonen. Aangezien het onmogelijk is om alle berichten handmatig te versturen is er een meldingssysteem voor het automatisch verzenden van berichten in terugkerende of dagelijkse processen.
Functie van meldingsregels
De basis van het systeem wordt gevormd door de meldingsregels. Deze koppelen een specifieke gebeurtenis (b.v. pauzeperiode gecreëerd) aan een communicatiekanaal (b.v. e-mail) en een geschikt sjabloon (b.v. pauze periode bevestiging). Magicline detecteert automatisch wanneer een bepaalde gebeurtenis zich voordoet en genereert een bericht voor het lid met behulp van het geselecteerde sjabloon.
Beheer van meldingsregels
In het Communicatiecentrum onder notificaties / meldingsregels vind je een voorgedefinieerde lijst van alle beschikbare gebeurtenissen. Je hebt de mogelijkheid om nieuwe regels te activeren en bestaande regels te deactiveren. Je kunt ook op elk moment het verzendingstype, het communicatiekanaal en de respectieve sjabloon aanpassen.
De regels zijn ook gekoppeld aan het communicatiegedeelte van de salestool. Zo kun je de meldingsregels "Nieuw lid", "Kennisgeving aan ouders" en "SEPA-machtiging" gebruiken. Hierdoor worden bijvoorbeeld een nieuw contract automatisch verzonden via de salestool.
Aanmaken van meldingsregels
Om een nieuwe meldingsregel aan te maken, klik je rechtsboven in op 'Meldingsregel toevoegen', volg je het dialoogvenster en configureer je de volgende parameters:
Event: Lijst van alle selecteerbare gebeurtenissen
Verzendmethode: Controleren vóór verzending / Onmiddelijk verzenden
Communicatiekanaal: Brief / e-mail / SMS / MySports
Sjabloon: lijst van alle selecteerbare sjablonen
Hoe en wanneer komen de berichten bij het lid?
Elke meldingsregel heeft een geconfigureerde verzendmethode. De semi-automatische variant ("Controleren voor verzending") toont een meldingsoptie direct in het respectievelijke dialoogvenster waarin de gebeurtenis wordt geactiveerd. Wanneer je een afspraak maakt, verschijnt onderaan het dialoogvenster de melding "Wil je de leden rechtstreeks per e-mail informeren?" Een klik op het selectievakje is voldoende en het vooraf ingestelde sjabloon uit de regel wordt gebruikt en elke deelnemer van de afspraak ontvangt direct bij het opslaan een geschikte e-mail.
De tweede variant is volledig automatisch en wordt volledig zonder controle naar het lid verstuurd. Deze variant is vooraf ingesteld voor verjaardagen, bijvoorbeeld. Op de dag van de verjaardag, wordt automatisch een verjaardagsmail gegenereerd op basis van het sjabloon en rechtstreeks naar het lid gestuurd - volledig zonder tussenkomst van de gebruiker.
Aanmaken van de Studio configuratie
Met de mogelijkheid van "studio-configuratie" kun je bijvoorbeeld zorgen voor uniforme communicatie bij het beheer van meerdere locaties. Je kunt dit hulpmiddel ook gebruiken om sjablonen te maken die door verschillende studio's kunnen worden gebruikt en gedeeld.