In dit artikel leer je hoe je de incheckgeschiedenis van een lid als PDF genereert en per e-mail verstuurt.
Inhoud
- Voorwaarden
- Een e-mailsjabloon aanmaken
- Een meldingsregel instellen
- De PDF genereren en versturen
- Resultaat en opslag
Snelgids
- Kies onder Communicatie / Administratie / Sjablonen de optie E-mail sjabloon aanmaken, selecteer Check-in geschiedenis en klik op Volgende, controleer daarna Naam, Design en Categorie.
- Zorg ervoor dat de tijdelijke aanduidingen voor de begin- en einddatum van de geselecteerde periode zijn opgenomen in het onderwerp en de inhoud.
- Kies onder Communicatie / Meldingen / Meldingsregels de optie Configuratie aanmaken, klik op Meldingsregel toevoegen, selecteer het event Check-in geschiedenis en wijs het sjabloon toe.
- Open in het profiel van het lid de sectie Check-in, kies via het ⋮-menu de optie Incheckgeschiedenis genereren en bevestig het datumbereik.
Voorwaarden
- De e-mailapp is geactiveerd en geconfigureerd in de App Store.
- Er is een bestaand briefpapierontwerp ingesteld: het logo en de afzendergegevens voor de PDF worden overgenomen uit je bestaande briefpapierontwerp.
Een e-mailsjabloon aanmaken
Menupad: Communicatie / Administratie / Sjablonen
- Kies E-mail sjabloon aanmaken. Selecteer in het dialoogvenster Hoe wil je jouw sjabloon maken? de vermelding Check-in geschiedenis en klik op Volgende.
- Het dialoogvenster voor het sjabloon wordt geopend, vooraf ingevuld op basis van het systeemsjabloon Check-in geschiedenis: Aanvullende informatie over het lid is al ingesteld op Check-in geschiedenis en er worden een onderwerp en inhoud voorgesteld.
- Controleer de Naam, kies een Design en selecteer een Categorie.
- Pas het onderwerp en de inhoud aan. Zorg ervoor dat de tijdelijke aanduidingen voor de begin- en einddatum van de geselecteerde periode zijn opgenomen. Je kunt ook de standaard tijdelijke aanduidingen voor de informele aanhef, de voornaam en de studionaam gebruiken zoals gebruikelijk.
- Sla het sjabloon op.
Voorbeeld van een onderwerp: "Jouw incheckgeschiedenis van de geselecteerde periode".
Een meldingsregel instellen
Menupad: Communicatie / Meldingen / Meldingsregels
- Kies Configuratie aanmaken om het dialoogvenster voor het aanmaken van een meldingsregel te openen, of klik op een bestaande meldingsregel.
- Klik op Meldingsregel toevoegen. Er wordt een nieuw dialoogvenster geopend.
- Selecteer als Event de optie Check-in geschiedenis.
- Selecteer de Verzendmethode (er is maar één optie beschikbaar).
- Stel Communicatie in op E-mail (het enige beschikbare kanaal) en selecteer het eerder aangemaakte Sjabloon.
- Optioneel kun je Stuur geen e-mail naar niet-bevestigde e-mailadressen activeren om leden zonder bevestigd e-mailadres over te slaan.
- Sla op.
Zonder actieve meldingsregel is in het profiel van het lid alleen de actie Genereren beschikbaar (geen automatische verzending). In dat geval verwijst een melding in de interface rechtstreeks naar het instellen van de meldingsregel.
De PDF genereren en versturen
Menupad: Leden / (lid) / Check-in
- Open het profiel van het betreffende lid en ga naar de sectie Check-in.
- Open rechtsboven het ⋮-menu (meer acties) en kies Incheckgeschiedenis genereren.
- Controleer in het dialoogvenster het voorgestelde datumbereik. Standaard is de periode van 1 januari van het voorgaande jaar tot gisteren voorgeselecteerd. Pas de waarden zo nodig aan.
- Kies Genereren en verzenden om te bevestigen. Als de meldingsregel actief is, wordt het document automatisch per e-mail verstuurd naar het in het profiel van het lid opgeslagen adres, zonder aanvullende goedkeuring.
Is de regel niet actief, dan zie je in plaats daarvan de actie Genereren: de PDF wordt alleen aangemaakt en opgeslagen in het profiel van het lid, maar niet per e-mail verstuurd.
Heeft het lid geen bereikbaar e-mailadres, dan wijst de software daarop: het gegenereerde document wordt niet verstuurd, maar alleen opgeslagen in de sectie Documenten van het lid.
Resultaat en opslag
De gegenereerde PDF bevat:
- Naam van het lid, geboortedatum en lidnummer
- Een tabel met één rij per check-in: datum, check-in-tijd, check-out-tijd en studio of locatie
Lay-out en branding worden overgenomen uit het bestaande briefpapierontwerp van de studio. De bestandsnaam volgt het patroon "Check-ins <van> - <tot>", bijv. Check-ins 01.01.2025 - 30.06.2026.
Onafhankelijk van de e-mailverzending wordt de PDF opgeslagen in de sectie Documenten van het profiel van het lid. Van daaruit kun je hem later opnieuw openen of handmatig aan een andere communicatie toevoegen.
Let op: Dit artikel is met behulp van AI vertaald. Onze excuses voor eventuele fouten.