In dit artikel leer je hoe configuraties en meldingsregels samenwerken, hoe je een configuratie aanmaakt en voor je studio activeert en hoe je regels toevoegt die bij een event een sjabloon via een of meer communicatiekanalen versturen.
Inhoud
- Snelgids
- Voorwaarden
- Zo werken configuraties en regels samen
- Communicatiekanalen en verzendmodus
- Verzendmethode
- Configuratie aanmaken en activeren
- Meldingsregel toevoegen
- Regel bewerken, uitschakelen of verwijderen
- Configuratie delen met meerdere studio's
- Contractdocumenten uit de Sales Tool
- Veelvoorkomende valkuilen
Snelgids
- Open Communicatie / Meldingen / Meldingsregels.
- Klik op Configuratie aanmaken, vul een Beschrijving in en sla op.
- Open de configuratie en klik op Meldingsregel toevoegen.
- Selecteer een Event en een Verzendmethode, kies daarna onder Communicatie een kanaal en een Sjabloon. Sla op. De regel is meteen actief.
- Open in de lijst met configuraties het menu met de drie puntjes van de configuratie en klik op Voor huidige locatie activeren.
De volledige lijst met events en de kanalen die elk event ondersteunt, vind je in de Overzicht van meldingsevents.
Voorwaarden
Vind je een gebied niet in de zijbalk links, klik dan op de laatste vermelding daar, Meer. Met Navigatie aanpassen bepaal je welke gebieden direct in de zijbalk staan.
- Recht: Automatische meldingen, toegewezen onder Resources / Werknemers / Rollen. Het recht maakt onderscheid tussen bekijken, aanmaken, bewerken en verwijderen. Voor het activeren van een configuratie en het wijzigen van de instellingen heb je het recht om te bewerken nodig, voor het verwijderen van een configuratie het recht om te verwijderen.
- Kanalen: e-mail is beschikbaar voor elk event dat dit kanaal ondersteunt. Brief, SMS en App verschijnen alleen als de bijbehorende module voor je studio actief is.
- Sjablonen: er bestaat minstens één sjabloon voor het kanaal dat je wilt gebruiken. Sjablonen beheer je onder Communicatie / Administratie / Sjablonen.
Zo werken configuraties en regels samen
Automatische meldingen hebben twee niveaus:
- Configuratie: een verzameling meldingsregels met een naam. Je kunt meerdere configuraties hebben. Elke studio heeft altijd precies één actieve configuratie, en die stuurt alle automatische meldingen van de studio aan.
- Meldingsregel: legt vast wat er gebeurt als een event plaatsvindt. De regel combineert het Event, de Verzendmethode, een of meer kanalen met elk een sjabloon en een status. Een configuratie bevat maximaal één regel per event.
Wat dit in de praktijk betekent:
- Een regel verstuurt alleen als de configuratie de actieve configuratie van de studio is en de regel zelf actief is. Een regel in een configuratie die niet actief is voor de studio, verstuurt nooit iets.
- Heb je meerdere studio's, dan kun je één configuratie met allemaal delen of elke studio een eigen configuratie geven.
- Voor het wisselen van de actieve configuratie volstaat één actie in de lijst met configuraties (Voor huidige locatie activeren). Daarna gelden voor die studio de regels van de nieuw geactiveerde configuratie.
- In de lijst met configuraties markeert het label Actief de configuratie die actief is voor de op dat moment geselecteerde studio. Het studiolabel ernaast laat zien met welke studio's de configuratie gedeeld is.
Wil je een specifieke groep leden bij hetzelfde event een ander sjabloon sturen, voeg dan een afwijkende meldingsregel toe. Zie Berichtvarianten versturen met overschrijvingen van meldingen.
Communicatiekanalen en verzendmodus
Een regel verstuurt via maximaal vier kanalen:
- E-mail: e-mail op basis van een e-mailsjabloon.
- Brief: brief op basis van een briefsjabloon.
- SMS: sms op basis van een sms-sjabloon.
- App: bericht in de Member App.
Niet elk event ondersteunt elk kanaal. De kanaalkeuze toont alleen de kanalen die het gekozen event ondersteunt. De kanalen per event staan in de Overzicht van meldingsevents.
Met Communicatiekanaal toevoegen voeg je extra kanalen aan een regel toe, elk met een eigen sjabloon. Zodra een regel meer dan één kanaal heeft, bepaal je onder Verzendmodus selecteren hoe ze worden gebruikt:
- Communicatie verzenden in fallbackmodus: het lid wordt via de kanalen in aflopende volgorde benaderd. Ontbreken de contactgegevens voor een kanaal of zijn ze ongeldig, dan wordt het volgende kanaal gebruikt.
- Communicatie parallel verzenden: voor alle kanalen met geldige contactgegevens worden de berichten tegelijk aangemaakt en verzonden.
Voorbeeld: een regel bevat App, E-mail en SMS in deze volgorde. In fallbackmodus krijgt het lid het app-bericht. Lukt dat niet, dan wordt de e-mail verstuurd, en is er ook geen geldig e-mailadres, dan de sms. In parallelle modus krijgt het lid het bericht via elk van de drie kanalen met geldige contactgegevens.
Bevat de regel het kanaal E-mail, dan kun je ook Stuur geen e-mail naar niet-bevestigde e-mailadressen activeren.
Verzendmethode
Elke meldingsregel heeft een Verzendmethode die bepaalt of het bericht zonder tussenkomst van iemand wordt verstuurd:
- Onmiddellijk verzenden: de software maakt het bericht aan en verstuurt het zodra het event plaatsvindt. Geschikt voor frequente events met weinig risico, zoals boekingsbevestigingen en herinneringen.
- Controleren vóór verzending: als een medewerker de actie uitvoert die het event in gang zet (bijvoorbeeld een opzegging invoeren), beslist die medewerker wat er met het bericht gebeurt, bijvoorbeeld verzenden, afdrukken of bewaren voor later. Geschikt voor gevoelige events zoals opzeggingen of contractaanpassingen.
Bij sommige events is maar één van de twee methoden te kiezen. Nadat de regel is opgeslagen, kan de verzendmethode niet meer worden gewijzigd. De standaardwaarde per event staat in de Overzicht van meldingsevents.
Configuratie aanmaken en activeren
- Open Communicatie / Meldingen / Meldingsregels. De lijst toont de configuraties die gedeeld zijn met de studio's waartoe je toegang hebt.
- Klik op Configuratie aanmaken. Vul een Beschrijving in die het doel duidelijk maakt, bijvoorbeeld "Standaardregels" of de naam van de studio.
- Heb je meerdere studio's, gebruik dan Toestemming bewerken om te kiezen welke studio's de configuratie mogen gebruiken. Sla op.
- Voeg de regels aan de configuratie toe (zie de volgende sectie).
- Om de configuratie de meldingen van je studio te laten aansturen, open je in de lijst het menu met de drie puntjes en klik je op Voor huidige locatie activeren. Bevestig met Activeren. De configuratie die tot dan toe actief was voor deze studio, wordt vervangen.
Wil je later naar een andere configuratie wisselen, herhaal dan stap 5 voor die configuratie.
Met Configuratie bewerken in het menu met de drie puntjes kun je een configuratie altijd hernoemen of het delen aanpassen. Configuratie verwijderen is alleen mogelijk zolang de configuratie in geen enkele studio actief is.
Meldingsregel toevoegen
- Klik in de lijst met configuraties op de configuratie die je wilt uitbreiden.
- Klik op Meldingsregel toevoegen.
- Selecteer een Event. De lijst biedt alleen events die voor je studio beschikbaar zijn en in deze configuratie nog geen regel hebben. Gebruik de Overzicht van meldingsevents om het juiste event te vinden.
- Selecteer een Verzendmethode. De lijst toont alleen de methoden die het event toestaat.
- Kies onder Communicatie een kanaal en daarnaast een Sjabloon. De sjabloonlijst toont alleen sjablonen voor dat kanaal die gedeeld zijn met de studio's van de configuratie, niet gearchiveerd zijn en passen bij de placeholders van het event. Past geen enkel sjabloon, maak er dan eerst een aan onder Communicatie / Administratie / Sjablonen.
- Optioneel: voeg met Communicatiekanaal toevoegen extra kanalen toe en kies de verzendmodus (zie Communicatiekanalen en verzendmodus).
- Sla op. De nieuwe regel is meteen actief.
Regel bewerken, uitschakelen of verwijderen
Open de configuratie en gebruik het menu met de drie puntjes van de regel:
- Meldingsregel uitschakelen stopt het verzenden zonder de regel te verwijderen. Met Meldingsregel inschakelen zet je hem weer aan.
- Met Meldingsregel bewerken wijzig je kanalen, sjablonen, verzendmodus en het e-mailvakje. Het event en de verzendmethode liggen vast. Wil je een van beide wijzigen, verwijder dan de regel en maak hem opnieuw aan.
- Meldingsregel verwijderen haalt de regel uit de configuratie.
Configuratie delen met meerdere studio's
Moeten meerdere studio's dezelfde regels gebruiken, deel dan één configuratie in plaats van kopieën te maken:
- Open Communicatie / Meldingen / Meldingsregels.
- Open het menu met de drie puntjes van de configuratie en klik op Configuratie bewerken.
- Selecteer met Toestemming bewerken de studio's die de configuratie mogen gebruiken. Sla op.
- Wissel naar elke studio waar de configuratie moet gelden (studiokeuze bovenaan de pagina) en klik bij de configuratie op Voor huidige locatie activeren.
Een configuratie kan alleen worden geactiveerd in studio's waarmee ze gedeeld is. Wijzigingen in een gedeelde configuratie gelden in elke studio waar ze actief is. Hebben studio's voor hetzelfde event verschillende regels nodig, geef dan elke studio een eigen configuratie.
Contractdocumenten uit de Sales Tool
Drie regels bepalen ook hoe contractdocumenten in de laatste stap van de Sales Tool worden verstuurd: Nieuw lid voor het contract van het lid, Nieuw lid met wettelijke vertegenwoordiger voor het exemplaar van de wettelijk vertegenwoordiger en SEPA-machtiging voor de machtiging van de betaler.
- De knop om een document per e-mail of per brief te versturen, werkt alleen als de bijbehorende regel dat kanaal gebruikt.
- Gebruikt de regel Nieuw lid de verzendmethode Onmiddellijk verzenden, dan is de contractmail al verstuurd en wordt de e-mailknop niet getoond.
Veelvoorkomende valkuilen
- De regel is actief, maar er wordt niets verstuurd. Controleer of de configuratie met de regel de actieve configuratie van de studio is. Een regel in een configuratie die niet actief is voor de studio, verstuurt nooit iets.
- Een event ontbreekt in de lijst. De configuratie heeft al een regel voor dit event (bewerk die in plaats daarvan), of het event is niet beschikbaar voor je studio.
- "Voor huidige locatie activeren" ontbreekt. De configuratie is al actief voor de geselecteerde studio, of je rol mist het recht om Automatische meldingen te bewerken.
- Een configuratie kan niet worden verwijderd. Ze is nog actief in minstens één studio. Activeer daar eerst een andere configuratie.
- Een kanaal ontbreekt. Het event ondersteunt het kanaal niet, of de module voor Brief, SMS of App is niet actief voor je studio.
- Een sjabloon ontbreekt in de lijst. Het hoort bij een ander kanaal, is niet gedeeld met de studio's van de configuratie, is gearchiveerd of past niet bij de placeholders van het event.
- Verkeerde verzendmethode. De verzendmethode kan niet worden bewerkt. Verwijder de regel en maak hem opnieuw aan met de andere methode.
- Standaardregels die inactief starten. De regels die de software standaard aanmaakt voor Afspraakherinnering, Lesherinnering, Abonnement verloopt binnenkort, Automatische kennisgeving van contractverlenging, Self-Service Lidmaatschap Upgrade, Verjaardag, Herinnering aan bijna verbruikte ticket offer, Automatische storno's en Succesvolle proeftraining zijn inactief. Controleer het gekoppelde sjabloon en activeer daarna de regel.
- Wijzigingen in een gedeelde configuratie gelden overal. Moet maar één studio veranderen, maak daar dan eerst een aparte configuratie voor aan.
Let op: Dit artikel is met behulp van AI gemaakt en automatisch vertaald zonder redactionele controle. Onze excuses voor eventuele fouten.