EAN, artikelnummer en barcode scannen aan de kassa

Dit artikel legt uit hoe de velden EAN en Artikelnummer op een productvariant worden gebruikt, welk veld de barcodescanner van het POS aanstuurt, waarom Artikelnummer verplicht is en welke automatische nummeringsopties er zijn.

Inhoud

• Twee velden, twee doelen
• EAN en scannen op het POS
• Artikelnummer
• Bestaat er een automatische nummerreeks?
• Zelfgedrukte barcodelabels
• FAQ

Snelgids

1. Wil je een product op het POS scannen, vul dan het veld EAN op de productvariant in.
2. Het Artikelnummer is verplicht maar wordt niet gebruikt voor het scannen van barcodes, het is je interne SKU voor zoeken en boekhouding.
3. Er is geen ingebouwde automatische nummerreeks voor beide velden. Je vult ze allebei handmatig in.

Twee velden, twee doelen

Elke productvariant heeft twee identificatievelden die op elkaar lijken maar verschillende rollen vervullen.

EAN en scannen op het POS

De EAN op de productvariant is de waarde die de POS-scanner opzoekt. Wat de scanner ook stuurt (een echte GTIN-13 van een fabrikantbarcode, een Code-128 string van een zelfgedrukt label, of een alfanumerieke code), het moet exact overeenkomen met de EAN van de variant. Komt geen variant overeen, dan toont het POS "product niet gevonden".

Belangrijkste gedrag:

• De zoekopdracht gaat alleen op het EAN-veld. Het Artikelnummer wordt nooit als terugvaloptie gebruikt.
• EAN is vrije tekst. Elke string die de scanner kan produceren werkt, mits opgeslagen als EAN. Er is geen GTIN-controle van het controlecijfer.
• De EAN moet uniek zijn binnen een studio. Het systeem weigert twee varianten met dezelfde EAN in dezelfde studio. Twee studio's binnen dezelfde tenant kunnen dezelfde EAN onafhankelijk gebruiken.
• Het EAN-veld werkt voor alle producttypes (voorraadgoederen, services, vouchers, consumption credits). Er is geen instelling die scannen voor een bepaald type uitschakelt.

Een product scanbaar maken op het POS:

1. Open de variant onder Instellingen / Productbeheer / Producten / [Product] / [Variant].
2. Voer in het veld EAN de waarde in die de scanner uitzendt. Voor producten van fabrikanten is dat de barcode op de verpakking. Voor zelfgedrukte labels, zie Zelfgedrukte barcodelabels hieronder.
3. Sla op en test door op het POS te scannen.

Artikelnummer

Het Artikelnummer is de interne SKU van de variant. Het is verplicht omdat het systeem een stabiel identificatienummer nodig heeft voor boekhouding, exports, audit logs en full-text zoeken. Zonder dit veld kan de variant niet worden opgeslagen.

Gebruik het voor:

• Mapping naar je boekhoudsysteem of externe ERP.
• Vrije tekst zoeken in productlijsten (samen met de variantnaam en EAN).
• De variant identificeren in CSV-exports en rapporten.

Gebruik het niet voor:

• Barcodescannen op het POS, daar dient de EAN voor.
• Labels naar de klant toe, de klant ziet het Artikelnummer nooit.

Het Artikelnummer wordt niet als uniek afgedwongen door het systeem, maar het als unieke SKU per studio behandelen is goede praktijk.

Bestaat er een automatische nummerreeks?

Nee. Het systeem genereert geen Artikelnummers of EAN's automatisch. Beide velden vul je handmatig in bij het aanmaken of bewerken van een variant.

Heb je een consistent nummeringsschema nodig, spreek dan een conventie af met je team, bijvoorbeeld een 2-letter categorie-prefix plus een doorlopend nummer van 4 cijfers, en pas dat handmatig toe. De variantenimport (CSV) houdt aan wat je invoert, dus een reeks die je in een spreadsheet vooraf genereert is de schoonste workaround.

Zelfgedrukte barcodelabels

Verkoop je artikelen zonder fabrikantbarcode (bijvoorbeeld zelfgemaakte smoothies, eigen kleding), druk dan je eigen label en zet de gedrukte code in het EAN-veld.

• Kies een barcode-symbology die je scanner ondersteunt (Code-128 en Code-39 zijn gangbaar). EAN-13 kan ook, maar vereist een geldig 13-cijferig nummer met controlecijfer.
• De gedrukte code moet byte voor byte overeenkomen met het EAN-veld. Een voorloopnul of een spatie aan het eind laat de zoekopdracht falen.
• Houd je codes uniek per studio. Het systeem weigert twee varianten met dezelfde EAN in dezelfde studio op te slaan.

FAQ

• Kan ik de scanner het Artikelnummer laten opzoeken in plaats van de EAN? Nee. Het barcode-scan endpoint accepteert alleen de EAN. Wil je dat een code scanbaar is, zet hem dan in het EAN-veld, ook als hij ook als SKU dient.

• Mogen twee varianten dezelfde EAN delen als ze tot verschillende studio's horen? Ja. Uniciteit is per studio, niet per tenant. Een multi-studio tenant kan dezelfde EAN op elke locatie verkopen met een eigen variantrecord per studio.

• Wat gebeurt er als ik een product scan dat geen EAN heeft? Het POS meldt "product niet gevonden". Voeg de EAN toe aan de variant of verkoop het product handmatig door het uit de POS-lijst te kiezen.

• Kan ik scanbare producten uit de POS-knoppenlayout verbergen en toch scanbaar houden? Ja. Of een product in de POS-knoppenlayout verschijnt, regel je apart. Een variant met EAN blijft scanbaar, ook als hij niet in de layout staat.

• Valideert de scanner of de code een echte GTIN is? Nee. Het systeem accepteert elke vrije tekst. Wil je GTIN-13 compliance, genereer dan geldige codes extern voordat je ze invoert.

Let op: Dit artikel is met behulp van AI vertaald. Onze excuses voor eventuele fouten.