In dit artikel leer je hoe je tijdens het afsluiten van het contract contractrelevante documenten (bijv. identiteitskaart, studentenkaart, bedrijfsbewijs) rechtstreeks bij het lid opslaat, zonder het contractproces te verlaten.
Inhoud
- Vereisten
- Waar het over gaat
- Wanneer je de functie gebruikt
- Een document scannen tijdens het afsluiten van het contract
- Waar de documenten worden opgeslagen
- Beschikbaarheid (web en app)
Vereisten
Rechten: Documenten. Je beheert dit onder Resources / Werknemers / Rollen. Daarnaast heb je toegang tot de verkooptool nodig om een contract te kunnen afsluiten.
Daarnaast heb je voor praktisch gebruik nodig:
- een lopende contractafsluiting in de verkooptool waarin het document moet worden opgeslagen,
- voor het vastleggen via de camera (Foto nemen) een apparaat met een camera en de in de browser verleende cameramachtiging. Zonder camera voeg je in plaats daarvan een bestaand afbeeldingsbestand toe via Afbeelding uploaden.
Waar het over gaat
Bij het afsluiten van een contract moeten vaak documenten worden opgeslagen die het contract of een aanbod onderbouwen: een identiteitskaart ter identificatie, een studentenkaart voor een studententarief, een bedrijfsbewijs voor een bedrijfsfitnesstarief of vergelijkbare bewijsstukken.
Met deze functie leg je dergelijke documenten rechtstreeks in het contractproces vast en sla je ze op bij het ledenrecord. Het contractproces blijft in één flow en de bewijsstukken zijn later beschikbaar in het ledenaccount. Zo vervallen de overstap naar een aparte uploadzone en de handmatige nabewerking na het afsluiten.
Wanneer je de functie gebruikt
Typische situaties:
- Identiteitsbewijs bij het afsluiten van het contract (identiteitskaart).
- Bewijs voor een gereduceerd of speciaal tarief (bijv. studentenkaart, bedrijfsbewijs).
- Aanvullende documenten die bij het contract bij het lid moeten worden gedocumenteerd.
Een document scannen tijdens het afsluiten van het contract
Het vastleggen van documenten is een optionele stap bij het afsluiten van het contract. Je activeert die in de stap Ledengegevens; daarna verschijnt er in de flow een eigen stap om het document vast te leggen.
- Ga bij het afsluiten van het contract naar de stap Ledengegevens. Vink daar het selectievakje Documenten toevoegen aan (naast de opties Wettelijke vertegenwoordiger toevoegen en Foto van lid maken). Daardoor wordt de stap Document vastleggen aan de flow toegevoegd: na de ledengegevens en de ledenfoto, vóór de wettelijke vertegenwoordiger en de betaling.
- Open de stap Document vastleggen en kies in het vervolgkeuzemenu Kies een documenttype het juiste type. Beschikbaar: Identiteitskaart, Paspoort, Studentenkaart, Inschrijvingsbewijs, Bedrijfsbewijs, Toestemming van de ouders en Ander. (Studio's in de VS tonen een andere lijst, waaronder rijbewijs, staats-ID en vrijwaringsverklaring.)
- Optioneel: voer een korte notitie in het veld Notitie in (max. 100 tekens). De notitie wordt onderdeel van de documentnaam.
- Leg het document op een van twee manieren vast:
- Foto nemen: opent de camera. Lijn het document uit binnen het weergegeven kader en maak de foto. Gebruik het camerapictogram om te wisselen tussen de camera aan de voor- en achterkant.
- Afbeelding uploaden: selecteert een bestaand afbeeldingsbestand op het apparaat.
- Controleer de opname in de voorbeeldweergave. Bevestig om het document op te slaan, of maak de opname opnieuw.
- Het opgeslagen document verschijnt als miniatuur in de lijst. Voeg indien nodig op dezelfde manier meer documenten toe.
Waar de documenten worden opgeslagen
Het gescande document wordt bij het lid opgeslagen als ledendocument en is later beschikbaar in de zone Documenten van het lid, op dezelfde plek als andere ledendocumenten (bijv. het contractdocument). Het wordt niet als een apart contractrecord opgeslagen.
Beschikbaarheid (web en app)
De stap is beschikbaar op het web en in de sales-app, met één verschil in de manier van vastleggen:
- Web: beide opties zijn beschikbaar: Foto nemen (camera in de browser met bijsnijkader) en Afbeelding uploaden (bestandskiezer).
- Sales-app: het vastleggen gebeurt via Afbeelding uploaden, dat rechtstreeks de camera of de bestandskiezer van het apparaat opent.
Ondersteund worden afbeeldingsbestanden (JPG en PNG) met een maximale bestandsgrootte van 5 MB per bestand. Vastgelegde of geselecteerde afbeeldingen worden als JPG opgeslagen.
Let op: Dit artikel is met behulp van AI vertaald. Onze excuses voor eventuele fouten.