In dit artikel leer je hoe je je contractdocumenten aanpast: contractelementen wijzigen of verbergen, tekstblokken toevoegen, pdf-documenten met of zonder voorwaarde bijvoegen, verdere opties en de prijsweergave instellen en een voorbeeld genereren.
Inhoud
- Snelgids
- Vereisten
- Overzicht van de pagina Contractdocumenten
- Contractdocumenten beheren
- Contractelementen wijzigen
- Tekstblokken toevoegen
- Documenten bijvoegen en voorwaarden instellen
- Beschikbare voorwaarden
- Verdere opties instellen
- Totale en gemiddelde prijzen weergeven
- Een voorbeeld genereren
- Gerelateerde artikelen
Snelgids
Een pdf-document bij een contractdocument voegen, met een optionele voorwaarde:
- Ga naar Instellingen / Abonnementenbeheer / Contractdocumenten en klik op het contractdocument dat je wilt wijzigen.
- Open in de kaart Bijgevoegde documenten het menu en klik op PDF uploaden.
- Selecteer het pdf-bestand en voer een Naam in.
- Optioneel: selecteer onder Toestand (optioneel) de voorwaarde waaronder het document wordt bijgevoegd. Zonder voorwaarde wordt het document elke keer bijgevoegd.
- Sla op. De software voegt het document toe wanneer ze het contractdocument genereert en aan de voorwaarde is voldaan.
Vereisten
- Bevoegdheid: Instellingen / Abonnementenbeheer / Contractdocumenten. Met leesrechten kun je de contractdocumenten openen. Om een contractdocument te wijzigen heeft je rol ook het recht voor bijwerken van deze bevoegdheid nodig. Om een contractdocument te dupliceren heb je het recht voor aanmaken nodig en om een contractdocument te verwijderen het recht voor verwijderen. Je wijst de bevoegdheid toe in de rolinstellingen.
Overzicht van de pagina Contractdocumenten
Onder Instellingen / Abonnementenbeheer / Contractdocumenten vind je alle contractdocumenten van de geselecteerde studio. Een contractdocument bepaalt hoe het lidmaatschapscontract eruitziet wanneer de software het als pdf genereert. Welk contractdocument wordt gebruikt, hangt af van het tarief: de detailpagina van een tarief verwijst naar het contractdocument dat eraan is toegewezen.
Contractdocumenten die de software levert, zijn gemarkeerd als Systeem. Je kunt ze niet verwijderen, maar wel dupliceren en de kopie aanpassen. Er is geen aparte knop om een nieuw contractdocument aan te maken: je maakt er een aan door een bestaand document te dupliceren.
Klik op een contractdocument om de detailpagina te openen. De detailpagina heeft de volgende kaarten, van boven naar beneden:
- Alternatieve contractelementen: wijzig de omschrijving van standaardelementen van het contract of verberg ze.
- Extra tekstblokken: voeg je eigen teksten toe op een gekozen plek in het contract.
- Bijgevoegde documenten: voeg pdf-documenten aan het contract toe, altijd of alleen onder een voorwaarde.
- Meer opties: betalingsoverzicht, handtekeningen en verdere weergave-instellingen.
- Totale en gemiddelde prijzen: welke totale en gemiddelde prijzen worden getoond.
Contractdocumenten beheren
Een contractdocument dupliceren
- Open in de lijst het menu van het contractdocument.
- Klik op Contractdocument dupliceren. De kopie verschijnt in de lijst.
De afbeelding toont de Engelse interface: lijst met contractdocumenten met een geopend rijmenu met Dupliceren en Verwijderen.
Naam en kleur wijzigen
- Open het contractdocument.
- Open het menu rechtsboven op de detailpagina en klik op Contractdocument bewerken.
- Wijzig de Naam of de Kleur en sla op.
De afbeelding toont de Engelse interface: detailpagina van een contractdocument met het menu rechtsboven geopend.
Een contractdocument verwijderen
- Open in de lijst het menu van het contractdocument en klik op Contractdocument verwijderen.
- Bevestig het venster.
De optie voor verwijderen is niet beschikbaar voor contractdocumenten die als Systeem zijn gemarkeerd.
Contractelementen wijzigen
In de kaart Alternatieve contractelementen vervang je de standaardomschrijving van een element van het contract, bijvoorbeeld een kop of een veldnaam, door je eigen tekst. Je kunt een element ook helemaal verbergen.
- Open in de kaart Alternatieve contractelementen het menu en klik op Alternatief contractelement toevoegen.
- Selecteer onder Contractelement het element dat je wilt wijzigen.
- Voer de Andere omschrijving in. Gebruik de taalkiezer bovenaan het venster om de tekst voor andere talen in te voeren.
- Wil je het element in plaats daarvan uit het contractdocument halen, vink dan Verbergen aan. In dat geval heb je geen omschrijving nodig.
- Sla op.
De afbeelding toont de Engelse interface: dialoogvenster voor het toevoegen van een afwijkend contractelement.
De selectie biedt alleen elementen die voor de huidige studio gelden. Elementen van een betalingssectie, bijvoorbeeld de SEPA-incassomachtiging, worden alleen vermeld als de studio een bijpassende betaalprovider gebruikt.
Om een item te wijzigen of te verwijderen, open je het menu en klik je op Alternatief contractelement bewerken of Alternatief contractelement verwijderen. Als je een item bewerkt, kan het contractelement zelf niet worden gewijzigd. Verborgen elementen zijn in de kaart gemarkeerd als Verborgen.
Tekstblokken toevoegen
In de kaart Extra tekstblokken voeg je je eigen teksten aan het contractdocument toe, bijvoorbeeld juridische aanwijzingen of toestemmingsteksten.
- Open in de kaart Extra tekstblokken het menu en klik op Extra tekstblok toevoegen.
- Vul de velden van het venster in (zie de tabel hieronder). Je hebt minstens een Kop of een Inhoud nodig.
- Sla op.
De afbeelding toont de Engelse interface: dialoogvenster voor het aanmaken van een extra tekstblok met het veld om naar een bijlage te verwijzen.
| Veld | Beschrijving |
|---|---|
| Positie in het contractdocument | Het gedeelte van het contract waarin het tekstblok verschijnt, bijvoorbeeld Koptekst, Persoonlijke gegevens, Contractgegevens, SEPA-incassomachtiging of Voettekst. |
| Volgorde voor in het contractdocument | De volgorde van het tekstblok binnen het gedeelte. De laagst mogelijke waarde is 1. |
| Voorwaarde voor het weergeven van het tekstblok | Optioneel. Het tekstblok verschijnt alleen in het contract als aan de voorwaarde is voldaan. Tekstblokken gebruiken dezelfde voorwaarden als bijgevoegde documenten (zie Beschikbare voorwaarden). Zonder voorwaarde verschijnt het tekstblok altijd. |
| Kop en Inhoud | De tekst van het tekstblok. Gebruik de taalkiezer bovenaan het venster voor andere talen. Je kunt plaatshouders in de inhoud invoegen. |
| Markeer modus | Geen, Vetgedrukt, Omrand of Vet en omrand. |
| Weergeven in | Vink Salestool en/of Online sluiten van een contract aan om het tekstblok daar ook te tonen. Is Online sluiten van een contract aangevinkt, dan worden alleen de plaatshouders aangeboden die voor online ondertekenen worden ondersteund. |
| Handtekeningveld onder tekstblok weergeven | Geen handtekening tonen, Optionele handtekeningveld tonen of Verplichte handtekeningveld tonen. |
| Selectievakjes weergeven | Bijvoorbeeld Geen check-box tonen, Check-box tonen of Communicatie-instellingen tonen. |
| Naar de bijlage verwijzen | Geen, Documentbijlage of Externe website. Bij Documentbijlage selecteer je een van de documenten uit de kaart Bijgevoegde documenten. Bij Externe website voer je een titel en de URL van de website in. |
Tekstblokken voor de wettelijke vertegenwoordiger: een tekstblok dat plaatshouders voor de wettelijke vertegenwoordiger bevat, moet de voorwaarde Minderjarig lid hebben. Het kan niet worden getoond bij het online sluiten van een contract.
Om een tekstblok te wijzigen of te verwijderen, open je het menu en klik je op Extra tekstblok bewerken of Extra tekstblok verwijderen.
Documenten bijvoegen en voorwaarden instellen
In de kaart Bijgevoegde documenten voeg je pdf-documenten toe die de software bij het genereren aan het contractdocument toevoegt, bijvoorbeeld algemene voorwaarden of een toestemmingsformulier. Voor elk bijgevoegd document kun je een voorwaarde instellen, zodat het document alleen wordt bijgevoegd bij contracten waarvoor het relevant is.
Een document uploaden
- Open in de kaart Bijgevoegde documenten het menu en klik op PDF uploaden.
- Selecteer het bestand. Alleen pdf-bestanden worden geaccepteerd.
- Voer een Naam voor het document in.
- Optioneel: selecteer onder Toestand (optioneel) een voorwaarde (zie Beschikbare voorwaarden).
- Sla op. Het document verschijnt in de kaart met zijn naam en bestandsgrootte.
De afbeelding toont de Engelse interface: dialoogvenster voor het uploaden van een pdf met de geopende keuzelijst voor de voorwaarde.
Hoe de voorwaarde werkt
- Geen voorwaarde: het document wordt aan elk gegenereerd contractdocument bijgevoegd.
- Met een voorwaarde: het document wordt alleen bijgevoegd als aan de voorwaarde is voldaan. De software controleert de voorwaarde telkens wanneer ze het contractdocument genereert.
- Eén voorwaarde per document: je kunt voor elk bijgevoegd document precies één voorwaarde selecteren. Wil je twee gevallen afdekken, upload het document dan een tweede keer met de andere voorwaarde.
De afbeelding toont de Engelse interface: dialoogvenster voor het bewerken van een bijlage met de voorwaarde minderjarig lid.
Voorbeeld: je wilt een toestemmingsformulier voor de wettelijke vertegenwoordiger alleen bijvoegen bij contracten van minderjarigen. Upload het formulier en selecteer de voorwaarde Minderjarig lid. Contracten van volwassen leden worden zonder het formulier gegenereerd.
Bijgevoegde documenten bewerken, sorteren en verwijderen
Open in de kaart het menu van een bijgevoegd document:
- Bijlage downloaden: download het pdf-bestand.
- Sorteer verder naar boven of Sorteer verder naar beneden: wijzig de volgorde. De documenten worden in de volgorde van de lijst toegevoegd.
- Bijlage bewerken: wijzig de Naam of de Toestand (optioneel). De kaart toont de voorwaarde niet, dus open dit venster om te controleren welke voorwaarde een document heeft. Om het bestand zelf te vervangen, upload je het nieuwe bestand en verwijder je het oude.
- Bijlage verwijderen: verwijder het document na bevestiging. Dit is niet mogelijk zolang een tekstblok onder Naar de bijlage verwijzen naar het document verwijst. Verwijder eerst de verwijzing in het tekstblok.
De afbeelding toont de Engelse interface: kaart met bijgevoegde documenten met het geopende rijmenu van een bijlage.
Beschikbare voorwaarden
Dezelfde voorwaarden zijn beschikbaar voor bijgevoegde documenten (Toestand (optioneel)) en voor tekstblokken (Voorwaarde voor het weergeven van het tekstblok).
| Voorwaarde | Is vervuld wanneer |
|---|---|
| Pre-contractueel gebruik | Het contract omvat pre-contractueel gebruik. |
| Betaalmethode - Contante betaling | De betaalmethode is contante betaling. |
| Betaalmethode - Automatische incasso | De betaalmethode is automatische incasso. |
| Betalingsmethode - creditcard | De betaalmethode is creditcard. |
| Betalingsmethode - TWINT | De betaalmethode is TWINT. |
| Betaalmethode - bankoverschrijving | De betaalmethode is bankoverschrijving. |
| Minderjarig lid | Het lid is minderjarig op de dag waarop het contractdocument wordt gegenereerd. |
| Mysports | Het contract is afgesloten via het ledenplatform. |
| Sales tool | Het contract is afgesloten in de Salestool. |
| Bedrijfscoupon ingewisseld | Voor het contract is een bedrijfscoupon ingewisseld. |
| Online contractafsluiting | Het contract is online afgesloten, bijvoorbeeld via het ledenplatform, een online afrekenpagina of een landingspagina. |
| Bedrijfstegoedbon: tegoed | Voor het contract is een bedrijfscoupon van het type tegoed ingewisseld. |
| Bedrijfstegoedbon: Korting | Voor het contract is een bedrijfscoupon van het type korting ingewisseld. |
| Bedrijfssplitsing | Het contract omvat een bedrijfssplitsing. |
Voor de voorwaarden voor de betaalmethode gebruikt de software de betaalmethode van het contract. Heeft het contract er geen, dan gebruikt ze de betaalmethode van het lid.
Verdere opties instellen
De kaart Meer opties toont voor elke optie of ze Geactiveerd of Gedeactiveerd is. Om de opties te wijzigen, open je het menu van de kaart en klik je op Opties bewerken.
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Type overzicht lidmaatschapskosten | Geen, Normaal of Gedetailleerd. Bij Normaal of Gedetailleerd wordt een betalingsoverzicht aan het contractdocument toegevoegd. |
| Toon ook 0,00 € contributie bij lidmaatschapsvoorbeeld | Vermeldt ook kosten van 0,00 € in het betalingsoverzicht. |
| Contractondertekening in de Salestool verplicht | Het contract moet worden ondertekend wanneer het in de Salestool wordt afgesloten. |
| Ondertekening contract verplicht voor online contracten | Geen handtekening, Digitale handtekening (verplicht), IP-adres + tijdsaanduiding registreren of Geef de voorkeur aan digitale handtekening, maar val terug op IP en tijdstempel. |
| Gegevens van de wettelijke vertegenwoordiger in het contractdocument vermelden | Toont de gegevens van de wettelijke vertegenwoordiger in het contractdocument. |
| Toon einddatum van minimale contractduur | Toont de einddatum van de minimale contractduur in het contractdocument. |
| Redigeren vouchercodes in contractdocument | Maakt vouchercodes onleesbaar in het contractdocument. |
De afbeelding toont de Engelse interface: dialoogvenster voor het bewerken van de opties.
Totale en gemiddelde prijzen weergeven
In de kaart Totale en gemiddelde prijzen bepaal je welke totale en gemiddelde prijzen worden getoond. Ze geven consumenten een beter overzicht van de kosten van een contract binnen de minimale contractduur en worden getoond in het tarievenoverzicht en in het proces van contractafsluiting. Om de instellingen te wijzigen, open je het menu van de kaart en klik je op Bewerken hoe prijzen worden weergegeven.
| Optie | Beschrijving |
|---|---|
| Toon totale lidmaatschapskosten | De lidmaatschapsbijdrage plus kosten voor extra modules en vaste kosten die dezelfde betalingsfrequentie hebben als de lidmaatschapsbijdrage. |
| Totaal contractvolume weergeven | Alle kosten binnen hun minimale looptijd (lidmaatschapsbijdragen, startpakket, vaste kosten en extra modules), ongeacht hun betalingsfrequentie. |
| Gemiddelde prijs weergeven (maandelijks) | De totale prijs over de minimale contractduur, teruggerekend naar één maand. |
| Gemiddelde prijs weergeven (op basis van betalingsfrequentie) | De totale prijs over de minimale contractduur, teruggerekend naar de betalingsfrequentie, bijvoorbeeld wekelijks. |
De afbeelding toont de Engelse interface: dialoogvenster voor het bewerken van de prijsweergave.
Voor de gemiddelde prijzen wordt de periode dienovereenkomstig verlengd als het contract pre-contractueel gebruik omvat. De berekening gaat uit van 30 dagen per maand en 365 dagen per jaar.
Een voorbeeld genereren
- Open het contractdocument.
- Open het menu rechtsboven op de detailpagina en klik op Preview van contractdocument genereren.
- Selecteer onder Tarieven het tarief voor het voorbeeld.
- Klik op Aanmaken. De software maakt het voorbeeld als pdf-bestand en opent het voor download in een nieuw browsertabblad.
De afbeelding toont de Engelse interface: dialoogvenster voor het genereren van het contractvoorbeeld met de tariefselectie.
Het voorbeeld gebruikt voorbeeldgegevens. Het bevat altijd alle bijgevoegde documenten, ongeacht hun voorwaarden. Om een voorwaarde te controleren, bekijk je een contractdocument dat voor een echt contract is gegenereerd.
Gerelateerde artikelen
Let op: Dit artikel is met behulp van AI gemaakt en automatisch vertaald zonder redactionele controle. Onze excuses voor eventuele fouten.