In diesem Artikel erfährst du, wie du Zahlungsnachweise in Magicline verwaltest. Dies umfasst das Verständnis der Benachrichtigungsregeln, das Erstellen von Zahlungsnachweisen und das Anpassen dieser Dokumente.
Überblick:
- Benachrichtigungsregeln für Zahlungsnachweise
- Erstellen von Zahlungsnachweisen
- Anpassen von Zahlungsnachweisen
- Unterschied zwischen Zahlungsnachweisen und Rechnungen
Schnellübersicht
- Gehe zum Kundenkonto.
- Erstelle den Zahlungsnachweis.
- Finde das Dokument unter den Dokumenten.
- Bearbeite die Vorlage unter Einstellungen/Rechnungsstellung/Rechnungsvorlagen.
Benachrichtigungsregeln für Zahlungsnachweise
In Magicline sendet die Benachrichtigungsregel "Zahlungsnachweis" im Kommunikationsbereich unter den Benachrichtigungsregeln nicht automatisch eine E-Mail jedes Mal, wenn ein Mitglied eine Zahlung leistet. Stattdessen wird diese E-Mail auf Anfrage des Kunden versendet. Sie dient als Nachweis, dass eine Zahlung erfolgt ist, sollte aber nicht mit einer Rechnung verwechselt werden.
Erstellen von Zahlungsnachweisen
Du kannst sowohl für vergangene als auch für zukünftige Zahlungen direkt aus dem Kundenkonto einen Zahlungsnachweis erstellen. Folge diesen Schritten:
- Gehe zum Kundenkonto
- Klicke auf das Drei-Punkte-Menü in der oberen rechten Ecke und wähle Zahlungsnachweis
- Wähle den Anspruch für den Zahlungsnachweis
- Erstelle das Dokument
- Gehe zur Dokumentensitzung und finde es dort
Dieses Dokument bestätigt, dass eine Zahlung erfolgt ist, was sowohl für den Kunden als auch für das Unternehmen nützlich sein kann.
Anpassen von Zahlungsnachweisen
Um das Template des Zahlungsnachweises anzupassen:
- Gehe zu Einstellungen.
- Navigiere zu Rechnungsstellung.
- Wähle Rechnungsvorlagen.
- Finde die Vorlage für den Zahlungsnachweis, die letzte in der Liste.
- Bearbeite die Vorlage nach deinen geschäftlichen Anforderungen.
Unterschied zwischen Zahlungsnachweisen und Rechnungen
Es ist wichtig, zwischen Zahlungsnachweisen und Rechnungen zu unterscheiden:
- Zahlungsnachweis: Dies ist ein Dokument, das bestätigt, dass eine Zahlung erfolgt ist. Es wird nicht automatisch gesendet, kann aber auf Anfrage erstellt werden.
- Rechnung: Dies ist eine detaillierte Rechnung für verkaufte Waren oder erbrachte Dienstleistungen, die typischerweise die Artikel, Mengen und Preise auflistet. Rechnungen in Magicline können so eingestellt werden, dass sie automatisch gesendet werden, wenn die Funktion zur automatischen Rechnungserstellung aktiviert ist. Rechnungen werden nur erstellt, wenn eine Zahlung vollständig erfolgt ist oder am Fälligkeitsdatum der Zahlung.