In diesem Artikel lernst du: Alles zur Rechnungskonfiguration
Inhalt
- Allgemeines
- Rechnungskonfiguration hinzufügen
- Rechnungskonfiguration bearbeiten
- Aktivierung der Rechnungskonfiguration
- Export der Rechnungen
Schnellanleitung:
- Gehe zu Einstellungen / Rechnungsstellung / Rechnungskonfiguration
- Rechnungskonfiguration hinzufügen
- Art der Rechnungsgenerierung wählen
- Konfiguration aktivieren
- Gehe zu Finanzen / Steuerberater / Exportlisten
- Exportliste erstellen und „Rechnungsliste“ wählen
- Zeitraum und Standort auswählen
- Export herunterladen
Allgemeines
Mithilfe von Rechnungskonfigurationen kannst du automatische Rechnungsläufe in deiner Magicline aktivieren. Dadurch werden Rechnungen basierend auf deinen Einstellungen automatisiert generiert und versendet. Damit sparst du dir den Aufwand manuelle Rechnungen zu erstellen und kannst obendrein deine Rechnungen automatisiert deinem Mitglied zustellen.
Gehe in die Einstellungen und dann weiter zu Rechnungsstellung / Rechnungskonfiguration.
Rechnungskonfiguration hinzufügen
Über den Button Rechnungskonfiguration hinzufügen oben rechts kannst du eine neue Rechnungskonfiguration anlegen.
Du kannst nun festlegen, für welche Standorte diese Konfiguration freigegeben werden soll. Bitte wähle außerdem einen aussagekräftigen Namen für die Rechnungskonfiguration und die Art der Rechnungsstellung. Hierbei hast du zwei Optionen:
Vollständige Zahlung: Eine Rechnung wird immer dann automatisch generiert, wenn die Zahlung einer Forderung vollständig eingegangen ist.
Fälligkeit der Forderung: Sobald das Fälligkeitsdatum einer Forderung eintritt, wird automatisch eine Rechnung generiert.
Wichtig: Beiträge, die in Rechnung gestellt werden können, werden täglich gesammelt und dann gemeinsam auf einer Rechnung zusammengefasst. Werden beispielsweise an einem Tag drei Forderungen eines Mitglieds vollständig beglichen, wird der Rechnungslauf diese drei Forderungen auf einer Rechnung zusammenfassen.
Nach dem Klick auf Erstellen gelangst du zur Detailansicht der Rechnungskonfiguration, wo du die Konfiguration bearbeiten kannst.
Rechnungskonfiguration bearbeiten
Über das Drei-Punkte-Menü der Kachel Rechnungsgenerierung kannst du folgende Einstellungen vornehmen:
Rechnungsverzögerung bearbeiten: Die Rechnung wird erst X Tage nach Eintritt der vollständigen Zahlung bzw. Fälligkeit der Forderung generiert.
Rechnungserstellung bearbeiten: Wähle hier aus, für welche Zahlungsarten automatisiert Rechnungen generiert werden sollen. Die Zahlungsart bezieht sich auf die Zahlungsart des Mitglieds.
Rechnungsstellung für Gerätekäufe (de-)aktivieren: Da Verkäufe an Geräten in der Regel durch den Automaten selbst mit einem Beleg versehen werden, ist diese Option standardmäßig deaktiviert.
Über das Drei-Punkte-Menü der Kachel Rechnungsversand kannst du die Versandart der Rechnung festlegen und bestimmen, ob die Rechnung deinen Mitgliedern im MySports Selfservice als PDF-Dokument zum Download zur Verfügung gestellt werden soll.
Damit Rechnungen an deine Mitglieder automatisch versendet werden, gehe zu Kommunikation / Benachrichtigungsregeln und aktiviere die Regel für den Rechnungsversand.
Tipp: die Ablage im MySports Selfservice spart dir den Versand per Brief und verhindert, dass Rechnungen aufgrund ungültiger E-Mail-Adressen das Mitglied möglicherweise nicht erreichen.
Aktivierung der Rechnungskonfiguration
Die Rechnungskonfiguration kann standortübergreifend genutzt werden, muss jedoch für jeden gewünschten Standort erst aktiviert werden. Eine existierende Rechnungskonfiguration kannst du in der Übersicht der Rechnungskonfigurationen über das Drei-Punkte-Menü am Ende der jeweiligen Zeile aktivieren. Bitte wähle hier das gewünschte Startdatum aus, ab welchem die automatisierte Rechnungsstellung beginnen soll.
Wichtig: wählst du ein Datum in der Vergangenheit, werden Rechnungen auch rückwirkend ab diesem Datum erstellt. Das gilt dann je nach Konfiguration entweder für das Fälligkeitsdatum oder das Zahldatum einer Forderung.
Die Kachel Aktivierungshistorie in der Detailansicht der Rechnungskonfiguration zeigt, wann die Rechnungskonfiguration für welche Standorte aktiviert und ab welchem Datum die Rechnungsstellung gestartet wurde.
Export der Rechnungen
Um die erzeugten Rechnungen der Rechnungsläufe zu exportieren, gehe zu Finanzen / Steuerberater / Exportlisten. Klicke dort oben rechts auf den Button Exportliste erstellen und wähle im Dropdown-Menü die Option Rechnungsliste aus.
Du kannst den gewünschten Datumsbereich festlegen und über den Standortpicker auswählen, für welche deiner Studios du die Rechnungen exportieren möchtest.
Sobald der Export in der Übersicht erscheint, kannst du über das Drei-Punkte-Menü ganz rechts in der Zeile den Download starten. Du hast die Wahl, den Export als ZIP-Datei oder als Excel-Datei herunterzuladen.
So hast du alle Rechnungen aus deinen Rechnungsläufen gebündelt und kannst sie effizient an deine Buchhaltung oder den Steuerberater weiterleiten.