In diesem Artikel erfährst du, wie du Erinnerungen für Vertragsverlängerungen in Magicline einrichtest und verwaltest. Diese Anleitung deckt die notwendigen Konfigurationen ab, um sicherzustellen, dass Kunden über ihre Vertragsverlängerungen benachrichtigt werden.
- Automatische Vertragsverlängerungseinstellung
- Benachrichtigungskonfiguration
- Anpassung des Erinnerungszeitraums
- Gültige Werte für den Erinnerungszeitraum
- Benachrichtigung bei unbestimmter Vertragsverlängerung
Schnellübersicht
- Gehe zu Einstellungen / Vertragswesen / Tarife und bearbeite den Tarif, dem du die Benachrichtigung hinzufügen möchtest (öffnet den Dialog „Laufzeit bearbeiten“).
- Setze den Vertrag auf automatische Verlängerung.
- Aktiviere die Benachrichtigung für die Vertragsverlängerung.
- Gib die Anzahl der Tage vor dem letztmöglichen Kündigungstermin an, an denen die Benachrichtigung gesendet werden soll.
- Speichere die Einstellungen.
Automatische Vertragsverlängerungseinstellung
Um eine Erinnerung für Vertragsverlängerungen einzurichten, muss der Vertrag innerhalb der „Laufzeit bearbeiten“-Einstellungen des Tarifs auf automatische Verlängerung eingestellt werden. Dies stellt sicher, dass der Vertrag weiterläuft, sofern keine Kündigung erfolgt.
- Gehe zum Bereich Tarife, in dem du die Vertragsdetails verwaltest, und öffne Laufzeit bearbeiten für den betreffenden Tarif.
- Stelle sicher, dass die Option für automatische Verlängerung ausgewählt ist.
Benachrichtigungskonfiguration
Sobald der Vertrag auf automatische Verlängerung eingestellt ist, kannst du die Benachrichtigungsfunktion aktivieren, um Kunden über die bevorstehende Verlängerung zu informieren.
- Gehe im gleichen Dialog Laufzeit bearbeiten über den Link zu den Benachrichtigungseinstellungen.
- Aktiviere die Option, eine Benachrichtigung für die Vertragsverlängerung zu senden.
Anpassung des Erinnerungszeitraums
Du kannst die Anzahl der Tage im Voraus anpassen, an denen die Erinnerung an den Kunden gesendet wird. Dies ermöglicht Flexibilität basierend auf deinen geschäftlichen Anforderungen.
- Gib die gewünschte Anzahl von Tagen vor dem letztmöglichen Kündigungstermin in das vorgesehene Feld ein.
- Dies stellt sicher, dass Kunden rechtzeitig an ihre Vertragsverlängerung erinnert werden.
Gültige Werte für den Erinnerungszeitraum
Der Erinnerungszeitraum wird vom letztmöglichen Kündigungstermin des Vertrags aus zurückgerechnet. Damit die Benachrichtigung tatsächlich verschickt wird, muss die eingegebene Anzahl an Tagen kürzer sein als beide der folgenden Werte:
- die Kündigungsfrist für die Vertragsverlängerung
- die Laufzeit der Vertragsverlängerung
Ist der Erinnerungszeitraum länger als einer dieser beiden Werte, kann kein gültiges Benachrichtigungsdatum berechnet werden und die Erinnerung wird nicht verschickt. Die Software zeigt in diesem Fall beim Speichern die Meldung „Die Frist für die Verlängerungsmitteilung überschreitet die Vertragslaufzeit oder den Verlängerungszeitraum der Mitgliedschaft“ an.
Beispiel: Bei einer Kündigungsfrist für die Vertragsverlängerung von 60 Tagen und einer Laufzeit der Vertragsverlängerung von 1 Monat muss der Erinnerungszeitraum kürzer als 30 Tage sein, zum Beispiel 14 Tage.
Benachrichtigung bei unbestimmter Vertragsverlängerung
Ist der Tarif auf eine Vertragsverlängerung auf unbestimmte Zeit eingestellt, ist die Benachrichtigung vor Vertragsverlängerung für diesen Tarif nicht verfügbar. Beim Versuch, sie zu aktivieren, zeigt die Software die Meldung „Benachrichtigung vor Vertragsverlängerung wird für Verträge mit Vertragsverlängerung auf unbestimmte Zeit nicht mehr unterstützt. Bitte verwende stattdessen die Benachrichtigung vor Ablauf der initialen Laufzeit.“ an.
Nutze in diesem Fall die Option Benachrichtigung vor Ablauf der initialen Laufzeit senden im gleichen Dialog Laufzeit bearbeiten. Damit diese Benachrichtigung tatsächlich verschickt wird, muss zusätzlich die Benachrichtigungsregel „Automatischer Hinweis über Ende der initialen Laufzeit“ im Kommunikationszentrum aktiviert sein.