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Ruhezeiten: Freikontingent, Gebühren und vorzeitiges Beenden konfigurieren

  • Aktualisiert

In diesem Artikel erfährst du, wie du Ruhezeiten so einrichtest, dass es ein Freikontingent gibt, Gebühren wiederkehrend berechnet werden können, standortbasierte Preise möglich sind und Ruhezeiten bei Bedarf vorzeitig beendet werden.

Inhalt

Fast Lane

  • Gehe zu Einstellungen / Mitgliederverwaltung / Ruhezeitenkonfiguration.
  • Lege ein Freikontingent (z. B. 1 Monat) für Ruhezeiten fest.
  • Definiere die Gebührenberechnung (prozentual oder absolut) und aktiviere bei Bedarf separate wiederkehrende Gebühren.
  • Optional: Hinterlege standortbasierte Preise für Ruhezeitgebühren.
  • Optional: Aktiviere Unbegrenzte Ruhezeiten (ohne Enddatum).
  • Wenn nötig: Öffne das Mitglied und wähle in der Ruhezeiten-Übersicht Ruhezeit beenden, um sie vorzeitig zu beenden.

Voraussetzungen & wichtige Begriffe

Damit du die folgenden Einstellungen nutzen kannst, brauchst du Zugriff auf die Konfiguration der Mitgliederverwaltung (je nach Rollenrechten).

  • Standard-Zeiteinheit: Die Zeiteinheit, mit der Ruhezeiten standardmäßig gerechnet werden (z. B. Monate). Darauf beziehen sich Freikontingent und wiederkehrende Gebühren.
  • Freikontingent (inklusive Ruhezeit): Anzahl an Ruhezeit-Einheiten innerhalb eines Referenzzeitraums (z. B. 12 Monate), die für Mitglieder kostenfrei sein dürfen.
  • Wiederkehrende Ruhezeitgebühr: Bei längeren Ruhezeiten werden Gebühren nicht als Summe, sondern pro Einheit (z. B. pro Monat) einzeln verbucht.
  • Vorzeitiges Beenden: Du kannst eine laufende Ruhezeit früher beenden. Dadurch entstehen anteilige Beträge (Ruhezeitgebühr und Mitgliedsbeitrag).

[Screenshot: Übersicht der Begriffe/Optionen in der Ruhezeitenkonfiguration]

Ruhezeitenkonfiguration öffnen

  1. Öffne in der Software Einstellungen.
  2. Gehe zu Mitgliederverwaltung.
  3. Öffne Ruhezeitenkonfiguration.

Tipp: Wenn du mehrere Ruhezeit-Konfigurationen nutzt (z. B. verschiedene Gründe oder Regeln), wähle zuerst die passende Konfiguration aus, bevor du die Details anpasst.

[Screenshot: Einstellungen / Mitgliederverwaltung / Ruhezeitenkonfiguration]

Freikontingent für Ruhezeiten festlegen

Mit einem Freikontingent erlaubst du Mitgliedern eine bestimmte Anzahl an Ruhezeit-Einheiten innerhalb eines festgelegten Zeitraums (z. B. 1 Monat innerhalb von 12 Monaten) ohne zusätzliche Gebühr.

  1. Öffne die gewünschte Ruhezeitenkonfiguration.
  2. Suche das Feld für das inklusive Kontingent (Freikontingent) und trage den gewünschten Wert ein (z. B. 1).
  3. Achte darauf, dass der Wert zur Standard-Zeiteinheit passt (z. B. 1 = 1 Monat, wenn Monate die Standard-Zeiteinheit sind).
  4. Speichere deine Änderungen.

Wirkung: Sobald das Freikontingent ausgeschöpft ist, werden weitere Ruhezeiten nach der in der Konfiguration hinterlegten Ruhezeitgebühr berechnet.

[Screenshot: Feld für Freikontingent (inklusive Ruhezeit) in der Konfiguration]

Ruhezeitgebühren einrichten: Berechnung & wiederkehrende Gebühren

Du kannst festlegen, wie die Ruhezeitgebühr berechnet wird und ob bei mehrmonatigen Ruhezeiten einzelne Gebühren pro Einheit (z. B. pro Monat) entstehen sollen.

1) Gebührenberechnung auswählen

  • Prozentual basierend auf Zahlungshäufigkeit: Die Ruhezeitgebühr wird als Prozentsatz der regulären Zahlungsfrequenz der Mitgliedschaft berechnet.
  • Absolut basierend auf Laufzeit: Du definierst einen festen Betrag passend zur in der Konfiguration hinterlegten Laufzeit/Zeiteinheit.

2) Wiederkehrende Gebühren aktivieren (separate Buchungen)

  1. Aktiviere die Option separate wiederkehrende Gebühren erstellen (oder eine gleichlautende Einstellung).
  2. Speichere deine Änderungen.

Wirkung: Beantragt ein Mitglied z. B. 3 Monate Ruhezeit und die Standard-Zeiteinheit ist Monate, werden 3 einzelne Ruhezeitgebühren erstellt – jeweils zum Beginn der jeweiligen Ruhezeit-Einheit.

[Screenshot: Bereich „Gebührenberechnung“ inkl. Option für separate wiederkehrende Gebühren]

Standortbasierte Preise für Ruhezeitgebühren

Wenn du mehrere Standorte verwaltest, kannst du Ruhezeitgebühren optional standortabhängig hinterlegen, ähnlich wie du es von Preis-Konfigurationen aus anderen Bereichen kennst.

  1. Öffne die gewünschte Ruhezeitenkonfiguration.
  2. Suche den Abschnitt für standortbasierte Preise (Facility Pricing) für Ruhezeitgebühren.
  3. Trage die Preise pro Standort ein.
  4. Speichere deine Änderungen.

Hinweis: Standortpreise gelten je nach Konfiguration insbesondere dann, wenn keine andere (z. B. speziellere) Preislogik für Ruhezeiten greift.

[Screenshot: Standortbasierte Preis-Tabelle für Ruhezeitgebühren]

Unbegrenzte Ruhezeiten aktivieren

Unbegrenzte Ruhezeiten sind Ruhezeiten ohne Enddatum. Die Ruhezeit wird dabei fortlaufend verlängert und – abhängig von deiner Gebührenlogik – regelmäßig verbucht.

  1. Öffne die Ruhezeitenkonfiguration.
  2. Aktiviere die Option Unbegrenzte Ruhezeiten (z. B. Checkbox „Enable infinite idle periods“).
  3. Speichere deine Änderungen.

Wichtig: Prüfe vorab, ob deine Gebühren so konfiguriert sind, dass die wiederkehrende Verbuchung zur Standard-Zeiteinheit passt (z. B. monatliche Buchung).

[Screenshot: Checkbox „Unbegrenzte Ruhezeiten“ in der Konfiguration]

Ruhezeit vorzeitig beenden

Du kannst eine laufende Ruhezeit vor dem geplanten Enddatum beenden – z. B. wenn das Mitglied früher wieder trainieren möchte.

  1. Öffne das Mitglied über Mitglieder & Interessenten / Mitgliedersuche und wähle das gewünschte Profil.
  2. Öffne die Übersicht/den Bereich Ruhezeiten.
  3. Öffne das Kontextmenü der aktiven Ruhezeit und wähle Ruhezeit beenden.
  4. Setze das Enddatum (Standard ist häufig heute).
  5. Bestätige/Speichere.

Was passiert bei der Abrechnung?

  • Die Ruhezeitgebühr wird für den tatsächlich genutzten Zeitraum anteilig angepasst.
  • Für den Zeitraum nach dem neuen Enddatum bis zum ursprünglichen Ruhezeit-Ende kann ein anteiliger Mitgliedsbeitrag entstehen (wenn die Mitgliedschaft dadurch wieder aktiv ist).

[Screenshot: Kontextmenü „Ruhezeit beenden“ und Dialog mit Enddatum]

Beispiele aus der Praxis

Beispiel 1: Wiederkehrende Ruhezeitgebühr bei 3 Monaten

Ein Mitglied beantragt eine Ruhezeit von 3 Monaten. Deine Konfiguration erstellt separate Gebühren pro Monat.

  • 01.03: Ruhezeitgebühr für Monat 1
  • 01.04: Ruhezeitgebühr für Monat 2
  • 01.05: Ruhezeitgebühr für Monat 3

Beispiel 2: Ruhezeit vorzeitig beenden (anteilige Beträge)

Ruhezeit geplant: 01.06 bis 30.06. Ruhezeitgebühr: 40 €. Regulärer Mitgliedsbeitrag: 60 €. Du beendest die Ruhezeit am 14.06.

  • Die Ruhezeitgebühr wird anteilig reduziert (z. B. nur bis 14.06).
  • Ab 15.06 kann ein anteiliger Mitgliedsbeitrag bis 30.06 entstehen.

[Screenshot: Mitgliedskonto mit angepassten (anteiligen) Buchungen nach vorzeitigem Beenden]

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