Serien-E-Mails an Mitglieder studioübergreifend senden

In diesem Artikel lernst du, wie du als Enterprise-Kunde eine einzelne Serien-E-Mail gleichzeitig an Mitglieder aus mehreren Studios senden kannst, um deine Kommunikation effizienter und konsistenter zu gestalten. Außerdem erfährst du, wie du eine Liste der von der E-Mail ausgeschlossenen Mitglieder herunterladen kannst, inklusive der Gründe für deren Ausschluss.

Inhalt

• Voraussetzung
• Vorteile des studiosübergreifenden Versands
• Anleitung: Serien-E-Mail an mehrere Studios senden
• Ausgeschlossene Mitglieder anzeigen und herunterladen

Schnellanleitung

1. Navigiere zu Kommunikation / Nachrichten / Multi Studio - Serien-E-Mails.
2. Klicke auf Neue Serien-E-Mail erstellen.
3. Weise einen Namen zu, wähle die Empfängerliste und das Template aus.
4. Wähle alle gewünschten Studios im Studio-Auswahlmenü aus.
5. Schließe die Einrichtung ab und sende deine E-Mail.
6. Klicke in der Vorschau, falls Mitglieder fehlen, auf den neuen Button "Ausgeschlossene Mitglieder (X)" (oben rechts), um eine Liste der ausgeschlossenen Mitglieder herunterzuladen.

Voraussetzung

Bitte beachte, dass diese Funktion ausschließlich unseren Enterprise-Kunden zur Verfügung steht. Sie ist darauf ausgelegt, die Verwaltung der Kommunikation über mehrere Standorte hinweg zu vereinfachen.

Vorteile des studiosübergreifenden Versands

Bisher musste für jedes Studio eine separate Serien-E-Mail erstellt werden, selbst wenn der Inhalt identisch war. Mit der neuen Funktion kannst du eine zentrale E-Mail-Kampagne erstellen und gleichzeitig an ausgewählte Mitgliedergruppen aus verschiedenen Studios senden. Das spart nicht nur viel Zeit, sondern stellt auch sicher, dass deine Kommunikation über alle Standorte hinweg konsistent ist.

Anleitung: Serien-E-Mail an mehrere Studios senden

1. Neue Serien-E-Mail erstellen
Beginne wie gewohnt, indem du unter Kommunikation / Nachrichten im Hauptmenü Multi-Studio Serien-E-Mails auswählst und eine neue Serien-E-Mail erstellst. Gib ihr einen aussagekräftigen Namen, wähle eine passende Vorlage und gestalte den Inhalt deiner Nachricht. Die Vorlage und die Mitgliederliste müssen nicht in allen Studios erstellt werden, die Empfänger der E-Mail enthalten. Verwende für Seriennachrichten bitte nur Vorlagen ohne "Zusätzliche Mitgliederinformationen". Falls die Vorlage nicht aufgelistet ist, prüfe, ob sie deaktiviert ist.

2. Zielgruppe definieren
Du bestimmst weiterhin die Auswahl der Mitglieder, die du erreichen möchtest, indem du Filter in den Mitgliederlisten erstellst und verwendest. Diese Liste muss nur in einem der ausgewählten Standorte existieren.

3. Empfänger studioübergreifend auswählen
Der wichtigste Schritt erfolgt in der Standortauswahl. Hier findest du eine neue Option: Du kannst nun alle gewünschten Standorte auf einmal auswählen.

4. Senden und Vorschau
Nachdem du deine Empfänger definiert hast, musst du im letzten Schritt auf den SENDEN-Button klicken, um die E-Mail direkt zu versenden. Die Vorschau zeigt dir die geschätzte Anzahl aller Empfänger über die ausgewählten Studios hinweg.

Ausgeschlossene Mitglieder anzeigen und herunterladen

Manchmal fehlen Mitglieder in der Vorschau deiner Serien-E-Mail, obwohl sie zur Zielgruppe gehören sollten. Dies kann folgende Gründe haben:

• Ungültige E-Mail-Adresse: Die E-Mail-Adresse des Mitglieds ist als "dauerhaft ungültig" markiert (z.B. aufgrund von Bounces).
• Fehlende Einwilligung: Das Mitglied hat nicht in die Kommunikationskategorie der E-Mail-Vorlage eingewilligt (z.B. "Marketing" oder "Newsletter").
• Deaktiviertes Mitglied: Das Mitglied ist in der Software inaktiv oder gesperrt.

Bisher war nicht klar, welche Mitglieder ausgeschlossen wurden und warum. Mit der neuen Funktion erhältst du eine transparente Übersicht, um Probleme schnell zu erkennen und zu beheben.

So lädst du die Liste der ausgeschlossenen Mitglieder herunter:

1. Serien-E-Mail öffnen:

   Gehe zu: Kommunikation / Nachrichten / Multi Studio - Serien-E-Mails

   • Wähle eine bestehende Serien-E-Mail aus der Liste aus (oder erstelle eine neue).
   • Klicke auf "Vorschau", um die Empfängerliste zu prüfen.

2. Ausgeschlossene Mitglieder anzeigen:

   Wenn Mitglieder in der Vorschau fehlen, erscheint oben rechts ein Button mit der Anzahl der ausgeschlossenen Mitglieder (z.B. "Ausgeschlossene Mitglieder (12)").

    

3. Excel-Datei herunterladen:

   Klicke auf den Button. Die Datei wird automatisch generiert und heruntergeladen. Sie enthält folgende Spalten:

   Spalte	Beispiel	Beschreibung
   Mitgliedsnummer	1000456	Eindeutige Identifikationsnummer des Mitglieds.
   Vorname	Anna	Vorname des Mitglieds.
   Nachname	Müller	Nachname des Mitglieds.
   Grund für Ausschluss	"Keine Einwilligung für Kategorie 'Marketing'"	Spezifischer Grund, warum das Mitglied nicht einbezogen wurde.

4. Daten prüfen und Maßnahmen ergreifen:

   Öffne die Excel-Datei und analysiere die Ausschlussgründe. Typische Lösungen:

   • Fehlende Einwilligung: Passe die Kommunikationskategorie der E-Mail-Vorlage an oder hole die Einwilligung des Mitglieds nachträglich ein.
   • Ungültige E-Mail: Aktualisiere die E-Mail-Adresse des Mitglieds in dessen Profil oder kontaktiere das Mitglied direkt.

Mögliche Ausschlussgründe:

In der Excel-Datei findest du verschiedene Ausschlussgründe. Hier sind die häufigsten:

Häufig gestellte Fragen

Warum fehlen alle Mitglieder in der Vorschau meiner Serien-E-Mail?

Dies kann passieren, wenn:

• Die Kommunikationskategorie der Vorlage nicht mit den Einwilligungen der Mitglieder übereinstimmt (z.B. haben alle Mitglieder nur in "System-E-Mails" eingewilligt, aber die Vorlage hat die Kategorie "Marketing").
• Die Zielgruppe der Serien-E-Mail zu streng gefiltert ist (z.B. nach Studio oder Mitgliedschaftstyp).

Lade die Liste der ausgeschlossenen Mitglieder herunter, um den genauen Grund zu prüfen.

Kann ich die ausgeschlossenen Mitglieder trotzdem kontaktieren?

Ja, aber nicht über die Serien-E-Mail. Alternativen:

• Manuelle E-Mail: Nutze die Funktion "E-Mail an Mitglied" im Mitgliederprofil.
• SMS oder Push-Benachrichtigung: Falls das Mitglied in andere Kommunikationskanäle eingewilligt hat.
• Telefonisch: Kontaktiere das Mitglied direkt.

Wie oft wird die Liste der ausgeschlossenen Mitglieder aktualisiert?

Die Liste wird in Echtzeit generiert, sobald du auf den Button "Ausgeschlossene Mitglieder" klickst. Sie enthält immer den aktuellen Stand zum Zeitpunkt des Downloads.

Kann ich die Ausschlussgründe direkt in der Software sehen, ohne die Excel-Datei herunterzuladen?

Nein. Die detaillierten Gründe sind nur in der heruntergeladenen Excel-Datei verfügbar. In der Vorschau siehst du nur die Anzahl der ausgeschlossenen Mitglieder.