Die Kommunikationszentrale

Unter dem Hauptmenüpunkt Kommunikation findest du den zentralen Ort für deine Kundenkommunikation. 
Hier bekommst du einen Überblick über deine Briefe, Mails und SMS, die aktuell in Arbeit oder bereits auf dem Weg zum Kunden sind. Überdies kannst du neue Vorlagen für zukünftige Anschreiben erstellen. 
Wenn du gerne eine größere Anzahl an Kunden anschreiben möchtest, findest du hier auch den Einstieg in die Seriennachrichten. Ebenfalls kannst du die Benachrichtigungsregeln festlegen, wenn du z. B. möchtest, dass Geburtstagsgrüße oder Terminerinnerungen automatisch versendet werden.

Du möchtest ein eigenes Template für die E-Mails oder aber dein eigenes Briefpapier hinterlegen? Kein Problem! Unter „Designs“ stehen dir hier alle Türen offen.

In diesem Video Grundeinstellungen: Kommunikation findest du alle nötigen Informationen.

Versandzentrale

Die Versandzentrale gibt dir Auskunft über den jeweiligen Status einer Nachricht an deine Kunden.

Für eine bessere Übersicht haben wir dir die Versandzentrale, wie bei einem Mail-Postfach, in fünf Kategorien unterteilt:

• Entwürfe= Jede erstellte Nachricht, die noch nicht über das System verschickt wurde oder aber von dir als gesendet markiert wurde.

• Ausgang= Jede Nachricht, die sich im Nachrichtenausgang befindet.

• Gesendet= Wann wurde welche Nachricht an wen gesendet? Diese Informationen kannst du hier einsehen.

• Archiv= Nachrichten, die du archiviert hast, werden hier abgelegt.

• Fehler= Konnte eine Nachricht nicht zugestellt oder generiert werden, findest du diese hier wieder.
  Du hast in den einzelnen Kategorien jeweils die Möglichkeit, die Nachrichten wieder aufzurufen.

• In diesem Beispiel siehst du den Punkt „Gesendet“ und die gesendeten Schreiben.

• Der „Status“ gibt dir Auskunft über den Stand der Übermittlung des Schreibens.

• „Typ“ zeigt dir das Medium an, in diesem Fall ist es ein Brief.

•  Der „Preis“des jeweiligen Schreibens wird einzeln aufgeführt. Abhängig von Seitenzahl, Medium und Druckmethode variiert dieser.

• Der Bereich „Datum“ definiert das Versanddatum. 
  In diesen Bild siehst du ebenfalls das geöffnete Dreipunkt-Menü des Willkommensschreibens an „Laura Weber“ und welche Optionen dir hier zur Verfügung stehen.

Rücksendung

Ein versendetes Schreiben liegt wieder in deinem Briefkasten, das Schreiben konnte nicht zugestellt werden. In diesem Bereich der Kommunikation kannst du dies zentral eintragen und erfassen.
Es gibt hierfür folgende Optionen:

Briefrückläufer einscannen

Bei einem hohen postalischen Aufkommen ist es ratsam, die Funktion „Briefrückläufer Barcode im Briefkopf“ zu aktivieren. Zusätzlich gibt es einen Dialog bei den Briefrückläufern zum Scannen dieser Barcodes per Leser (Tastatur-Emulation). Die Briefe werden direkt nach dem Scannen als Rückläufer markiert.

Briefrückläufer manuell eintragen

Über die Suche kannst du hier auch manuell den betroffenen Kunden suchen. Hast du diesen gefunden, wird dir eine Liste der bis dahin erfolgten postalischen Korrespondenz angezeigt und du kannst den Briefrückläufer markieren.

Bei beiden Varianten wird die Tatsache des Briefrückläufers in der Historie erfasst, ebenso wie die Begleitdaten. (Abgesendet / Retourniert / *Grund)

Die Briefe sind bereits ab Erstellungszeitraum in dem Kundenkarteiblatt digital hinterlegt, für die digitale Ablage ist also seit Längerem gesorgt.

Nachrichten

Seriennachricht

Optionen: Brief (per E-Post in Deutschland), E-Mail, SMS

Gehe hierzu in den Bereich Kommunikation / Nachrichten / Seriennachrichten. Oben in der Zeile findest du verschiedene Optionen zum Erstellen von Seriennachrichten.

Wenn du eine Nachricht, wie z. B. einen Newsletter und Geburtstagsgrüße an mehrere Mitglieder schicken möchtest, kannst du dafür „Seriennachrichten“ verwenden. Diese kannst du sowohl per E-Mail, als auch per SMS oder über die E-Post Schnittstelle per Brief versenden.

Ein Mahnlauf fällt auch in den Bereich der Seriennachrichten, da diese Schreiben automatisch vom System erstellt werden und dem entsprechenden Mitglied bereits zugeordnet sind, musst du hierfür selbst keine Seriennachricht erstellen. Diese stehen dir automatisch zur Verfügung und können dann gesammelt an die entsprechenden Mitglieder versendet werden.

Wie du Seriennachrichten erstellst und verwaltest, zeigen wir dir hier am Beispiel Serienbrief erstellen.

Der Prozess in Kürze:
1. Wähle das Kommunikationsmedium
2. Gib deiner Nachricht einen Titel
3. Wähle die Empfängerliste, oder mehrere Listen
4. Wähle die gewünschte Vorlage

Beginne mit der Definition folgender Parameter

• Titel des Schreibens 

• Auswahl der Empfängerlisten (hier kannst du sowohl voreingestellte Listen als auch individuell erstellte Listen auswählen)

  • wie du Mitgliederlisten erstellst, findest du in diesemHelp Center Artikel „Mitgliederlisten für den Nachrichtenversand erstellen“

• Vorlage auswählen (auch hier kannst du Systemvorlagen nutzen oder deine eigenen Vorlagen verwenden)

Empfängerliste

In dem nächsten Schritt erhältst du eine Übersicht deiner Empfänger sowie die Möglichkeit einzelne Personen aus der Empfängerliste zu entfernen.

Ebenfalls wird dir angezeigt, wenn ein ausgewählter Empfänger diesem Kommunikationskanal widersprochen hat.

Nicht enthaltende Mitglieder werden in einem zweiten Reiter gesondert aufgeführt.

Vorschau und Generierungsprozess

Es werden zuerst alle Briefe für den Serienbrief generiert und können anschließend noch von dir kontrolliert werden. Ein Abbruch des Versands ist zu diesem Zeitpunkt noch möglich.

Du hast hier auch die Möglichkeit, das erste Schreiben als PDF zu laden oder einen Testdruck zu erstellen, sodass du deine Nachricht prüfen kannst.

Wenn du dich für den anschließenden Briefversand entscheidest, wird dir der Beitrag zusammen mit den monatlichen Kosten der Magicline in Rechnung gestellt. Der Preis umfasst den Druck, die Faltung, Umschlag und Frankierung.

• Du kannst die Druckeinstellungen wie folgt auswählen:

  • Standardbrief (SW, einseitiger Druck)

  • Standardbrief (Farbig, einseitiger Druck)

  • Großbrief (SW, einseitiger Druck)

  • Großbrief (Farbig, einseitiger Druck)
    Abhängig von der Auswahl differiert der Preis für die Sendung.

  • „Serienbrief speichern“ erstellt das Schreiben in der Übersicht

Übersicht

• deine Seriennachricht wird jetzt in der Übersicht angezeigt 

• durch das Anklicken der Seriennachricht öffnet sich die Detailansicht

• über „Nachricht versenden“ kannst du deine Seriennachricht nun versenden

*In diesem Bild siehst du einen bereits ausgeführten Serienbrief per E-Mail. Daher ist „Nachricht versenden“ nicht mehr verfügbar (so verhinderst du, dass ein Serienbrief versehentlich doppelt versendet wird). E-Mails kosten natürlich nichts.
Über den Status kannst du sehen, ob versendete E-Mails ankommen und gelesen werden.

Studionachricht

Die Studionachrichten werden automatisch sowohl in der App, als auch auf der Online-Mitgliederportal „MySports“ auf deiner Studio-Page angezeigt

Du hast die Möglichkeit, Bilder oder Medienlinks mitzusenden.

Über die Sichtbarkeit kannst du bestimmen, ob nur deine Kunden oder auch alle weiteren Besucher deiner MySports Seite deine Nachricht sehen können.

Das Versanddatum erlaubt dir geplant Datum und Uhrzeit der Nachricht zu planen, willst du diesen nicht direkt versenden.

Du kannst ebenfalls entscheiden, ob es eine Push-Benachrichtigung bei den App-Nutzern geben soll.

Hast du deine Nachricht erstellt, findest du diese auf der Übersichtsseite der Studionachrichten wieder.

Wurde die Nachricht geplant, kannst du diese bis zum Versand bearbeiten oder entfernen.

Verwaltung

In dem Bereich „Verwaltung“ finden sich drei Unterbereiche wieder, welche das Rückgrat deiner Kommunikation bilden:

1. Vorlagen
2. Designs
3. Benachrichtigungsregeln
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Alle drei Bereiche sind bereits vor-konfiguriert und direkt einsatzbereit, passe die Einstellungen deinen Bedürfnissen an und entfalte die Leistungsfähigkeit des Kommunikationsbereiches der Magicline!

Vorlagen