In diesem Artikel lernst du:
Die Konfiguration der Benachrichtigungsregeln
- Generelles
- Funktion der Benachrichtigungsregeln
- Verwaltung von Benachrichtigungsregeln
- Erstellung von Benachrichtigungsregeln
- Wie und wann kommen die Nachrichten zu dem Mitglied?
- Erstellung von Studio-Konfiguration
Schnellanleitung:
Benachrichtigungsregeln – Konfiguration – so geht es:
- Gehe zu: Kommunikation / Verwaltung / Benachrichtigungsregeln
- Benachrichtigungsregeln erstellen
- Studio-Konfiguration anlegen
Generelles
Mit der Kommunikationszentrale kannst du über Vorlagen sehr einfach deine Mitglieder per Brief, E-Mail oder SMS kontaktieren. Für das automatisierte Versenden von Nachrichten in wiederkehrenden alltäglichen Prozessen gibt es ein Benachrichtigungssystem.
Funktion der Benachrichtigungsregeln
Die Grundlage für das System bilden die Benachrichtigungsregeln. Diese verknüpfen ein bestimmtes Ereignis (z. B. Ruhezeit angelegt) mit einem Kommunikationskanal (z.B. E-Mail) und einer passenden Vorlage (z. B. Ruhezeitbestätigung). Deine Magicline erkennt automatisch, wenn ein definiertes Ereignis eintritt und generiert mithilfe der gewählten Vorlage eine Nachricht für das Mitglied.
Verwaltung von Benachrichtigungsregeln
In der Kommunikationszentrale unter Verwaltung/Benachrichtigungsregeln findest du eine vorgefertigte Liste aller zur Verfügung stehenden Ereignisse. Du hast die Möglichkeit neue Regeln zu aktivieren und bestehende zu deaktivieren. Ebenso kannst du die Versandart, den Kommunikationskanal und die jeweilige Vorlage jederzeit anpassen.
Die Regeln sind ebenfalls mit dem Kommunikationsteil des Sales-Tools verknüpft. Um zu aktualisieren, wie ein neuer Vertrag aus dem Verkaufs-Tool gesendet werden soll, kannst du die Benachrichtigungsregel „Neues Mitglied“, „Benachrichtigung der Eltern“ und „SEPA-Mandat“ anpassen.
Erstellung von Benachrichtigungsregeln
Um eine neue Benachrichtigungsregel zu erstellen, folge dem Dialog und konfiguriere die nachfolgenden Parameter:
- Ereignis: Liste aller auswählbaren Ereignisse
- Versandart: Nachfrage vor Versand / Versand ohne Nachfrage
- Kommunikationskanal: Brief / E-Mail / SMS
- Vorlage: Liste aller auswählbaren Vorlagen
Wie und wann kommen die Nachrichten zu dem Mitglied?
Jede Benachrichtigungsregel unterstützt, abhängig vom Ereignis, eine von zwei Versandarten. Die halbautomatische Variante („Nachfrage vor Versand“) zeigt direkt, in dem jeweiligen Dialog, in welchem das Ereignis ausgelöst wird, eine Hinweisoption an. Beim Anlegen eines Termins erscheint somit im unteren Rand des Dialogs der Hinweis „Möchtest du die Mitglieder direkt per Mail informieren?“. Ein Klick auf die Checkbox genügt und es wird die voreingestellte Vorlage aus der Regel verwendet und jeder Teilnehmer des Termins erhält direkt beim Speichern eine passende E-Mail.
Die zweite Variante ist vollautomatisch und wird komplett ohne Nachfrage-Dialog an das Mitglied versendet. Diese Variante wird z. B. für Geburtstagsereignisse voreingestellt. Am Tag des Geburtstages (genauer gesagt für Briefe am Vortag) wird automatisch, auf Basis der Vorlage, ein Geburtstagsschreiben generiert und direkt an das Mitglied versendet – komplett ohne Benutzeraktion.
Erstellung der Studio-Konfiguration
Durch die Möglichkeit der „Studio-Konfiguration“ kannst du beispielsweise bei der Verwaltung mehrerer Standorte eine einheitliche Kommunikation gewährleisten. Nutze dieses Tool auch, um z. B. Vorlagen zu erstellen, die für mehrere Studios genutzt und freigegeben werden können.
