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Erinnerung an versäumte Termine einrichten – so geht’s

  • Aktualisiert

In diesem Artikel lernst du, wie du eine automatische E-Mail-Erinnerung für Mitglieder einrichtest, die als „nicht teilgenommen“ markiert sind, inklusive Vorlage und Platzhaltern.

Inhalt

Fast lane

  1. Gehe in der Software zu Kommunikation / Benachrichtigungsregeln / Neue Regel erstellen.
  2. Wähle das Ereignis "Erinnerung an versäumten Termin".
  3. Konfiguriere die Regel:
    • Versandmodus: Automatisch ohne Bestätigung.
    • Kommunikationskanal: E-Mail.
    • Vorlage: Wähle die bereitgestellte Vorlage "Erinnerung an versäumten Termin" oder erstelle eine neue.
  4. Passe die E-Mail-Vorlage mit deinen Studiendaten an (Platzhalter wie #StudioName werden automatisch ersetzt).
  5. Löse die Erinnerung aus, indem du ein Mitglied im Terminüberblick als "Nicht teilgenommen" markierst.

Was ist die Erinnerung für versäumte Termine?

Mit dieser Funktion kannst du Mitglieder automatisch per E-Mail kontaktieren, sobald sie in einem Termin (Kurs, Training, Buchung) als "nicht teilgenommen" markiert werden. Die Erinnerung:

  • Dient als freundliche Erinnerung ohne direkte Konsequenzen (z.B. Strafen).
  • Kann unabhängig von No-Show-Regeln genutzt werden (z.B. als zusätzliche Erinnerung vor einer Strafe).
  • Enthält alle relevanten Termindetails (Name, Datum, Uhrzeit) und Kontaktdaten des Studios.

Ziel: Mitglieder dafür sensibilisieren, Termine rechtzeitig abzusagen, damit Plätze neu vergeben werden können.

Voraussetzungen

Du benötigst:

  • Zugriff auf die Software mit Administratorrechten (um Benachrichtigungsregeln zu erstellen).
  • Eine aktive E-Mail-Integration in der Software (für den Versand).
  • Mindestens einen Termin mit Teilnehmerliste (Kurse, Trainings, Buchungen).

Benachrichtigungsregel erstellen

  1. Navigiere zu Benachrichtigungsregeln:

    Gehe zu: Kommunikation / Benachrichtigungsregeln / Neue Regel erstellen.

  2. Ereignis auswählen:
    • Suche nach "Erinnerung an versäumten Termin" und wähle es aus.
    • Hinweis: Die Regel ist nicht voraktiviert – du musst sie manuell erstellen.
  3. Grundlegende Einstellungen konfigurieren:
    • Versandmodus: Wähle "Automatisch ohne Benutzerbestätigung".
    • Kommunikationskanal: Aktiviere "E-Mail" (andere Kanäle sind nicht verfügbar).
    • Empfänger: Standardmäßig der als „nicht teilgenommen“ markierte Teilnehmer.
  4. Speichern: Klicke auf "Speichern", um die Regel zu erstellen.

E-Mail-Vorlage anpassen

Die Software bietet eine fertige Vorlage, die du anpassen kannst:

  1. Vorlage auswählen:
    • Wähle im Regel-Editor unter "Vorlage" die Option "Erinnerung an versäumten Termin" (bereits mit Platzhaltern gefüllt).
    • Alternativ: Erstelle eine neue Vorlage mit demselben Namen.

  2. Inhalt bearbeiten: Passe den Text nach Bedarf an. Die Vorlage enthält folgende Platzhalter (werden automatisch ersetzt):

    Platzhalter Beispiel Beschreibung
    #AnredeInformell Hallo Max, Informelle Anrede mit Vornamen.
    #Vorname Max Vorname des Mitglieds.
    #TerminName HIIT-Kurs Name des Termins.
    #TerminStartDatum 15.03.2026 Datum des Termins.
    #TerminStartUhrzeit
    #TerminEndUhrzeit     		18:00 - 19:00 Uhr Uhrzeit (Start/Ende).
    #StudioName, #StudioStrasse, usw. FitStudio, Beispielstraße 1 Deine Studio-Kontaktdaten.

    Standardvorlage (DE):

    #AnredeInformell
#Vorname,

du bist zu folgendem Termin nicht erschienen:
#TerminName,
#TerminStartDatum,
#TerminStartUhrzeit - #TerminEndUhrzeit

Wenn du nicht teilnehmen kannst, gib uns bitte vorher Bescheid, damit wir den Platz einem anderen Mitglied anbieten können.

Viele Grüße,
Dein #StudioName Team
---
#StudioName
#StudioStrasse #StudioHausnummer
#StudioPLZ #StudioStadt
#StudioTelefonnummer
#StudioEmail
#StudioWebsite
  3. Betreff anpassen: Der Standardbetreff lautet: "Du hast deinen Termin verpasst".
    Beispiel-Alternativen:
    • "Wir haben dich bei #TerminName vermisst"
    • "Erinnerung: Dein Termin am #TerminStartDatum"
  4. Speichern: Klicke auf "Vorlage speichern", um die Änderungen zu übernehmen.

Erinnerung auslösen

Die E-Mail wird automatisch versendet, sobald du ein Mitglied als „nicht teilgenommen“ markierst:

  1. Termin öffnen: Gehe in der Software zu Kalender / [Termin auswählen] / Teilnehmerliste.
  2. Mitglied markieren:
    • Suche das Mitglied in der Liste.
    • Klicke auf die drei Punkte (⋮) neben dem Namen.
    • Wähle "Als nicht teilgenommen markieren".
  3. E-Mail-Versand:
    • Die Erinnerung wird sofort an das Mitglied gesendet.
    • Ausnahme: Wenn das Markieren zu einer No-Show-Strafe führt, wird die Erinnerung nicht gesendet (um Dopplungen zu vermeiden).

Häufig gestellte Fragen

Kann ich die Erinnerung manuell versenden?

Nein. Die E-Mail wird nur automatisch versendet, wenn du ein Mitglied als „nicht teilgenommen“ markierst. Für manuelle Nachrichten nutze andere Funktionen (z.B. „E-Mail an Mitglied“).

Wird die Erinnerung auch bei Absagen versendet?

Nein. Die Regel gilt nur, wenn ein Mitglied als „nicht teilgenommen“ markiert wird – nicht bei aktiven Absagen durch das Mitglied oder Studio.

Kann ich die Vorlage für verschiedene Termintypen anpassen?

Ja. Du kannst mehrere Vorlagen erstellen (z.B. eine für Kurse, eine für Personal Training) und sie verschiedenen Benachrichtigungsregeln zuordnen. Achte darauf, die Platzhalter beizubehalten.

Warum erhält ein Mitglied keine Erinnerung?

Mögliche Gründe:

  • Das Mitglied hat keine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt.
  • Das Markieren als „nicht teilgenommen“ führt zu einer No-Show-Strafe (Erinnerung wird in diesem Fall unterdrückt).
  • Die Benachrichtigungsregel ist deaktiviert oder falsch konfiguriert.

Kann ich die Erinnerung an mehrere Empfänger senden?

Nein. Die E-Mail wird nur an das markierte Mitglied gesendet. Für interne Benachrichtigungen (z.B. an Trainer) musst du separate Regeln erstellen.

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