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Konfigurationen für Benachrichtigungsregeln einrichten

  • Aktualisiert

In diesem Artikel lernst du, wie Konfigurationen und Benachrichtigungsregeln zusammenspielen, wie du eine Konfiguration anlegst und für dein Studio aktivierst und wie du Regeln hinzufügst, die bei einem Ereignis eine Vorlage über einen oder mehrere Kommunikationskanäle versenden.

Inhalt

Schnellanleitung

  1. Öffne Kommunikation / Benachrichtigungen / Benachrichtigungsregeln.
  2. Klicke auf Konfiguration anlegen, gib eine Bezeichnung ein und speichere.
  3. Öffne die Konfiguration und klicke auf Benachrichtigungsregel hinzufügen.
  4. Wähle ein Ereignis und eine Versandart, dann unter Kommunikation einen Kanal und eine Vorlage. Speichere. Die Regel ist sofort aktiv.
  5. Öffne in der Konfigurationsliste das Drei-Punkte-Menü der Konfiguration und klicke auf Für aktuellen Standort aktivieren.

Die vollständige Liste der Ereignisse und der Kanäle, die jedes Ereignis unterstützt, findest du in der Übersicht der Benachrichtigungsereignisse.

Voraussetzungen

Findest du einen Bereich nicht in der Seitenleiste links, klick dort auf den letzten Eintrag Mehr. Über Navigation anpassen legst du fest, welche Bereiche direkt in der Seitenleiste stehen.

  • Berechtigung: Automatische Benachrichtigungen verwalten, vergeben unter Ressourcen / Mitarbeiter / Rollen. Die Berechtigung unterscheidet zwischen Ansehen, Anlegen, Bearbeiten und Löschen. Zum Aktivieren einer Konfiguration und zum Ändern ihrer Einstellungen brauchst du das Recht zum Bearbeiten, zum Löschen einer Konfiguration das Recht zum Löschen.
  • Kanäle: E-Mail steht für jedes Ereignis zur Verfügung, das diesen Kanal unterstützt. Brief, SMS und App erscheinen nur, wenn das passende Modul für dein Studio aktiv ist.
  • Vorlagen: Für den gewünschten Kanal gibt es mindestens eine Vorlage. Vorlagen verwaltest du unter Kommunikation / Verwaltung / Vorlagen.

So spielen Konfigurationen und Regeln zusammen

Automatische Benachrichtigungen haben zwei Ebenen:

  • Konfiguration: eine benannte Sammlung von Benachrichtigungsregeln. Du kannst mehrere Konfigurationen anlegen. Pro Studio ist immer genau eine Konfiguration aktiv, und sie steuert alle automatischen Benachrichtigungen dieses Studios.
  • Benachrichtigungsregel: legt fest, was bei einem Ereignis passiert. Sie verbindet das Ereignis, die Versandart, einen oder mehrere Kanäle mit je einer Vorlage und einen Status. Eine Konfiguration enthält höchstens eine Regel pro Ereignis.

Was das in der Praxis bedeutet:

  • Eine Regel versendet nur, wenn ihre Konfiguration die aktive des Studios ist und die Regel selbst aktiv ist. Eine Regel in einer Konfiguration, die für das Studio nicht aktiv ist, versendet nie.
  • Wenn du mehrere Studios betreibst, kannst du eine Konfiguration für alle freigeben oder jedem Studio eine eigene geben.
  • Zum Wechseln der aktiven Konfiguration reicht eine Aktion in der Konfigurationsliste (Für aktuellen Standort aktivieren). Danach gelten für dieses Studio die Regeln der neu aktivierten Konfiguration.
  • In der Konfigurationsliste markiert das Badge Aktiv die Konfiguration, die für das gerade ausgewählte Studio aktiv ist. Das Studio-Badge daneben zeigt, für welche Studios die Konfiguration freigegeben ist.

Soll eine bestimmte Mitgliedergruppe beim selben Ereignis eine andere Vorlage bekommen, ergänzt du die Regel um eine Überschreibung. Siehe Nachrichtenvarianten mit Überschreibungen von Benachrichtigungen senden.

Kommunikationskanäle und Sendemodus

Eine Regel versendet über bis zu vier Kanäle:

  • E-Mail: E-Mail auf Basis einer E-Mail-Vorlage.
  • Brief: Brief auf Basis einer Briefvorlage.
  • SMS: SMS auf Basis einer SMS-Vorlage.
  • App: Nachricht in der Member App.

Nicht jedes Ereignis unterstützt jeden Kanal. Die Kanalauswahl zeigt nur die Kanäle, die das gewählte Ereignis unterstützt. Welche Kanäle es pro Ereignis gibt, steht in der Übersicht der Benachrichtigungsereignisse.

Über Kommunikationskanal hinzufügen ergänzt du weitere Kanäle mit jeweils eigener Vorlage. Sobald eine Regel mehr als einen Kanal hat, legst du unter Sendemodus auswählen fest, wie sie genutzt werden:

  • Kommunikation im Fallback-Modus senden: Das Mitglied wird über die Kanäle in absteigender Reihenfolge kontaktiert. Fehlen die Kontaktdaten für einen Kanal oder sind sie ungültig, wird der nächste Kanal genutzt.
  • Kommunikation parallel senden: Für alle Kanäle mit gültigen Kontaktdaten werden die Nachrichten gleichzeitig erzeugt und versendet.

Beispiel: Eine Regel enthält App, E-Mail und SMS in dieser Reihenfolge. Im Fallback-Modus bekommt das Mitglied die App-Nachricht. Geht das nicht, wird die E-Mail verschickt, und fehlt auch eine gültige E-Mail-Adresse, die SMS. Im Parallelmodus bekommt das Mitglied die Nachricht über jeden der drei Kanäle, für den gültige Kontaktdaten vorliegen.

Enthält die Regel den Kanal E-Mail, kannst du zusätzlich E-Mails nicht an unbestätigte E-Mail-Adressen senden aktivieren.

Versandart

Jede Benachrichtigungsregel hat eine Versandart. Sie entscheidet, ob die Nachricht ohne Rückfrage rausgeht:

  • Versand ohne Nachfrage: Die Software erzeugt und versendet die Nachricht, sobald das Ereignis eintritt. Passend für häufige Ereignisse mit geringem Risiko, zum Beispiel Buchungsbestätigungen und Erinnerungen.
  • Nachfrage vor Versand: Wenn eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter die Aktion ausführt, die das Ereignis auslöst (zum Beispiel eine Kündigung erfasst), entscheidet sie oder er, was mit der Nachricht passiert, etwa versenden, drucken oder für später speichern. Passend für sensible Ereignisse wie Kündigungen oder Vertragsanpassungen.

Bei manchen Ereignissen ist nur eine der beiden Versandarten wählbar. Nach dem Speichern der Regel lässt sich die Versandart nicht mehr ändern. Den Standardwert pro Ereignis findest du in der Übersicht der Benachrichtigungsereignisse.

Konfiguration anlegen und aktivieren

  1. Öffne Kommunikation / Benachrichtigungen / Benachrichtigungsregeln. Die Liste zeigt die Konfigurationen, die für die Studios freigegeben sind, auf die du Zugriff hast.
  2. Klicke auf Konfiguration anlegen. Gib eine Bezeichnung ein, die den Zweck klar macht, zum Beispiel „Standardregeln“ oder den Namen des Studios.
  3. Wenn du mehrere Studios betreibst, legst du über Freigabe bearbeiten fest, welche Studios die Konfiguration nutzen dürfen. Speichere.
  4. Füge der Konfiguration die Regeln hinzu (siehe nächster Abschnitt).
  5. Damit die Konfiguration die Benachrichtigungen deines Studios steuert, öffne in der Liste ihr Drei-Punkte-Menü und klicke auf Für aktuellen Standort aktivieren. Bestätige mit Aktivieren. Die bisher für dieses Studio aktive Konfiguration wird dadurch abgelöst.

Um später zu einer anderen Konfiguration zu wechseln, wiederhole Schritt 5 für diese Konfiguration.

Über Konfiguration bearbeiten im Drei-Punkte-Menü kannst du eine Konfiguration jederzeit umbenennen oder ihre Freigabe ändern. Konfiguration löschen ist nur möglich, solange die Konfiguration in keinem Studio aktiv ist.

Benachrichtigungsregel hinzufügen

  1. Klicke in der Konfigurationsliste auf die Konfiguration, die du erweitern möchtest.
  2. Klicke auf Benachrichtigungsregel hinzufügen.
  3. Wähle ein Ereignis. Die Auswahl zeigt nur Ereignisse, die für dein Studio verfügbar sind und in dieser Konfiguration noch keine Regel haben. Das passende Ereignis findest du mit der Übersicht der Benachrichtigungsereignisse.
  4. Wähle eine Versandart. Die Auswahl zeigt nur die Versandarten, die das Ereignis zulässt.
  5. Wähle unter Kommunikation einen Kanal und daneben eine Vorlage. Die Vorlagenauswahl zeigt nur Vorlagen für diesen Kanal, die für die Studios der Konfiguration freigegeben, nicht archiviert und zu den Platzhaltern des Ereignisses passend sind. Passt keine Vorlage, leg zuerst eine unter Kommunikation / Verwaltung / Vorlagen an.
  6. Optional: Ergänze über Kommunikationskanal hinzufügen weitere Kanäle und wähle den Sendemodus (siehe Kommunikationskanäle und Sendemodus).
  7. Speichere. Die neue Regel ist sofort aktiv.

Regel bearbeiten, deaktivieren oder löschen

Öffne die Konfiguration und nutze das Drei-Punkte-Menü der Regel:

  • Benachrichtigungsregel deaktivieren stoppt den Versand, ohne die Regel zu löschen. Mit Benachrichtigungsregel aktivieren schaltest du sie wieder ein.
  • Mit Benachrichtigungsregel bearbeiten änderst du Kanäle, Vorlagen, Sendemodus und die E-Mail-Checkbox. Ereignis und Versandart stehen fest. Um eines davon zu ändern, lösch die Regel und leg sie neu an.
  • Benachrichtigungsregel löschen entfernt die Regel aus der Konfiguration.

Konfiguration für mehrere Studios freigeben

Sollen mehrere Studios dieselben Regeln nutzen, gib eine Konfiguration frei, statt Kopien anzulegen:

  1. Öffne Kommunikation / Benachrichtigungen / Benachrichtigungsregeln.
  2. Öffne das Drei-Punkte-Menü der Konfiguration und klicke auf Konfiguration bearbeiten.
  3. Wähle über Freigabe bearbeiten die Studios aus, die die Konfiguration nutzen dürfen. Speichere.
  4. Wechsle nacheinander in jedes Studio, in dem die Konfiguration gelten soll (Studioauswahl oben auf der Seite), und klicke bei der Konfiguration auf Für aktuellen Standort aktivieren.

Aktivieren lässt sich eine Konfiguration nur in Studios, für die sie freigegeben ist. Änderungen an einer freigegebenen Konfiguration gelten in jedem Studio, in dem sie aktiv ist. Brauchen Studios für dasselbe Ereignis unterschiedliche Regeln, gib jedem eine eigene Konfiguration.

Vertragsdokumente aus dem Sales Tool

Drei Regeln steuern auch, wie Vertragsdokumente im letzten Schritt des Sales Tools verschickt werden: Neues Mitglied für den Vertrag des Mitglieds, Neues Mitglied mit gesetzlichem Vertreter für die Ausfertigung des gesetzlichen Vertreters und SEPA-Mandat für das Mandat des Zahlers.

  • Die Schaltfläche zum Versand per E-Mail oder Brief lässt sich nur nutzen, wenn die passende Regel diesen Kanal verwendet.
  • Nutzt die Regel Neues Mitglied die Versandart Versand ohne Nachfrage, ist die Vertrags-E-Mail schon verschickt und die E-Mail-Schaltfläche wird nicht angezeigt.

Häufige Stolperfallen

  • Regel ist aktiv, aber es wird nichts versendet. Prüfe, ob die Konfiguration mit der Regel die aktive Konfiguration des Studios ist. Eine Regel in einer Konfiguration, die für das Studio nicht aktiv ist, versendet nie.
  • Ein Ereignis fehlt in der Auswahl. Die Konfiguration hat für dieses Ereignis schon eine Regel (bearbeite stattdessen diese), oder das Ereignis ist für dein Studio nicht verfügbar.
  • „Für aktuellen Standort aktivieren“ fehlt. Die Konfiguration ist für das ausgewählte Studio bereits aktiv, oder deiner Rolle fehlt das Recht zum Bearbeiten bei Automatische Benachrichtigungen verwalten.
  • Eine Konfiguration lässt sich nicht löschen. Sie ist noch in mindestens einem Studio aktiv. Aktiviere dort zuerst eine andere Konfiguration.
  • Ein Kanal fehlt. Das Ereignis unterstützt den Kanal nicht, oder das Modul für Brief, SMS oder App ist für dein Studio nicht aktiv.
  • Eine Vorlage fehlt in der Auswahl. Sie gehört zu einem anderen Kanal, ist nicht für die Studios der Konfiguration freigegeben, ist archiviert oder passt nicht zu den Platzhaltern des Ereignisses.
  • Falsche Versandart. Die Versandart lässt sich nicht bearbeiten. Lösch die Regel und leg sie mit der anderen Versandart neu an.
  • Standardregeln, die inaktiv starten. Die Regeln, die die Software standardmäßig für Terminerinnerung, Kurs-Terminerinnerung, Erinnerung an Vertragsende, Automatischer Vertragsverlängerungshinweis, Selfservice Vertragsupgrade, Geburtstag, Erinnerung an fast aufgebrauchte Eintrittskarte, Automatische Rücklastschriften und Abgeschlossenes Probetraining anlegt, sind inaktiv. Prüf die verknüpfte Vorlage und aktiviere dann die Regel.
  • Änderungen an einer freigegebenen Konfiguration gelten überall. Soll sich nur ein Studio ändern, leg dafür zuerst eine eigene Konfiguration an.

Hinweis: Dieser Artikel wurde mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz erstellt und redaktionell geprüft.

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