Check-in-Historie eines Mitglieds versenden

In diesem Artikel lernst du, wie du die Check-in-Historie eines Mitglieds als PDF erzeugst und per E-Mail versendest.

Inhalt

• Voraussetzungen
• E-Mail-Vorlage erstellen
• Benachrichtigungsregel einrichten
• PDF erzeugen und versenden
• Ergebnis und Ablage

Fast lane

1. Wähle unter Kommunikation / Verwaltung / Vorlagen die Option E-Mail-Vorlage erstellen, wähle Check-in-Verlauf und klicke auf Weiter, prüfe anschließend Name, Design und Kategorie.
2. Stelle sicher, dass die Platzhalter #CheckinVerkaufVonDatum und #CheckinVerkaufBisDatum in Betreff und Inhalt enthalten sind.
3. Wähle unter Kommunikation / Benachrichtigungen / Benachrichtigungsregeln die Option Konfiguration anlegen, klicke auf Benachrichtigungsregel hinzufügen, wähle das Ereignis Check-in-Verlauf und weise die Vorlage zu.
4. Öffne im Mitgliederprofil den Bereich Check-in, wähle über das ⋮-Menü Check-in-Verlauf generieren und bestätige den Datumsbereich.

Voraussetzungen

• Die E-Mail-App ist im App-Store aktiviert und konfiguriert.
• Ein bestehendes Briefdesign ist eingerichtet: Logo und Absenderdaten für das PDF werden aus deinem bestehenden Briefdesign übernommen.

E-Mail-Vorlage erstellen

Menüpfad: Kommunikation / Verwaltung / Vorlagen

1. Wähle E-Mail-Vorlage erstellen. Wähle im Dialog Wie möchtest du deine Vorlage anlegen? den Eintrag Check-in-Verlauf und klicke auf Weiter.
2. Der Vorlagen-Dialog öffnet sich, vorausgefüllt aus der Systemvorlage Check-in-Verlauf: Zusätzliche Mitgliedsinformationen (optional) ist bereits auf Check-in-Verlauf gesetzt, und ein Betreff sowie ein Inhalt sind vorgeschlagen.
3. Prüfe den Namen, wähle ein Design und wähle eine Kategorie.
4. Passe Betreff und Inhalt an. Stelle sicher, dass die Platzhalter #CheckinVerkaufVonDatum und #CheckinVerkaufBisDatum für den ausgewählten Zeitraum enthalten sind. Weitere Standardplatzhalter wie #BegrüßungInformell, #Vorname und #Studioname kannst du wie gewohnt verwenden.
5. Speichere die Vorlage.

Beispiel eines Betreffs: „Deine Check-in-Historie vom #CheckinVerkaufVonDatum bis #CheckinVerkaufBisDatum".

Benachrichtigungsregel einrichten

Menüpfad: Kommunikation / Benachrichtigungen / Benachrichtigungsregeln

1. Wähle Konfiguration anlegen, um den Dialog Benachrichtigungsregel erstellen zu öffnen, oder klicke auf eine bestehende Benachrichtigungsregel.
2. Klicke auf Benachrichtigungsregel hinzufügen. Ein neuer Dialog öffnet sich.
3. Wähle als Ereignis den Eintrag Check-in-Verlauf.
4. Wähle die Versandart (es steht nur eine Option zur Verfügung).
5. Setze Kommunikation auf E-Mail (der einzige verfügbare Kanal) und wähle die zuvor erstellte Vorlage aus.
6. Optional kannst du E-Mails nicht an unbestätigte E-Mail-Adressen senden aktivieren, um Mitglieder ohne bestätigte E-Mail-Adresse zu überspringen.
7. Speichere.

Ohne aktive Benachrichtigungsregel steht im Mitgliederprofil nur die Aktion Generieren zur Verfügung (kein automatischer Versand). Ein Hinweis in der Oberfläche verlinkt in diesem Fall direkt auf die Einrichtung der Benachrichtigungsregel.

PDF erzeugen und versenden

Menüpfad: Mitglieder / (Mitglied) / Check-in

1. Öffne das Profil des betreffenden Mitglieds und wechsle in den Bereich Check-in.
2. Öffne oben rechts das ⋮-Menü (weitere Aktionen) und wähle Check-in-Verlauf generieren.
3. Prüfe im Dialog den vorgeschlagenen Datumsbereich. Standardmäßig ist der Zeitraum vom 1. Januar des Vorjahres bis gestern voreingestellt. Passe die Werte bei Bedarf an.
4. Wähle Generieren und versenden, um zu bestätigen. Ist die Benachrichtigungsregel aktiv, wird das Dokument automatisch per E-Mail an die im Mitgliederprofil hinterlegte Adresse versendet, ohne zusätzliche Freigabe.

Ist die Regel nicht aktiv, siehst du stattdessen die Aktion Generieren: Das PDF wird nur erstellt und im Mitgliederprofil abgelegt, aber nicht per E-Mail versendet.

Hat das Mitglied keine erreichbare E-Mail-Adresse, weist die Software darauf hin: Das erzeugte Dokument wird nicht versendet, sondern nur im Bereich Dokumente des Mitglieds abgelegt.

Ergebnis und Ablage

Das erzeugte PDF enthält:

• Mitgliedsname, Geburtsdatum und Mitgliedsnummer
• Eine Tabelle mit einer Zeile pro Check-in: Datum, Check-in-Zeit, Check-out-Zeit sowie Studio bzw. Standort

Layout und Branding stammen aus dem bestehenden Briefdesign des Studios. Der Dateiname folgt dem Muster „Check-ins <von> - <bis>", z. B. Check-ins 01.01.2025 - 30.06.2026.

Unabhängig vom E-Mail-Versand wird das PDF im Bereich Dokumente des Mitgliederprofils abgelegt. Von dort kannst du es später erneut aufrufen oder manuell an eine andere Kommunikation anhängen.